Annexe 10 : Processus de gestion des plaintes

1. Cadre administratif et juridique

En vertu de l’article 21.0.3 de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP), les organismes publics visés par la Loi sur l’Autorité des marchés publics (LAMP) ont l’obligation de se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes. La manifestation d’intérêt constitue une plainte relativement à un processus d’attribution d’un contrat public au sens de l’article 21.0.3 de la LCOP.

1.1 Interdiction d’exercer des représailles

Le dépôt d’une plainte en vertu de la présente procédure doit être effectué sans crainte de représailles de la part de l’Université Laval.

De plus, l’article 51 de la LAMP stipule qu’il est interdit de menacer de représailles une personne ou une société de personnes pour qu’elle s’abstienne de formuler une plainte à l’Autorité des marchés publics (AMP). Toute personne ou société de personnes qui croit avoir été victime de représailles peut porter plainte auprès de l’AMP pour que celle-ci détermine si cette plainte est fondée et soumette, le cas échéant, les recommandations qu’elle estime appropriées à la direction de l’organisme public visé par la plainte. Au terme de l’examen, l’AMP informe le plaignant de ses constatations et, s’il y a lieu, de ses recommandations.

1.2 Préserver les droits à un recours

Afin de préserver les droits à un recours d’une personne ou d’une société de personnes, en vertu des dispositions prévues aux articles 37, 38, 39 et 41, toute plainte à l’Université Laval doit être effectuée selon ce qui est prévu à la présente procédure.

2. Conditions applicables

2.1 S’assurer qu’une plainte est le recours approprié avant de procéder à son dépôt

S’il s’agit d’une demande d’information ou de précision à formuler à l’égard du contenu des documents d’un appel d’offres, d’un processus de qualification d’entreprises, d’un processus d’homologation de biens ou d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP en cours, le recours approprié est d’adresser cette demande à la personne-ressource identifiée dans l’avis publié au système électronique d’appel d’offres.

Si les documents d’un appel d’offres, d’un processus de qualification d’entreprises, d’un processus d’homologation de biens ou d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP en cours prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, le recours approprié est, dans un premier temps, d’adresser ses récriminations à l’Université Laval en communiquant avec la personne-ressource identifiée dans l’avis publié au système électronique d’appel d’offres.

2.2 Qui peut déposer une plainte ?

Seulement les entreprises ou groupes d’entreprises intéressées à participer au processus d’appel d’offres public, au processus de qualification d’entreprises, au processus d’homologation de biens, ou leurs représentants peuvent porter plainte relativement à un de ces processus. De plus, seule une entreprise en mesure de réaliser le contrat de gré à gré visé par le processus d’attribution en vertu du paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP peut manifester son intérêt pour celui-ci.

2.3 Quels sont les types de contrats publics pouvant faire l’objet d’une plainte ?

Les contrats suivants qui comportent une dépense de fonds publics et une dépense égale ou supérieure au seuil minimal d’appel d’offres public applicable :

les contrats d’approvisionnement, y compris les contrats d’achat ou de location de biens meubles, lesquels peuvent comporter des frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens, dans la mesure où ils ne visent pas l’acquisition de biens destinés à être vendus ou revendus dans le commerce, ou à servir à la production ou à la fourniture de biens ou de services destinés à la vente ou à la revente dans le commerce;
les contrats de travaux de construction visés par la Loi sur le bâtiment (chapitre B-1.1) pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence requise en vertu du chapitre IV de cette loi;
les contrats de services, autres qu’un contrat visant l’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux;
le contrat de crédit-bail, assimilé à un contrat d’approvisionnement;
les contrats assimilés à des contrats de services, soit les contrats d’affrètement, les contrats de transport autres que ceux assujettis à la Loi sur l’instruction publique (chapitre I-13.3), les contrats d’assurance de dommages et les contrats d’entreprise autres que les contrats de travaux de construction.

Les contrats suivants, qu’ils comportent ou non une dépense de fonds publics et sans égard à la valeur de la dépense :

les contrats de partenariat public-privé conclus dans le cadre d’un projet d’infrastructure à l’égard duquel un organisme public associe un contractant à la conception, à la réalisation et à l’exploitation de l’infrastructure;
tout autre contrat déterminé par règlement du gouvernement.

2.3.1 Processus concernés

Un processus d’appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours et un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser.

