1. Appel d’offres public
Procédure d’appel à la concurrence publié dans le système électronique d’appel d’offres qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs.
Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l’évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L’objectif est d’accepter l’offre sans avoir à entamer des négociations.
2. Appel d’offres public régionalisé
Procédure d’appel à la concurrence publié dans le système électronique d’appel d’offres qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs dont l'établissement est situé dans la région délimitée par l’Université et identifiée dans les documents d’appel d’offres.
Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l’évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L’objectif est d’accepter l’offre sans avoir à entamer des négociations.
3. Appel d’offres sur invitation
Procédure d’appel à la concurrence distribué à un nombre limité de soumissionnaires. Ces derniers sont préalablement déterminés par l’Université et reconnus capables de répondre au besoin.
Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l’évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L’objectif est d’accepter l’offre sans avoir à entamer des négociations.
4. Barème
Le terme « barème » fait référence aux ensembles de valeurs financières applicables au processus en cause. Tous les barèmes comportent un seuil inférieur et supérieur. Il est à noter que le seuil supérieur peut ne pas être défini. Toutes les valeurs financières applicables aux barèmes sont présentées dans l’Annexe 4 afin de simplifier les éventuelles mises à jour de la Politique.
5. Collusion
Entente secrète entre des soumissionnaires potentiels qui s’organisent pour entraver la concurrence, notamment par la fixation des prix ou de la production, par le partage des ventes ou des territoires et/ou par le truquage des offres.
6. Conflit d’intérêts
Situation où les intérêts professionnels, financiers, familiaux, politiques ou personnels peuvent interférer avec le jugement des personnes dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’organisme. Un conflit d’intérêts peut être perçu, potentiel ou réel.
7. Contrat
À moins qu’il ne soit spécifiquement nommé ou que le sens de l’article de la Politique soit incompatible avec l’esprit de la LCOP, le terme « contrat » a la même signification et englobe le contrat d’approvisionnement, le contrat de services, le contrat en matière de technologies de l’information et le contrat de travaux de construction. Il peut être constitué d’un contrat seul, d’une entente formelle consentie par les deux parties ou d’une soumission accompagnée de son bon de commande.
8. Contrat à commandes
Contrat de biens qui vise à fournir sur demande, au fur et à mesure des besoins de l’Université, des biens selon des prix ou une base de tarification préétablie et conformément à des modalités contractuelles définies pour une durée précisée.
9. Contrat à exécution sur demande
Contrat de services ou de travaux de construction qui vise à fournir sur demande, au fur et à mesure des besoins de l’Université, des services ou des travaux selon des prix ou une base de tarification préétablis et conformément à des modalités contractuelles définies pour une durée précisée.
10. Contrat de gré à gré
Le contrat de gré à gré est utilisé lorsqu’un seul fournisseur est capable de répondre aux besoins à la suite d’une analyse de marché préalablement réalisée ou dans des cas où la valeur totale du contrat correspond au barème du gré à gré, car les coûts d’un processus d’appel d’offres ne justifient pas l’économie potentielle pouvant en découler.
11. Contrats successivement conclus
Les contrats successivement conclus sont l’ensemble des contrats ou des ententes de nature contractuelle mis en place avec un même fournisseur au cours d’une période de 3 ans. Ils doivent également viser la même nature de biens, de services ou de travaux de construction.
12. Conseiller en approvisionnement
Employé de l’Université autorisé à préparer et à administrer des processus d’appel d’offres en vue d’adjuger les contrats. Il est également autorisé à négocier des contrats de gré à gré avec des fournisseurs selon les barèmes définis dans la Politique.
Il intègre, dans ses activités, les réflexes et décisions en lien avec le plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle (Annexe 11 et ses appendices) ainsi que la matrice des responsabilités du conseiller en approvisionnement et du demandeur dans le cadre des activités de gestion contractuelle (Annexe 4).
