4. Acquisition selon le mode d’attribution

Choix du processus

Lorsque la valeur totale du contrat correspond au barème établi dans l’annexe 3 pour cette catégorie, l’Université procède au moyen d’un appel d’offres public.

Partage des responsabilités

Le Service des finances réalise les étapes du processus d’adjudication détaillé dans les sections 5.1 à 5.5.

Nombre de fournisseurs invités

L’Université invite tous les fournisseurs admissibles et conformes à déposer une soumission.

Partage des responsabilités

La préparation de l’appel d’offres, la négociation et la rédaction d’un contrat relève de la collaboration entre le conseiller en approvisionnement et le demandeur. La matrice de l’annexe 4 définit le partage des responsabilités entre ces acteurs ainsi que l’information qui doit être produite à l’aide des outils et les documents de référence. Cette matrice constitue le fondement d’une relation dynamique et efficace entre les personnes responsables des processus de gestion contractuelle au sein de l’Université.

Choix du processus

Lorsque la valeur totale du contrat correspond au barème établi dans l’annexe 3 pour cette catégorie, l’Université procède au moyen d’un appel d’offres sur invitation, d’un appel d’offres public régionalisé ou d’un appel d’offres public. Bien que la décision soit à la discrétion du demandeur et du conseiller en approvisionnement, les paramètres suivants devraient orienter le choix du mode d’attribution:

• si les fournisseurs capables de répondre aux besoins dans la région visée ne sont pas suffisamment bien connus, un appel d’offres public régionalisé ou un appel d’offres public devrait être privilégié
• s’il est difficile de respecter l’obligation de faire une rotation des fournisseurs, un appel d’offres public régionalisé devrait être privilégié
• dans tous les autres cas, l’appel d’offres sur invitation devrait être privilégié

Lorsque la valeur totale du contrat correspond au barème entraînant des questionnements concernant la procédure d’appel d’offres et qu’il s’agit d’un contrat à commandes, d’un contrat à exécution sur demande, d’un marché où moins de 3 fournisseurs sont connus ou d’un contrat où il y a un important risque de modification, l’Université procède au moyen d’un appel d’offres public.

Partage des responsabilités

La préparation de l’appel d’offres, la négociation et la rédaction d’un contrat relève de la collaboration entre le conseiller en approvisionnement et le demandeur. La matrice de l’annexe 4 définit le partage des responsabilités entre ces acteurs ainsi que l’information qui doit être produite à l’aide des outils et les documents de référence. Cette matrice constitue le fondement d’une relation dynamique et efficace entre les personnes responsables des processus de gestion contractuelle au sein de l’Université.

Nombre de fournisseurs invités

Pour les appels d’offres publics et les appels d’offres publics régionalisés, tous les fournisseurs admissibles et conformes sont invités à déposer une soumission.

Pour les appels d’offres sur invitation, au moins 3 fournisseurs doivent être invités dont au moins une petite ou une moyenne entreprise, c’est-à-dire une entreprise comptant moins de 250 employés.

Les sections 4 et 6 de l’annexe 5 Lignes internes de conduites concernant la gestion des contrats détaillent de la rotation des concurrents ou des contractants ainsi que les principes de l’ouverture à la concurrence aux petites et moyennes entreprises.

Lorsque la valeur totale du contrat correspond au barème de demande de prix établi dans l’annexe 3, chaque unité administrative est responsable de préparer les demandes de prix et les contrats de gré à gré en suivant le processus suivant. Le demandeur doit:

• obtenir l’autorisation d’une personne autorisée à dépenser
• examiner s’il existe une entente d’approvisionnement
• vérifier si le besoin est régi par une politique interne
• faire une demande de prix écrite auprès d’au moins 2 fournisseurs en respectant le principe de rotation des fournisseurs et l’ouverture à la concurrence pour les petites ou moyennes entreprises décrit dans l’annexe 5 Lignes internes de conduites concernant la gestion des contrats
• si le contrat n’est pas attribué au plus bas soumissionnaire, documenter le choix du fournisseur retenu et démontrer en quoi cela protège l’intérêt de l’Université. Cette information doit être transmise, pour approbation, à la personne identifiée dans l’article 5.1.1

Malgré la demande de prix, il est possible de négocier le prix avec le fournisseur retenu dans le meilleur intérêt de l’Université, sans toutefois pouvoir dévoiler le prix des autres soumissionnaires sollicités.

