C’est la prérogative du recteur, du vice-recteur, du secrétaire général, du doyen, du directeur de services, de l'ombudsman, de l'auditeur interne ou du directeur du centre de prévention et d’intervention en matière de harcèlement, de limiter le pouvoir d’approbation ou de signature d’un contrat aux employés sous sa délégation. Il s’agit également de la responsabilité de ces personnes d’établir la délégation de pouvoirs applicable à leur unité administrative. Elles doivent donc mettre par écrit les délégations de pouvoirs applicables et communiquer ces informations au directeur du Service des finances. Les lignes directrices ci-dessous doivent être prises en considération afin d’établir la délégation de pouvoir au sein d’une unité administrative :
- Toute personne détenant un pouvoir d’approbation en vertu de l’annexe 7 de l'Outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle peut détenir un pouvoir en vertu de la présente annexe.
- Tout gestionnaire-cadre peut détenir un pouvoir en vertu de la présente annexe.
- Pour les employés membres du Syndicat des employés de l’Université Laval (SEUL), la délégation de pouvoir devrait être limitée aux personnes bénéficiant d’une prime de chef d’équipe ou occupant un poste de niveau technicien. De plus, la délégation de pouvoir devrait être inférieure à 5 000 $.
- Il est possible de déléguer des pouvoirs d’autorisation aux employés de niveau professionnel, particulièrement lorsque ceux-ci sont en situation de gestion de personnel ou de projets.
- Les demandes de dérogation préalables à la conclusion du contrat fourni en vertu de l’article 4.1.5 de la Politique doivent être autorisées par un gestionnaire-cadre lorsque la valeur totale du contrat est supérieure au barème du gré à gré.
Les paragraphes ci-dessus ne s’appliquent pas aux acquisitions réalisées dans le cadre d’un projet de recherche pour lequel un professeur est autorisé par l’organisme subventionnaire ou ses délégués (selon les règles de l’organisme subventionnaire) à approuver les processus d’adjudication d’un contrat d’une valeur totale correspondant au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré.