Annexe 5: Lignes de conduite internes concernant la gestion des contrats

Conformément à la Directive concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics (a. 24), le présent document a pour but d’établir des lignes internes de conduite concernant la gestion des contrats de l’Université Laval (l’Université). Les lignes de conduite internes s’appliquent aux contrats d’approvisionnement, aux contrats de services et aux contrats de travaux de construction visés par les paragraphes 1° à 3° du premier alinéa de l’article 3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (la LCOP), et à ceux qui leur sont assimilés, que l’Université peut conclure avec une personne ou une société visée dans l’article 1 de la LCOP, ou avec une personne physique qui n’exploite pas une entreprise individuelle.

Afin de s’assurer que, tant qu’ils ne sont pas rendus publics, les documents d’appel d’offres ou tout autre document ou information qui leur sont relatifs sont traités à titre de documents confidentiels, les mesures suivantes s’appliquent:

• L’accès aux documents et aux répertoires informatiques où ils sont entreposés est limité aux personnes habilitées, et est sous le contrôle du gestionnaire responsable de l’unité administrative en cause ou son délégué.
• L’employé qui a accès à ces documents doit préalablement être tenu informé du caractère confidentiel des appels d’offres ou de tout autre document ou information qui leur sont relatifs avant qu’ils soient rendus publics. Pour ce faire, tout nouvel employé participant au processus de gestion contractuelle doit être sensibilisé par son gestionnaire ou son délégué avant de se voir autoriser l’accès à de tels documents. Le gestionnaire ou son délégué doit aussi s’assurer que les employés déjà en poste comprennent leur responsabilité en matière de protection des renseignements confidentiels et protégés. À cet effet, le Service des finances rend disponible un outil d’information pour aider les gestionnaires et les employés à mieux comprendre le caractère confidentiel des renseignements contenus dans les documents d’appel d’offres. 
• L’Université effectue un rappel annuel, par courriel, à tous ses employés afin de les sensibiliser au caractère confidentiel des documents qu’ils ont à traiter. Cela inclut les documents d’appel d’offres.
• Lorsque l’Université fait appel à un prestataire de services pour la préparation d’un appel d’offres, le chargé de projet du prestataire de services doit, si des dispositions similaires ne sont pas déjà incluses dans le contrat entre l’Université et le prestataire de services, signer au moment de se voir adjuger le mandat par l’Université l’attestation de confidentialité à l’attention des prestataires de services reproduite dans l’appendice 1.

Les employés concernés par la gestion des contrats publics seront sensibilisés aux règles encadrant l’éthique de la façon suivante:

• Les gestionnaires ou leurs délégués ont la responsabilité de former leurs employés ou leurs fournisseurs concernés par la gestion des contrats aux règles encadrant l’éthique dans la gestion des contrats. Sur demande, le Service des finances peut les appuyer dans leur démarche. De plus, l’Avis à l’attention des employés ou de toute autre personne concernée par le processus de gestion contractuelle de l’appendice 2 est un outil mis à la disposition des gestionnaires ou de leurs délégués pour les aider à s’acquitter de cette responsabilité.
• Le Service des finances transmet au demandeur une copie de l’Avis à l’attention des employés ou de toute autre personne concernée par le processus de gestion contractuelle au début de chaque processus d’approvisionnement d’une valeur totale égale ou supérieure au barème d’appel d’offres sur invitation. 
• Les dispositions prévues par l’Université pour la gestion des situations de conflit d’intérêts réel ou apparent sont traitées dans la Politique.
• Toute situation de conflit d’intérêts lié à un processus de gestion contractuelle doit être rapportée, sans délai, par le demandeur au Service des finances.

Chaque unité administrative participant au processus de gestion contractuelle est responsable de s’assurer de la rotation des fournisseurs pour tous les contrats la concernant. Pour tous les contrats correspondant au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré, la rotation des fournisseurs s’applique lorsque le marché est suffisant (plus d’un fournisseur répondant aux exigences techniques) et que cette pratique est à l’avantage de l’Université.

Compte tenu de la quantité et de la diversité des contrats adjugés par l’Université en faveur de la multitude de requérants internes, de tels contrats se répartissent naturellement au fil du temps auprès des divers fournisseurs régionaux. Advenant le cas contraire, le vice-recteur à l’administration se réserve le droit d’imposer une rotation parmi les concurrents ou les contractants qualifiés, ou d’étudier l’opportunité de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants.

