Responsabilités | Service des finances

Cette section présente les rôles et les responsabilités concernant les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats.

Conseil d’administration

Adopte la Politique, ses annexes et ses appendices
Reçoit les redditions de compte annuel du RARC et du plan annuel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Agit à titre de dirigeant d’organisme lorsque l’outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle le détermine ainsi

Reçoit les redditions de compte annuel du vice-recteur à l’administration concernant les contrats d’une valeur totale correspondant au barème d’appel d’offres sur invitation adjugés en vertu des paragraphes 4 et 13 de l’article 4.1.5
Reçoit les redditions de compte annuel du vice-recteur à l’administration concernant les contrats conclus avec un membre du personnel ou un proche immédiat d’un membre du personnel
Agit à titre de dirigeant d’organisme lorsque l’outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle le détermine ainsi

Rend compte annuellement au Comité exécutif des contrats d’une valeur totale correspondant au barème d’appel d’offres sur invitation adjugés en vertu des paragraphes 4 et 13 de l’article 4.1.5
Rend compte annuellement au Comité exécutif des contrats conclus avec un membre du personnel ou un proche immédiat d’un membre du personnel
Dépose annuellement au Conseil d’administration en vue d’être approuvé par ce dernier le plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Rend compte annuellement au Conseil d’administration du plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Reçoit les déclarations d’intérêt en provenance des personnes impliquées dans les processus d’approvisionnement de l’Université
Agit à titre de dirigeant d’organisme lorsque l’outil d’évaluation des risques en matière de gestion contractuelle le détermine ainsi ou dans les cas prévus à l’annexe 9
Autorise toutes modifications mineures ou de concordance à la Politique.

Veille à l’application des règles contractuelles prévues dans la LCOP, ses règlements, ses politiques et ses directives et de la Politique
Veille à la mise en place de mesures afin de voir à l’intégrité des processus en matière contractuelle
S’assure de la mise en place d’un plan annuel de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Rend compte au Conseil d’administration de sa veille et de ses obligations en vertu de la Politique
Conseille le dirigeant de l’organisme et lui formule des recommandations ou des avis sur l’application de la Politique.

Communique à toutes les personnes impliquées dans les processus d’approvisionnement les règles d’éthique, de transparence et d’intégrité et agit conformément à ces dernières
Reçoit les déclarations d’intérêt en provenance des personnes impliquées dans les processus d’approvisionnement de l’Université
Est informé lorsqu’un membre du personnel de l’Université reçoit un don, un cadeau d’usage, une faveur, une gratification ou un avantage d’un fournisseur ou d’une personne qui désire le devenir
Réalise les étapes du processus d’adjudication des contrats correspondants au barème de l’appel d’offres public et de l’appel d’offres sur invitation
Produit la reddition de comptes requise conformément au cadre administratif et juridique
Gère les problèmes de rendement non résolu avec les fournisseurs et les modifications aux contrats dont la valeur correspond au barème de l’appel d’offres public et de l’appel d’offres sur invitation.

Agit conformément aux règles d’éthique de transparence et d’intégrité dans tous ses processus d’approvisionnement
Intègre le plan de gestion des risques en matière de corruption et de collusion dans les processus de gestion contractuelle
Réalise les étapes du processus d’adjudication des contrats correspondants au barème de demande de prix et du gré à gré
Agit à titre d’expert technique dans le processus d’appel d’offres public et sur invitation notamment en rédigeant le devis, les critères d’évaluation qualitatifs, identifie les membres des comités de sélection, répond aux questions des soumissionnaires en cours d’appel d’offres et valide le contenu technique des soumissions
Informe le directeur du service des finances ou le RARC de toute situation vulnérable pouvant affecter l’atteinte des objectifs de l’organisation
Gère les contrats mis en place pour répondre à ses besoins
Modifie et exerce les options des contrats correspondant au barème de demande de prix et du gré à gré

Gère le processus de disposition d’un bien déclaré excédentaire et conseille les unités administratives à ce sujet