Annexe 12: Modalités concernant la disposition d’un bien excédentaire

Quelle que soit la valeur marchande d’un bien, sa conservation entraîne irrémédiablement des frais. Même si sa valeur est faible, les frais d’entreposage et de manutention d'un bien peuvent rapidement se révéler dispendieux. De plus, les frais pour sa récupération ou sa destruction ne feront généralement que s’accroître avec le temps. Inversement, la valeur marchande d’un bien dispendieux diminuera avec le temps, et ce, d’autant plus rapidement s’il s’agit d’un produit technologique. Enfin, la valeur monétaire d’un bien non utilisé ne peut être engagée dans d’autres dépenses. Pour ces raisons, il est impérieux de déterminer les biens en surplus et de s’en départir en temps opportun.

De façon générale, l’Université souhaite qu’un bien déclaré excédentaire soit normalement vendu à sa juste valeur marchande s’il ne peut être réutilisé à l’interne et que son aliénation entraîne de meilleures recettes et des frais plus bas pour l’établissement.

À titre de gestionnaire de fonds publics, tout intervenant responsable de l’aliénation d’un bien doit toujours faire preuve de circonspection, de probité et d’intégrité. Il prendra soin de ne pas se trouver en situation réelle ou apparente de conflit d’intérêts.

À cet égard, un intervenant participant à l’aliénation de biens excédentaires ou désireux d’en acquérir ne doit ni solliciter ni accepter de transfert d’avantages économiques, n’accorder aucun traitement de faveur ni d’égard spécial à quiconque et ne tirer aucun profit de renseignements qui ne sont pas habituellement accessibles au public.

En accord avec les principes généraux du développement durable, tout membre de la communauté ou unité administrative doit valoriser le réemploi de biens non périmés ou d’équipements fonctionnels. Lorsque les biens ou les équipements sont périmés, désuets ou non fonctionnels et que leur remise en état ou à niveau n’est pas possible, tout membre de la communauté ou unité administrative doit encourager leur recyclage ou leur valorisation dans la mesure où les coûts engendrés sont acceptables et que les méthodes utilisées sont sans danger, dans le respect de toute réglementation applicable.

Lorsque les quantités déclarées excédentaires d’une nature de biens le justifient, l’Université encourage le développement et la mise en place de programmes valorisant la réutilisation et le recyclage des biens. Les unités administratives normalement responsables de voir à la disposition de ces biens voient au développement de ces programmes, notamment le Service de sécurité et de prévention pour la disposition des matières dangereuses (chimiques et radioactives) et des matières à risque biologique tels les déchets biomédicaux, et le Service des immeubles pour tout autre type d’équipements, de fournitures ou de rebuts.

Lorsqu’un bien fonctionnel ou non périmé n’est plus jugé utile par l’unité administrative gardienne de ce bien, la direction de l’unité doit le déclarer au Service des immeubles.

La valeur résiduelle du bien est fixée en concertation avec l’unité administrative, le Service des immeubles et, au besoin, le Service des finances. Toutefois, cette valeur résiduelle ne peut excéder la valeur marchande qui pourrait être obtenue par sa vente à l’externe de l’Université.

De prime abord, l’Université favorise le réemploi à l’interne des biens dans la mesure où cette approche est efficace sur le plan des coûts. À ce titre, tout bien déclaré excédentaire doit être prioritairement offert aux unités administratives de l’Université, et ce, pour une période raisonnable.

À la suite de la conclusion d’une transaction interne, la comptabilisation de cette transaction doit s’effectuer selon les modalités établies par le Service des finances.

À l’échéance d’un délai raisonnable, si aucune unité administrative n’a manifesté d’intérêt pour le bien, et avec l’accord de l’unité administrative gardienne du bien, le Service des immeubles peut autoriser la vente de celui-ci à l’extérieur de l’Université.

Le Service des immeubles a un rôle-conseil auprès de l’unité. Le Service des immeubles s’assure que les vérifications ont été faites avant la vente pour les aspects de sécurité, de valeur patrimoniale, de respect des renseignements confidentiels, de règles pour les biens acquis avec des fonds de recherche et de toute autre règle applicable.

L’unité administrative gardienne du bien est responsable de trouver la meilleure façon d’écouler le bien à l’extérieur de l’Université et d’obtenir l’approbation du Service des immeubles préalablement à la vente. Selon la nature du bien, certaines façons de l’écouler sont déjà établies par le Service des immeubles.

Toute vente est sans garantie, tel que vu et aux risques et périls de l’acheteur, sauf mention écrite à l’effet contraire. L’Université se réserve le droit de ne pas vendre un bien déclaré excédentaire si, à son avis, le prix offert est jugé inapproprié.

Le revenu net de la vente d’un bien, c’est-à-dire le produit de la vente moins les frais encourus, est crédité au budget d’investissement de l’unité administrative qui a déclaré le bien excédentaire.

Dans le cas des biens achetés avec des fonds de subventions à la recherche, les recettes de la vente de biens doivent être réinvesties dans la recherche.

La vente à un employé à des fins personnelles est considérée comme une vente à l’externe.

Si un bien est toujours fonctionnel, mais que sa valeur marchande est insuffisante pour justifier sa mise en vente, l’Université valorise le réemploi d’un bien en procédant à l’aliénation du bien par l’entremise d’une vente au rabais à un marché restreint ou par un don.

De préférence, mais sans s’y limiter, l’Université favorise les organismes suivants:

• Un établissement du réseau d’éducation publique
• Un organisme à but non lucratif (OBNL) dont la mission est éducative, sociale ou humanitaire
• Une entreprise spécialisée dans le réemploi, le recyclage ou la récupération
• Le public

Tout don ou vente à rabais dont la valeur résiduelle du bien est supérieure à 10 000$ demande l’autorisation préalable du vice-recteur à l’administration.

L’aliénation d’un bien par l’entremise d’un échange, au moment de l’acquisition d’un nouveau bien de même nature, est autorisée dans la mesure où le crédit obtenu pour cet échange est au moins équivalent au montant que pourrait obtenir l’Université par la vente du bien à l’externe. De plus, l’Université doit s’assurer que l’usage a posteriori du bien est en conformité avec les principaux enjeux du développement durable énoncés dans la présente politique.

Le traitement des animaux excédentaires est sous la supervision de la Direction des services vétérinaires et doit se conformer aux protocoles mis de l’avant pour de tels cas.

Se référer à la Politique d’acquisition et de conservation des œuvres d’art adoptée par le Conseil exécutif du 17 octobre 1989.