Afin de s’assurer d’une rotation des concurrents lorsque l’appel d’offres sur invitation est utilisé, les mesures suivantes doivent être respectées:

• La liste des fournisseurs invités doit figurer dans le dossier d’appel d’offres. Lors du renouvellement du contrat ou lors de l’émission d’un autre appel d’offres sur invitation pour des biens, services ou travaux de construction de même nature, le gestionnaire du dossier d’appel d’offres doit consulter la liste des fournisseurs invités au précédent appel d’offres et il doit ajouter au moins un nouveau soumissionnaire potentiel ou remplacer au moins un des soumissionnaires figurant sur cette liste par au moins un nouveau soumissionnaire potentiel. Toute dérogation aux dispositions du présent paragraphe doit être justifiée par écrit et colligée dans le dossier d’appel d’offres.

Afin de s’assurer d’une rotation des contractants lorsque le contrat est conclu de gré à gré, les mesures suivantes doivent être respectées:

• Pour les contrats de services conclus de gré à gré avec des professionnels en architecture ou en génie autre que forestier ou des entrepreneurs en construction, le gestionnaire responsable des projets de construction doit tenir à jour un registre des contrats mis en place. Lorsqu’il choisit un prestataire de services pour un projet donné, il doit s’assurer de le faire en respectant une rotation parmi les prestataires de services et entrepreneurs inscrits au registre. Cette liste doit être bonifiée aussi souvent que possible en y ajoutant de nouveaux prestataires de services potentiels. 
• Une fois l’an, le Service des finances rend disponible à tous les employés participant à la conclusion d’un contrat de gré à gré, une activité de formation portant sur l’importance de faire une rotation des contractants lorsque le marché le permet. 

Afin d’identifier les écarts possibles relativement à la rotation des fournisseurs, le Service des finances analyse, au moins une fois par année, le cumul des acquisitions par fournisseur et par unité administrative. Tout écart aux lignes de conduite internes sera porté à l’attention du gestionnaire responsable de l’unité administrative en cause et des mesures correctives devront être apportées par celui-ci. Le responsable de l’application des règles contractuelles (le RARC) doit être informé du résultat de cette analyse.

En vertu de la LCOP, l’Université désigne un responsable RARC qui a notamment pour fonction de veiller à l’application des règles contractuelles prévues dans la LCOP, ses règlements, ses politiques et ses directives.

Le RARC est responsable de s’assurer que toute information qui pourrait avoir pour effet de placer l’intégrité de l’Université en péril ou qui pourrait nuire de quelque façon que ce soit à l’image de marque de l’Université soit transmise au dirigeant de l’organisme dans les plus brefs délais.

Les principales fonctions du RARC, les renseignements et les documents à lui fournir, et les modes d’intervention possibles sont décrits ci-dessous.

Veiller à l’application des règles contractuelles prévues par la LCOP, ses règlements, ses politiques et ses directives:

• veiller à l’élaboration et à la mise à jour d’un document de référence en gestion contractuelle qui précise les principes directeurs, les modalités de fonctionnement, les modes d’adjudication, les processus d’adjudication à suivre, les rôles et les responsabilités de toutes les personnes participant au processus de gestion contractuelle
• s’assurer que les informations relatives à la reddition de comptes devant être transmises au Secrétariat du Conseil du trésor soient conformes aux exigences prévues à cet effet, fiables et fournies dans le respect des délais prescrits
• s’assurer que la publication des renseignements relatifs aux contrats dans le système électronique d’appel d’offres soit effectuée conformément aux exigences du cadre normatif
• conseiller le dirigeant de l’organisme et lui formuler des recommandations ou des avis sur l’application du cadre normatif en gestion contractuelle.

Le RARC peut intervenir lors de la préparation et avant la transmission de dossiers contractuels qui exigent des autorisations afin d’être en mesure d’émettre des recommandations au dirigeant d’organisme. Il peut s’adjoindre toute ressource qu’il juge nécessaire pour mener à bien ses interventions.

Le RARC peut intervenir dans le processus de résolution des demandes d’intervention formulées par les entreprises insatisfaites d’un processus contractuel. Il peut adresser ses recommandations au dirigeant de l’organisme ou aux personnes concernées par la plainte ou par le processus contractuel sur les suites à donner au dossier ainsi que pour toute modification au processus de gestion contractuelle jugée souhaitable.

• Veiller à la mise en place de mesures au sein de l’Université afin de voir à l’intégrité des processus internes.