13. Corruption
Échange ou tentative d’échange où, directement ou indirectement, un avantage indu est offert, promis ou octroyé par un entrepreneur et/ou demandé, accepté ou reçu par un titulaire de charge publique, en retour d’un acte de la part du titulaire de la charge publique au bénéfice du corrupteur.
14. Demande de prix
La demande de prix vise à solliciter des soumissions auprès de fournisseurs potentiels lorsqu’il existe plus d’un fournisseur capable de répondre aux besoins de l’Université. Elle doit être utilisée lorsque la valeur du contrat correspond aux barèmes prévus et que les besoins sont bien définis.
En raison de son caractère abrégé, la demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui seront utilisées pour former le contrat. Il en va de même pour les règles d’adjudication ou de sélection de la soumission qui sera retenue aux fins de l’adjudication du contrat.
15.Demandeur
Employé, unité administrative ou entité liée à l’Université qui requiert un bien, un service ou des travaux de construction pour l’accomplissement de sa tâche et la réalisation d’une activité sous sa responsabilité.
16.Dirigeant de l’organisme selon la LCOP
Sont autorisés à exercer les pouvoirs du dirigeant de l’organisme, le Conseil d’administration, le Comité exécutif ou le vice-recteur à l’administration, en fonction des résultats de l’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle et de toutes autres modalités prévues dans la Politique ou dans l’Annexe 9 Délégation des fonctions du dirigeant d’organisme. Pour les contrats d’une valeur totale correspondant au barème de la demande de prix ou au barème du gré à gré, le vice-recteur à l’administration est autorisé à exercer les pouvoirs du dirigeant de l’organisme. Il appartient au Conseil d’administration de déterminer, lorsqu’il le juge opportun, lequel parmi le Comité exécutif, le vice-recteur à l’administration ou lui-même a la qualité de dirigeant de l’organisme en vertu de la LCOP.
17.Fournisseur
Le terme « fournisseur » désigne un fournisseur pour un contrat d’approvisionnement, un prestataire de services pour un contrat de services ou un entrepreneur pour un contrat de travaux de construction.
Il s’agit de la personne morale ou physique qui prend part à un contrat avec l’Université et qui entreprend d’exécuter des services ou des travaux, ou de fournir des biens conformément à un contrat. Le terme « adjudicataire » signifie la même chose que « fournisseur ».
18.Personne physique exploitant une entreprise individuelle
Une personne physique est considérée exploiter une entreprise individuelle si elle dispose entièrement du pouvoir de décider de son fonctionnement et si son activité réunit les conditions énoncées dans l’Annexe 6.
Dans le cas contraire, la personne doit être considérée comme une personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle.
19.Proche immédiat
Un proche immédiat est une personne habitant sous le même toit qu’un employé de l’Université ou disposant d’un lien familial de premier niveau (père, mère, beau-père, belle-mère, frère, soeur, enfant ou conjoint).
20. Responsable de l’application des règles contractuelles
Le responsable de l’application des règles contractuelles (le RARC) est défini par la LCOP et la Politique concernant les responsables de l’application des règles contractuelles. Ses fonctions, les documents et les renseignements à lui fournir, et ses modes d’intervention possibles sont définis dans l’Annexe 5 Lignes de conduite internes concernant la gestion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction de l’Université Laval.
21. Soumissionnaire
Le soumissionnaire est une personne morale ou physique qui dépose une soumission pour l’exécution d’un contrat. Le soumissionnaire est l’entité juridique identifiée dans la soumission et ne comprend pas (si différent du soumissionnaire) la société mère, les filiales ou autres affiliées du soumissionnaire, ni ses sous-traitants.
22. Valeur d’un contrat
La valeur d’un contrat est le montant total estimé de l’engagement financier généré par l’adjudication d’un contrat, y compris tous les frais associés notamment ceux de livraison, d’installation, de fonctionnement, d’entretien ou de formation, et ce, pour toute la durée du contrat, incluant les périodes de renouvellement, à l’exclusion des taxes.