1. Généralités

La Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats (la Politique) a pour objectifs d’établir les principes et les modalités généraux en matière d’approvisionnement en biens, services et travaux de construction par l’Université Laval (l’Université) ainsi que de préciser le partage des responsabilités en ces matières. Elle précise également les principales règles pour la disposition d’un bien déclaré excédentaire.

La Politique traduit de façon administrative les obligations imposées par le cadre administratif et juridique afin que l’Université et ses membres participant au processus de gestion contractuelle puissent plus aisément s’y conformer. Dans l’éventualité où l’une de ses dispositions est contraire au cadre administratif et juridique, ou incompatible avec lui, ce dernier devra avoir préséance en tout temps.

Les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats sont encadrées par plusieurs lois et règlements auxquels s’ajoutent les statuts et les politiques de l’Université. L’annexe 1 les présente en détail.

Les termes utilisés dans la Politique sont définis dans l'annexe 2.

Les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats reposent sur les principes directeurs suivants:

• L’Université s’assure de l’objectivité, de l’impartialité, de la transparence et de la rigueur du processus en matière de gestion des contrats publics.
• Les activités d’approvisionnement de l’Université favorisent la mise en concurrence des fournisseurs.
• L’Université s’assure que tous les fournisseurs éventuels sont traités avec équité afin qu’ils aient une chance égale d’obtenir un contrat.
• L’engagement de l’Université envers le développement durable se traduit en matière d’approvisionnement sous le vocable d’achat responsable. À ce titre, un achat responsable est une activité d’approvisionnement effectuée en tenant compte des enjeux sociaux, économiques et environnementaux appliqués aux biens, aux services, aux travaux de construction acquis, à la chaîne de production ou d’exécution et à la logistique du processus d’approvisionnement. L’Université favorise à travers ses choix:
  • les fournisseurs et leurs partenaires d’affaires qui respectent les droits fondamentaux des individus et des employés et qui s’engagent à adopter des pratiques responsables
  • les biens, les services et les travaux de construction qui minimisent leur empreinte écologique et les impacts défavorables sur le milieu ou sur leurs utilisateurs, et ce, tout au long de leur cycle de vie
  • les activités d’approvisionnement qui tiennent compte de la disponibilité des fonds et de la pérennité financière de l’Université en considérant, autant que possible, l’ensemble des coûts liés à la possession d’un bien, notamment le coût d’achat, de mise en route, d’entretien et de fonctionnement et ceux liés à la sécurité des travailleurs et à la gestion en fin de vie utile par exemple.

L’Université demande à ses unités administratives de répondre à leurs besoins opérationnels tout en obtenant la meilleure valeur dans chaque activité d’approvisionnement.

Toutes les unités administratives de l’Université sont visées par la Politique.

Tous les contrats que peut conclure l’Université avec une personne morale de droit privé, un organisme à but non lucratif, une société en nom collectif, en commandite ou en participation, ou avec une personne physique qui exploite une entreprise individuelle sont visés:

1. contrats d’approvisionnement, y compris les contrats d’achat ou de location de fournitures, de produits ou d’équipements, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement, d’entretien ou de formation
2. contrats de services; sont assimilés à des contrats de services, les contrats d’affrètement et de transport autre que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique, les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction
3. contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment pour lesquels le contractant doit être titulaire d’une licence
4. contrats d’approvisionnement et de services en matière de technologies de l’information lorsqu’ils visent l’acquisition de biens ou la prestation de services qui cherchent à assurer ou à permettre des fonctions de traitement et de communication de l’information, notamment leur collecte, leur transmission, leur affichage et leur stockage, par des moyens électroniques
5. contrats de partenariat public-privé (PPP) au sens de la Loi sur Infrastructure Québec qui incluent ou non une dépense de fonds publics.

Ne sont pas assujettis à la Politique, les contrats conclus avec un organisme public au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les baux, les contrats d’acquisition immobilière, les contrats d’assurance pour les prévoyances collectives, l’achat de livres (excluant les formats numériques) et les contrats visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux ou appartenant à l’Université.

Un contrat qui ne comporte aucune dépense de fonds publics au sens de la LCOP ou un contrat dont les fonds proviennent d’organismes fédéraux est traité tel un contrat assujetti à la Politique à moins qu’il en soit décidé autrement par le dirigeant de l’organisme. Cet énoncé exclut cependant, les contrats mis en place par une entité liée, et ce, même si elles utilisent, pour fins administratives seulement, le système informatique de gestion financière de l’Université.