Toute personne de l’Université qui est informée d’une situation qui remet en question l’intégrité des processus internes de gestion contractuelle doit communiquer les renseignements pertinents au RARC, dans les meilleurs délais. Les situations soulevant l’évidence des processus internes déficients comprennent notamment:

• le fractionnement des besoins dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres
• l’absence de rotation des entreprises lors d’appel d’offres sur invitation
• les dépassements de coûts injustifiés
• la manipulation d’un comité de sélection
• la fuite de renseignements

Mode d’intervention du RARC

Le RARC avise le dirigeant de l’organisme de tout problème rencontré et lui suggère des améliorations au processus de gestion contractuelle en vigueur dans l’organisation, le cas échéant.

Selon la gravité de la situation, le RARC initie ou favorise le signalement de toute situation devant être portée à l’attention de l’Unité permanente anticorruption (UPAC).

Le RARC s’assure de la mise en place des mécanismes de contrôle et de suivis liés au respect du cadre normatif.

• S’assurer de la qualité du personnel qui exerce les activités de gestion contractuelle.
• Le RARC s’assure que les secrétaires de comités de sélection ont les qualifications requises pour exercer une telle fonction.
• Il veille à la mise à jour des connaissances du personnel œuvrant en gestion contractuelle.
• Il s’assure que le personnel œuvrant en gestion contractuelle est sensibilisé à l’intégrité des contrats publics.
• Exercer toute autre fonction que le dirigeant peut requérir pour voir à l’application des règles contractuelles.

Les situations et documentations suivantes doivent être soumises au RARC:

• prix anormalement bas dans les soumissions reçues
• rapport de rendement insatisfaisant
• risque de litige
• présence de conflit ou d’apparence de conflit d’intérêts

Mode d’intervention du RARC

Le RARC met sur pied le comité prévu dans les règlements d’application de la Loi sur les contrats des organismes publics, dans les cas où un prix anormalement bas est détecté et après analyse du rapport, il présente ses recommandations au dirigeant de l’organisme.

Le RARC présente ses recommandations aux intervenants concernés et au dirigeant de l’organisme lorsqu’une unité administrative envisage de produire un rapport d’évaluation d’un entrepreneur, fournisseur ou prestataire de services dont le rendement est considéré insatisfaisant.

Le RARC avise le dirigeant de l’organisme de tout problème rencontré et lui formule des recommandations dans le but d’appliquer le cadre normatif.

Afin d'assurer une ouverture à la concurrence aux petites et aux moyennes entreprises (PME) et une définition des exigences réalistes conformément aux besoins de l’Université, les mesures suivantes sont mises en place:

• Lors d’appel d’offres, l’Université doit s’assurer que les conditions d’admissibilité, les conditions de conformité et les critères d’évaluation de la qualité des soumissions, le cas échéant, soient définis et rédigés de façon à ne pas exclure des concurrents qui pourraient très bien répondre aux besoins de l’Université. Par exemple, les spécifications d’un produit ne devraient pas limiter la concurrence indûment ou les critères d’évaluation liés à l’expérience ne devraient pas avoir des attentes minimales trop élevées qui ont pour effet d’éliminer des entreprises ou des ressources pouvant répondre adéquatement aux besoins.
• Aussi souvent que cela est possible et que c’est à l’avantage de l’Université de le faire, l’Université doit envisager le recours à des appels d’offres par lots. Pour ce faire, l’Université choisit librement le nombre de lots nécessaires pour répondre au besoin, en tenant compte notamment des caractéristiques techniques des prestations demandées, de la structure du secteur économique en cause et, le cas échéant, des règles applicables à certaines professions ou secteurs d’activité. Chaque lot peut faire l’objet d’un appel d’offres distinct ou d’un même appel d’offres. S’il est question d’un seul appel d’offres comportant plusieurs lots, les soumissionnaires peuvent soumissionner sur un ou plusieurs lots et les soumissions sont examinées lot par lot. Un soumissionnaire peut se voir adjuger un ou plusieurs lots.  Cela pourra permettre aux PME de répondre à des exigences moins élevées, le cas échéant. Il est toutefois important de noter que le recours à l’appel d’offres par lots ne doit pas être utilisé dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou sur invitation, ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la LCOP, ses règlements, ses politiques et ses directives.
• Lorsque l’Université ne connaît pas suffisamment de soumissionnaires potentiels ou les caractéristiques d’un marché, elle doit envisager le recours à un avis d’appel d’intérêt ou à une demande d’information afin d’explorer un nouveau marché public et d'obtenir des informations de l’industrie à cet égard. L’avis d’appel d’intérêt ou la demande d’information informe qu’un appel d’offres sera éventuellement lancé pour répondre à un besoin de l’Université. L’appel d’intérêt ou la demande d’information présente les exigences et les attentes de l’Université. Cela permet aux entreprises intéressées de répondre aux questions de l’Université et de présenter leur solution potentielle, et à l’Université d’avoir une meilleure idée du marché qui existe pour répondre à son besoin.