Le demandeur doit compléter une demande d’achat qui fait état de la valeur totale du contrat. Il est important d’inclure en pièce jointe à la demande d’achat l’Attestation de Revenu Québec (sous réserve de l’article 5.4.2a).

Pour ces contrats, le Service des finances conserve la responsabilité de produire la reddition de comptes requise conformément au cadre administratif et juridique et de convertir les demandes d’achat préalablement créées par l’unité administrative en bon de commande. Le demandeur doit toutefois ajouter à sa demande d’achat et compléter le commentaire standard permettant au Service des finances de publier le contrat dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement (sous réserve de l’article 6.3).

Lorsque que la valeur totale du contrat correspond au barème du gré à gré établi dans l’annexe 3, chaque unité administrative est responsable de préparer les demandes de prix et les contrats de gré à gré en suivant le processus suivant. Le demandeur doit:

• obtenir l’autorisation d’une personne autorisée à dépenser
• examiner s’il existe une entente d’approvisionnement
• vérifier si le besoin est régi par une politique interne
• valider la disponibilité du besoin chez un fournisseur tout en respectant un principe de rotation
• négocier le prix dans l’intérêt de l’Université

Le demandeur doit alors compléter une demande d’achat qui fait état de la valeur totale du contrat. Il est important d’inclure en pièce jointe à la demande d’achat l’Attestation de Revenu Québec lorsque la valeur totale du contrat correspond au barème d’attestation de Revenu Québec (sous réserve de l’article 5.4.2a).

Pour les contrats correspond au barème d’attestation de Revenu Québec, le Service des finances conserve la responsabilité de produire la reddition de comptes requise conformément au cadre administratif et juridique et de convertir les demandes d’achat préalablement créées par l’unité administrative en bon de commande. Le demandeur doit toutefois ajouter à sa demande d’achat et compléter le commentaire standard permettant au Service des finances de publier le contrat dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement (sous réserve de l’article 6.3).

Malgré ce que les sections 4.1.1 à 4.1.4 prévoient, l’Université peut conclure un contrat de gré à gré dans l’un ou l’autre des cas suivants:

1. lorsqu’en raison d’une situation d’urgence la sécurité des personnes ou des biens est en cause
2. lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tels un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséographique du bien ou du service requis
3. lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public
4. lorsque l’Université estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés dans l’article 1.4, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public
5. un contrat d’approvisionnement ou de bien en matière de technologie de l’information relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d’enseignement lorsque, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et qu’il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement
6. un contrat d’approvisionnement concernant l’acquisition de sable, de pierre, de gravier ou d’enrobés bitumineux comportant une dépense inférieure à 200 000$
7. un contrat de services juridiques
8. un contrat de services financiers ou bancaires
9. un contrat de services pour l’engagement d’un enquêteur, d’un médiateur, d’un arbitre, d’un médecin ou d’un dentiste en matière d’évaluation médicale liée à leur spécialité, ou d’une personne devant agir à titre de témoin expert devant un tribunal
10. un contrat avec une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle telle que définie dans l’annexe 6. Entendu qu’un tel contrat est exceptionnel et ne peut être réitéré ou renouvelé à répétition et sous réserve des dispositions prévues dans l’article 5.1.2
11. dans tout autre cas déterminé par un règlement adopté en vertu de la LCOP ou autre disposition législative
12. lorsqu’un contrat d’une valeur totale correspondant au barème de l'appel d'offres sur invitation, au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré découle d’un processus de qualification de prestataires de services (tel que défini dans le RCS ou RCTI) ou d'un processus d’homologation des biens (tel que défini au RCA ou RCTI) et que la rotation des fournisseurs est respectée parmi les fournisseurs qualifiés dans ces processus
13. nonobstant les modalités du présent article, un contrat d’une valeur totale correspondant au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré peut être adjugé de gré à gré à un fournisseur pour une raison autre que celles évoquées ci-dessus