2.3.2 Seuils minimaux d’appel d’offres public applicables

Les seuils applicables sont ceux identifiés à l’adresse suivante pour les entités du réseau de l’Éducation (à noter que le seuil varie selon la nature du contrat : approvisionnement, services et travaux de construction) :

https://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/accords/tab_synthese_seuils_accords.pdf

3. Procédure portant sur la réception d’une plainte

3.1 À qui et comment la plainte doit-elle être transmise?

Dans tous les cas, avant de déposer une plainte, l’entreprise souhaitant faire valoir son point de vue, mettre en lumière la présence de critères ou d’exigences qu’elle juge restrictifs ou toute autre lacune par rapport à un processus en cours doit faire parvenir ses commentaires, par courriel, au conseiller ou à la conseillère en approvisionnement responsable du processus visé. Cette personne est identifiée dans les documents d’appel d’offres, de qualification, d’homologation ou d’avis d’intention. Si la résolution du problème n’est pas satisfaisante ou si le délai ne permet pas de le faire, l’entreprise peut déposer une plainte conformément à ce qui suit. De plus, la plainte doit obligatoirement être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP disponible à l’adresse suivante, comme stipulé à l’article 21.0.3 de la LCOP : https://www.amp.gouv.qc.ca/plaintes-et-divulgations/.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, la plainte doit être transmise par voie électronique à la direction du secteur approvisionnement du Service des finances (SF) à l’adresse suivante :
< plaintes_approvisionnement@sf.ulaval.ca >.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, le plaignant doit démontrer sa capacité à fournir les biens, à rendre les services ou à réaliser les travaux (selon le cas) requis par l’Université Laval conformément aux exigences, aux besoins et aux obligations énoncés dans l’avis d’intention. La manifestation d’intérêt doit inclure tous les documents démontrant la capacité du plaignant souhaitant déposer une plainte et les documents explicitement demandés dans l’avis d’intention. La plainte doit également être transmise par voie électronique à la direction du secteur approvisionnement du SF à l’adresse suivante :
< plaintes_approvisionnement@sf.ulaval.ca >.

3.2 Quand la plainte doit-elle être reçue?

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, une plainte visée à l’article 21.0.4 de la LCOP doit être reçue par l’Université Laval au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres. La date limite de réception des plaintes se termine toujours à sa 23e heure 59e minute et 59e seconde. Ainsi, une plainte peut être transmise et reçue par l’Université Laval à tout moment à l’intérieur des délais prescrits. Une telle plainte ne peut porter que sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours avant cette date. Le plaignant doit transmettre simultanément sa plainte à l’Université Laval pour traitement approprié ainsi qu’à l’AMP pour information.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, la démonstration de l’entreprise à l’effet qu’elle est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention doit être transmise à l’Université Laval au plus tard à la date limite fixée pour sa réception, indiquée au système électronique d’appel d’offres (SEAO).

3.3 Transmission d’un accusé de réception

L’Université Laval transmettra un accusé de réception à toute personne ayant déposé une plainte en vertu du présent processus au plus tard 2 jours ouvrables après la réception de la plainte.

3.4 Retrait d’une plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, le retrait d’une plainte doit impérativement être effectué avant la date limite de réception des plaintes. À cet effet, le plaignant doit transmettre à l’Université Laval un courriel à l’adresse < plaintes_approvisionnement@sf.ulaval.ca > en indiquant les motifs du retrait de sa plainte. À la suite de la réception de ce courriel, l’Université Laval inscrira la date du retrait de la plainte au SEAO.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’entreprise a la possibilité de retirer son document de démonstration sans pour cela aliéner son droit d’en présenter un nouveau dans le délai fixé.

4. Procédure portant sur l’examen des plaintes

4.1 Vérification de l’intérêt du plaignant

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours et un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’Université Laval vérifie l’intérêt du plaignant. Cela signifie qu’elle s’assure que le domaine d’affaires du plaignant est celui visé par l’appel d’offres ou le contrat de gré à gré et vérifie que l’entreprise est en mesure de rendre les services, de fournir les biens ou de réaliser les travaux (selon le cas) moyennant des ajustements mineurs aux documents d’appel d’offres (ou aux exigences de l’avis d’intention) ou aucun ajustement.

Si la plainte n’est pas déposée par une personne ayant un intérêt pour l’appel d’offres ou le contrat, cette dernière n’est pas traitée conformément au présent processus et l’Université Laval se réserve le droit de ne pas y donner suite.

4.1.1 Mention de la date de réception de chacune des plaintes au système électronique d’appel d’offres

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises et un processus d’homologation de biens en cours, l’Université Laval indiquera, sans délai, au système électronique d’appel d’offres (SEAO) la date à laquelle chacune des plaintes a été reçue, après s’être assuré de l’intérêt du plaignant.