Lorsque l’Université ne connaît pas suffisamment les caractéristiques d’un marché, elle doit envisager la diffusion d’un projet d’appel d’offres pour recevoir les commentaires de l’industrie avant de recourir au processus d’appel d’offres public. La diffusion de ces documents doit uniquement se faire par le biais du SEAO. Cela permettra aux PME et à toute autre entreprise intéressée par le marché de mieux comprendre le besoin, d’y répondre plus adéquatement et ultimement de mieux se conformer au processus d’appel d’offres dans son ensemble. Elle permettra également à l’Université d’obtenir une meilleure connaissance du marché, ce qui l'aidera à adopter le document d’appel d’offres approprié avant le lancement officiel de ce dernier.

Afin de s’assurer que l’ensemble des employés soit informé de la présence d’un consultant sur les lieux de travail, les mesures suivantes sont mises en place:

• Pour les consultants qui se verront attribuer un bureau pour plus d’une semaine dans les locaux de l’Université, le gestionnaire responsable du contrat avec ce consultant informe les employés de son unité administrative de la présence d’un consultant sur les lieux de travail. Au besoin, il informe également les employés des autres unités administratives qui auront à côtoyer le consultant ou à collaborer avec lui. Pour ce faire, les informations suivantes devraient être fournies: une brève description du mandat, l’endroit où le consultant exécute son mandat, la période du mandat et toute autre information pertinente pour les employés concernés. Il est de la responsabilité du gestionnaire de s’assurer que l’ensemble des employés concernés en soit informé.
• Dans la mesure du possible, lorsqu’un consultant est appelé à exécuter un mandat dans les locaux de l’Université, ce dernier doit pouvoir être facilement identifiable afin que les employés de l’Université puissent distinguer les consultants des employés de l’Université (en portant des vêtements au nom ou aux couleurs de son entreprise, en ayant une carte d’identification au nom de son entreprise, etc.).

Les mesures suivantes sont mises en place pour restreindre l’accès aux locaux et aux renseignements jugés essentiels pour la réalisation des mandats des consultants:

• Aussi souvent que cela est possible de le faire, l’espace où le consultant exécute son mandat doit être éloigné des secteurs où le personnel traite les dossiers et les informations sensibles ou confidentielles. Dans l’éventualité où pour des raisons pratiques ou logistiques cela n’est pas possible et qu’il y a un risque que des employés doivent être en fréquentes interactions avec des consultants externes, le gestionnaire des employés concernés doit s’assurer de leur rappeler les règles d’usage en matière de confidentialité et de protection des renseignements confidentiels et personnels, et toutes autres mesures particulières à prendre afin de protéger les intérêts de l’Université.
• L’accès aux documents de nature confidentielle ou personnelle par un consultant doit être limité. Dès qu’un document de cette nature est acheminé à un consultant, le gestionnaire responsable doit, préalablement à la transmission d’un tel document, expliquer les règles de l’Université en matière de confidentialité de l’information et de protection des renseignements, et toute autre mesure particulière pouvant s’appliquer au document en question, à moins que cela ne soit déjà prévu dans une entente contractuelle.
• Tout consultant externe à qui on autorise l’accès à des renseignements de nature confidentielle ou personnelle doit, si des dispositions similaires ne sont pas déjà incluses dans le contrat entre l’Université Laval et le fournisseur responsable du consultant externe, signer l’attestation de confidentialité à l’attention des prestataires de services reproduite en annexe (appendice 2).
• Toute remise de clés ou de cartes d’accès à un consultant sera assujettie aux politiques de l’Université prévue à cette fin.

Les délégations de pouvoirs en matière de gestion contractuelle sont décrites dans la Politique et ses annexes. Si un pouvoir délégué ne figure pas dans cette dernière, les délégations prévues dans la version la plus récente du document intitulé Recension des pouvoirs et délégations à l’Université Laval s’appliquent.