Lorsque le contrat est d’une valeur totale correspondant au barème de la demande de prix et qu’il est requis d’invoquer l’un ou l’autre des cas ci-dessus, une demande de dérogation préalable à la conclusion du contrat doit être approuvée par l’autorité d’approbation identifiée dans l’article 5.1.1. La demande de dérogation doit identifier le paragraphe applicable au contrat de gré à gré, expliquer en quoi la conclusion d’un contrat de gré à gré est dans l’intérêt de l’Université et démontrer que l’Université payera le juste prix pour le besoin à combler. Le Formulaire de demande de dérogation pour les contrats d’une valeur totale égale au barème de la demande de prix est rempli par le demandeur, signé par l’autorité d’approbation identifiée dans l’article 5.1.1 et joint à la demande d’achat.

Lorsque le contrat est d’une valeur totale correspondant au barème d’appel d’offres sur invitation et au barème d’appel d’offres public et qu’il est requis d’invoquer l’un ou l’autre des cas ci-dessus, une demande de dérogation préalable à la conclusion du contrat doit être soumise à la personne identifiée dans l’annexe 7 Outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle. La préparation de la demande de dérogation relève de la collaboration entre le conseiller en approvisionnement et le demandeur. La matrice de l’annexe 4 définit le partage des responsabilités entre ces acteurs ainsi que l’information qui doit être produite à l’aide des outils et les documents de référence.

Lorsque le contrat est conclu en vertu du paragraphe 4 du présent article et qu’il est d’une valeur totale correspondant au barème d’appel d’offres public, sa conclusion doit être précédée d’un avis d’intention public. L’information à fournir dans l’avis d’intention, le délai de publication de même que la gestion des questions et des réponses aux fournisseurs intéressés doivent se faire en conformité avec la LCOP. Cette disposition entrera en vigueur dès l’adoption de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics.

Une fois par année, le vice-recteur à l’administration doit informer le Comité exécutif des contrats d’une valeur totale correspondant au barème d’appel d’offres sur invitation adjugés en vertu des paragraphes 4 et 13 du présent article.

Le Service des finances peut conclure un contrat à commandes ou un contrat de services à exécution sur demande avec un ou plusieurs fournisseurs. Les modalités relatives aux contrats à commandes ou à exécution sur demande prévues dans les RCA, RCTI, RCS et RCTC s’appliquent à tous les contrats de cette nature conclus par l’Université, et ce, peu importe leur valeur totale.

Le Service des finances peut recourir à un processus d’homologation de biens lorsqu’il y a lieu de s’assurer, avant de procéder à une acquisition, de la conformité d’un bien à une norme reconnue ou à une spécification technique. Les modalités prévues dans les RCA et RCTI s’appliquent à tous les processus d’homologation réalisés par l’Université.

Le Service des finances peut procéder à la qualification de prestataires de services préalablement au processus d’approvisionnement. Les modalités prévues dans les RCS et RCTI s’appliquent à tous les processus de qualification de prestataires de services réalisés par l’Université.

Ces types de contrats de services peuvent être conclus à partir d’une démonstration de la qualité seulement. Pour un contrat avec une agence de voyages, le Service des finances négocie le montant du contrat avec le prestataire de services dont la soumission acceptable a obtenu la note la plus élevée. Dans le cas d’une campagne de publicité, le montant du contrat ne peut être supérieur au montant prédéterminé dans le document d’appel d’offres.

L’Université doit solliciter uniquement une démonstration de la qualité pour adjuger un contrat de services professionnels en architecture ou en génie autres que forestiers.

Dans le cas d’un contrat en matière de technologie de l’information, lorsque les besoins de l’Université présentent un haut degré de complexité, l’Université peut, pour l’adjudication d’un contrat, procéder à un appel d’offres comportant un dialogue compétitif. Les modalités prévues dans le RCTI pour ce type de processus s’appliquent aux dialogues compétitifs réalisés par l’Université.