4.2 Analyse de la recevabilité de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises et un processus d’homologation de biens en cours, la plainte doit réunir chacune des conditions suivantes pour être recevable :

concerner un contrat public en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
- porter sur un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours dont les documents prévoient :
- des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents; ou
- des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
des conditions qui ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.
porter sur le contenu des documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens disponible au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée au système électronique d’appel d’offres;
être transmise par voie électronique à la direction du secteur approvisionnement du SF selon les dispositions prévues dans cette procédure;
être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP (notez qu’en vertu de l’article 21.0.3 de LAMP, seule une plainte visée à l’article 21.0.4 de L’AMP doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’AMP en application de l’article 45 de la LAMP sans quoi la plainte sera rejetée);
être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquées au système électronique d’appel d’offres.

concerner un contrat public en vertu de l’alinéa 1 (1o) a) ou de l’alinéa 2 (1o) de l’article 20 de la LAMP;
porter sur un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP;
être transmise par voie électronique à la direction du secteur approvisionnement du SF selon les dispositions prévues dans cette procédure;
être reçue au plus tard à la date limite de réception des démonstrations d’entreprises indiquant que celles-ci sont en mesure de réaliser le contrat de gré à gré en fonction des besoins et des obligations énoncées dans l’avis d’intention.

4.2.1 Rejet de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’Université Laval rejettera une plainte dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

la plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues au point 4.2;
le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.

la plainte ne réunit pas l’ensemble des conditions prévues au point 4.2;
le plaignant exerce ou a exercé, pour les mêmes faits exposés dans sa plainte, un recours judiciaire.

4.3 Analyse approfondie de la plainte

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises, un processus d’homologation de biens en cours ou un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, la direction du secteur approvisionnement du SF doit en informer la personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) en lui transférant la plainte écrite. À tout moment, la personne RARC peut demander à être consultée ou à participer au processus de gestion de la plainte. Elle le fait en informant le plus tôt possible la direction du secteur approvisionnement.

la direction du secteur approvisionnement convient avec le conseiller ou la conseillère en approvisionnement responsable du dossier en cause et l’unité requérant les biens, services ou travaux (selon le cas) des vérifications internes qui doivent être effectuées pour vérifier les allégations contenues dans la plainte et permettre la préparation d’une réponse complète.

Si la situation l’exige, la direction du secteur approvisionnement contacte le plaignant pour obtenir davantage de précisions relativement à la situation détaillée au formulaire de plainte. Dans le cas d’un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’Université Laval se réserve le droit de demander au plaignant de lui faire une démonstration d’un bien, de lui fournir des échantillons, de lui fournir des références d’autres clients ayant reçus des services similaires, ou de recourir à d’autres mécanismes qu’elle juge adéquats pour compléter l’analyse approfondie de la plainte,

Au terme de celle-ci, la direction du secteur approvisionnement du SF détermine le bien-fondé ou non de la plainte :

si les documents de l’appel d’offres, du processus de qualification d’entreprises ou du processus d’homologation de biens prévoient effectivement des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents, ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés ou ne sont pas autrement conformes au cadre normatif, les mesures correctives requises sont apportées conformément à l’article 5.2 de la présente annexe. Dans le cas contraire, le plaignant est informé des conclusions de l’analyse approfondie de la plainte conformément aux dispositions décrites à l’article 5.1 de la présente annexe.
si l’entreprise qui a manifesté son intérêt à réaliser un contrat qui s’apprêtait à être conclut de gré à gré et pour lequel un avis d’intention a été publié semble effectivement en mesure de rendre les services, de livrer les biens ou d’effectuer les travaux (selon le cas) conformément aux besoins et aux exigences de l’Université Laval et tel que décrit dans l’avis d’intention, les mesures correctives requises sont apportées conformément à l’article 5.2 de la présente annexe. Dans le cas contraire, le plaignant est informé des conclusions de l’analyse approfondie de la plainte conformément aux dispositions décrites à l’article 5.1 de la présente annexe.

5. Conclusion(s) et fermeture du dossier

5.1 Transmission de la décision au plaignant

Avant d’envoyer la réponse de l’Université Laval au plaignant, la direction du secteur approvisionnement du SF doit remettre une copie de son projet de réponse à la RARC. Si la RARC n’émet pas de réserve dans les 2 jours ouvrables suivant l’envoi du document ou si elle émet un avis favorable à l’égard de la réponse proposée, la direction du secteur approvisionnement envoie la réponse au plaignant. Si requis, elle apporte les ajustements demandés par la RARC.

