2. Principes généraux

2.2    Regroupement d’achats

L’Université favorise, lorsque cela est dans son intérêt, le regroupement d’achats entre les membres de l’Université, les autres organismes publics et les personnes morales avec lesquels ces regroupements sont permis.

Lorsque l’Université participe à un regroupement d’achats, il devient obligatoire pour les membres de l’Université ayant des besoins à combler et qui sont couverts par ce regroupement d’achat de s’approvisionner auprès des fournisseurs ayant obtenu les contrats, et ce, pour la durée des contrats.

2.3    Achat de matériel usagé

De façon générale, l’Université acquiert des biens neufs accompagnés des garanties d’usage appropriées. Afin de valoriser le réemploi de biens, l’Université accepte l’acquisition de matériel usagé dans la mesure où il est de qualité et que cette opportunité d’affaires soit accompagnée de garanties suffisantes.

2.4    Dons, prêts d’équipement ou prestation de services sans frais

L’Université accepte les dons, les prêts d’équipement ou la prestation d’un service sans frais à condition que cette façon de faire ne l’oblige pas à conclure des contrats allant à l’encontre de la Politique ou à se placer en conflit ou en apparence de conflit d’intérêts.

2.5    Propriété des biens

À moins qu’il n’en soit prévu autrement par l’organisme subventionnaire ou le donateur, tous les biens acquis par l’Université sont la propriété de l’Université.

Chaque unité administrative est responsable de l’utilisation et de la conservation des biens acquis et mis à sa disposition par l’Université. L’unité administrative ne peut disposer des biens ainsi acquis que selon les modalités prévues dans la section 8 de la Politique.

2.6    Éthique, transparence et intégrité

Toute activité d’approvisionnement menée au nom de l’Université est faite en conformité avec le cadre administratif et juridique (section 1.2), la Politique et les autres politiques de l’Université.

Toute personne qui participe à une activité d’approvisionnement doit agir de bonne foi et notamment dénoncer toute pratique malhonnête ou irrégulière en affaires ou tout acte de collusion et de corruption. À ce titre, le membre du personnel de l’Université qui observe une situation irrégulière doit en informer le vice-recteur à l’administration ou le directeur du Service des finances. Dans la mesure du possible, il informe aussi son supérieur immédiat. 

Toute personne qui participe à une activité d’approvisionnement doit éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts. À ce titre, les membres du personnel de l’Université ont l’obligation de divulguer à leur supérieur hiérarchique qui doit par la suite informer le vice-recteur à l’administration ou le directeur du Service des finances de tout intérêt personnel, ou ce qui pourrait être raisonnablement considéré comme tel, susceptible d’influencer l’impartialité et l’objectivité de l’adjudication ou de la gestion du contrat qui en résulte. En conséquence, un membre du personnel de l’Université ne peut bénéficier directement ou indirectement d’un avantage personnel afférent à un contrat adjugé par l’Université à moins que les modalités prévues dans l’article 5.1.3 n’aient été appliquées. 

Toute personne qui participe à des activités de gestion contractuelle au nom de l’Université doit :

• prendre des décisions basées sur :
  • l’honnêteté et l’intégrité : maintenir un standard d’intégrité irréprochable dans toutes relations d’affaires et dénoncer toute pratique malhonnête;
  • le professionnalisme : contribuer au développement de normes rigoureuses de compétence professionnelle pour soi-même et ses subordonnés, lorsqu’applicable;
  • la gestion responsable : utiliser avec le maximum d’efficience les ressources disponibles, et ce, dans le meilleur intérêt de l’Université;
  • l’intérêt public : s’abstenir d’utiliser son autorité d’office pour son bénéfice personnel et rejeter et dénoncer toute pratique irrégulière;
  • la conformité aux lois : agir de manière à respecter le cadre administratif et juridique décrit dans la Politique et ne pas tenter d’influencer un employé de l’Université à enfreindre ce même cadre;
• garder bien en vue, dans toute transaction, les intérêts de l’Université;
• être réceptif aux conseils avisés de ses collègues, sans pour autant compromettre les responsabilités de sa fonction;
• acheter en évitant les préjugés et en s’efforçant d’obtenir la valeur maximale pour chaque dollar dépensé;
• se tenir à la fine pointe du progrès tant du point de vue de l’achat des matières que des procédés de fabrication, et établir des méthodes pratiques dans l’exercice de ses fonctions;
• éviter tout arrangement qui pourrait entraver la bonne marche d’une concurrence loyale;
• ne pas faire de discrimination ni de harcèlement envers toute personne avec laquelle il entretient des relations d’affaires;
• respecter les objectifs de l’Université envers la protection de l’environnement.

Nonobstant ce qui précède, en vue de préserver l’image et l’intégrité de l’Université et de ses membres, tout employé qui participe au cycle d’approvisionnement doit s’abstenir d’accepter un don, un cadeau d’usage, une faveur, une gratification ou un avantage d’un fournisseur ou d’une personne qui désire le devenir. S’il en reçoit un et qu’il n’a pu le refuser, il doit en informer son supérieur hiérarchique qui en informe par la suite le directeur du Service des finances qui déterminera s’il y lieu de le conserver ou non.

Également, l’employé de l’Université ne doit pas utiliser ce statut afin d’obtenir un don, un cadeau d’usage, une faveur, une gratification ou un avantage d’un fournisseur ou d’une personne qui désire le devenir dans le cadre de ses activités personnelles.

Ces fournisseurs doivent, de plus, s’abstenir de faire un don, un cadeau d’usage, une faveur ou une gratification et d’offrir tout avantage à un membre de la communauté universitaire qui participe au cycle d’approvisionnement ou à un de ses proches immédiats.

2.7    Promotion du français

Toutes les étapes du processus d’approvisionnement doivent se dérouler en français. Les documents d’appel d’offres et ceux qui accompagnent les biens, les services et les travaux de construction ainsi que les inscriptions sur ceux-ci ou leur contenant et leur emballage doivent être en français. De plus, lorsque l’emploi d’un bien nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français.

Malgré ce qui précède, il arrive dans certains contrats que des fournisseurs, des biens ou des services ne peuvent pas répondre aux exigences du précédent paragraphe, notamment en recherche et il est dans l’intérêt de l’Université de faire affaire avec ces fournisseurs ou acquérir ces biens ou services. Dans de tels cas, la seule autre langue admissible est l’anglais, à moins que le contrat vise un produit pédagogique dont le contenu de ce dernier doit être dans la langue d’enseignement.

Dans l’éventualité où il est nécessaire de publier les documents d’appel d’offres dans une autre langue que le français, une version française doit être publiée et cette version a préséance sur la version d’une autre langue. Une mention explicite à cet effet doit figurer dans les documents d’appel d’offres.