Si le plaignant n’obtient pas de suivi quant à sa plainte dans un délai qu’il juge raisonnable (doit être au moins de 5 jours ouvrables), il peut s’adresser directement à la RARC, qui prendra en charge la plainte ou qui désignera un nouveau répondant ou une nouvelle répondante.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’Université Laval transmettra sa décision par voie électronique au plaignant, à l’égard de l’une ou l’autre des situations suivantes :

la raison du rejet de sa plainte dû à l’absence d’intérêt du plaignant;
la ou les raisons du rejet de sa plainte dû à la non-recevabilité de cette dernière;
les conclusions au terme de l’analyse approfondie de sa plainte.

Cette décision sera transmise après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au système électronique d’appel d’offres.

L’Université Laval s’assurera qu’il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision au plaignant et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’Université Laval transmettra par voie électronique sa décision de maintenir ou non son intention de conclure le contrat de gré à gré à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5° du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP. Cette décision sera transmise au moins 7 jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. L’Université Laval s’assurera qu’il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de sa décision à l’entreprise qui aura manifesté son intérêt conformément au paragraphe 5° du premier alinéa de l’article 13.1 de la LCOP et la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

5.1.1 Mention de la date de transmission de la décision de l’université laval au plaignant au système électronique d’appel d’offres

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, immédiatement après avoir transmis sa décision au plaignant, l’Université Laval indiquera au système électronique d’appel d’offres que sa décision a été transmise.

Cette mention est effectuée au système électronique d’appel d’offres dans le seul cas où une plainte a été transmise par un plaignant ayant l’intérêt requis.

5.2 Mesures correctives, s’il y a lieu

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, l’Université Laval modifiera par addenda les documents concernés par le processus visé par la plainte si, à la suite de l’analyse approfondie de celle-ci, elle le juge requis.

L’Université Laval s’assurera qu’il y a un délai minimal de 7 jours entre la date de publication de cet addenda et la date limite de réception des soumissions. Au besoin, la date limite de réception des soumissions au SEAO sera reportée d’autant de jours qu’il en faut pour que ce délai minimal soit respecté.

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, l’Université annulera le processus de conclusion de contrat de gré à gré et procédera par le biais d’un appel d’offres public pour combler son besoin si celle-ci juge, après analyse, qu’au moins une manifestation d’intérêt provenant d’une entreprise a permis de démontrer que celle-ci est en mesure de réaliser le contrat de gré à gré selon les besoins et les obligations énoncées dans l’avis d’intention.

5.3 Recours possibles à l’amp à la suite d’une plainte formulée à l’université laval

Dans le cas d’une plainte qui concerne un appel d’offres public, un processus de qualification d’entreprises ou un processus d’homologation de biens en cours, si le plaignant est en désaccord avec la décision de l’Université Laval, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard 3 jours suivant la réception par le plaignant de la décision de l’Université Laval. (Article 37 de la LAMP)

Si le plaignant n’a pas reçu la décision de l’Université Laval 3 jours avant la date limite de réception des soumissions, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard à la date limite de réception des soumissions déterminée par l’Université Laval. (Article 39 de la LAMP)

Dans le cas d’une plainte qui concerne un processus d’attribution d’un contrat de gré à gré visé au paragraphe 4° du premier alinéa de l’article 13 de la LCOP pour lequel une entreprise désire manifester son intérêt à le réaliser, si le plaignant est en désaccord avec la décision de l’Université Laval, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard 3 jours suivant la réception par le plaignant de la décision de l’Université Laval. (Article 38 de la LAMP)

Si le plaignant n’a pas reçu la décision de l’Université Laval 3 jours avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré, il peut porter plainte à l’AMP. Dans ce cas, la plainte doit être reçue par l’AMP au plus tard une journée avant la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré inscrite dans l’avis d’intention de l’Université Laval. (Article 41 de la LAMP)

6. Remplaçant ou remplaçante

En l’absence de la personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC), la direction du secteur approvisionnement du SF doit communiquer avec les services juridiques de l’Université avant de fournir une réponse au plaignant.

En l’absence de la direction du secteur approvisionnement, la direction du Service des finances assure le suivi de la plainte et répond formellement au plaignant, ou délègue cette responsabilité à une personne cadre sous sa responsabilité