Chapitre 7: Achats
Ce chapitre a pour but de faire connaître les principales pratiques d’approvisionnement en vigueur à l’Université. Il est important d’y adhérer, puisque le financement des activités d’enseignement et de recherche de l’Université provient principalement de fonds publics et, en vertu de la Politique québécoise de financement des universités, ces dernières doivent se conformer aux Accords de libération des marchés publics.
Le Conseil d’administration de l’Université Laval a adopté en 1992, et a modifié à plusieurs reprises depuis, la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats à laquelle tous les membres de la communauté universitaire ont l’obligation de se conformer. Cette politique établit les principes et les modalités applicables aux achats de biens, aux services et aux travaux de construction ainsi qu’à la disposition de biens déclarés excédentaires. De plus, elle précise le partage des responsabilités en ces matières et les exceptions permises lors de situations particulières.
7.1 Responsabilités
L’unité administrative requérante doit:
- Définir ses besoins
- Préparer les devis techniques et les critères d’évaluation qualitatifs des biens, services ou travaux requis
- Effectuer, en collaboration avec le Service des finances, lorsque requis par la politique, les demandes de prix
- S’assurer de la disponibilité budgétaire
- Fournir les informations complètes et pertinentes aux acquisitions de matières contrôlées (produits radioactifs, matériel biologique, etc.)
- Suggérer, s’il y a lieu, des fournisseurs et de nouvelles sources d’approvisionnement
- Faire suivre au Service des finances les documents pertinents au traitement de la commande
- S’assurer que la marchandise reçue est conforme au besoin exprimé et qu’elle est reçue en bon état
- Dénoncer au Service des finances toutes difficultés rencontrées concernant les devis techniques, les clauses administratives, la conformité des produits ou les services reçus
Le Service des finances doit:
- Conseiller les usagers sur tous les aspects de la négociation et de l’acquisition des biens, des services et des travaux nécessaires au bon fonctionnement de l’Université
- Collaborer avec les unités à la préparation et à la rédaction des appels d’offres
- Administrer les processus d’appel d’offres public et sur invitation
- Négocier des ententes-cadres avec des fournisseurs pour les biens et services d’utilisation fréquente
- S’assurer de l’application des normes et de la législation en matière d’acquisition de biens, de services et de travaux
- Émettre les bons de commande
- Vérifier et approuver certaines transactions entre l’Université et ses fournisseurs
Nous vous invitons à consulter la Matrice des responsabilités du conseiller en approvisionnement et du demandeur dans le cadre des activités de gestion contractuelle de l’Université Laval pour obtenir plus d’information sur le partage des responsabilités entre l’unité administrative et le Service des finances.
En matière d’approvisionnement, le Service de la reprographie doit:
- Effectuer les réceptions de marchandise pour les unités administratives desservies par un service de réception sous sa responsabilité
- Expédier les retours de marchandise pour les unités administratives desservies par un service de réception sous sa responsabilité
En matière d’approvisionnement, le Service des immeubles doit:
- Disposer des biens déclarés excédentaires ou désuets par les unités administratives
7.2 Éthique
La plupart des décisions d’achat proviennent des professeurs et des professeures ou du personnel de facultés, de centres de recherche, de départements ou de services. La direction de l’Université s’attend à ce que tout membre du personnel ayant des responsabilités d’achat exerce celles-ci dans l’intérêt supérieur de l’Université et conformément aux notions d’éthique normalement applicables pour les marchés publics.
La Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats décrit les règles d’éthique, de transparence et d’intégrité applicables aux activités d’approvisionnement de l’Université Laval. Dans ce contexte, tout membre de la communauté universitaire qui exerce des responsabilités d’achat doit prendre connaissance de ces règles et s’y conformer. Il se doit d’agir avec transparence et de traiter les fournisseurs avec honnêteté et respect.
7.3 Processus d’approvisionnement
La collecte de l’information auprès des fournisseurs peut prendre plusieurs formes, allant d’un processus plutôt informel pour des biens, services ou travaux de faible valeur jusqu’à un processus dont le cadre est strict et rigide. Le processus choisi variera selon l’importance financière de l’achat, de la compétitivité du secteur dans lequel se fait l’acquisition ainsi que des conditions particulières pouvant être imposées par les organismes qui procurent le financement. La Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats établit des balises claires permettant de choisir le processus d’approvisionnement applicable aux différents types de besoins de l’Université. Les processus ci-dessous sont ceux utilisés par l’Université pour mener à l’octroi d’un contrat.
Le contrat gré à gré est utilisé lorsqu’un seul fournisseur est capable de répondre aux besoins à la suite d’une analyse de marché préalablement réalisée ou dans le cas de contrats de faible valeur, car les coûts d’un processus d’appel d’offres ne justifient pas l’économie potentielle pouvant en découler.
La demande de prix est le processus d’appel à la concurrence le plus simple et le plus informel. La demande de prix a pour but de solliciter des soumissions auprès de fournisseurs potentiels lorsqu’il existe plus d’un fournisseur apte à répondre aux besoins de l’Université. Elle doit être utilisée lorsque les besoins sont bien définis. En raison de son caractère abrégé, la demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui seront utilisées pour former le contrat. Il en va de même pour les règles d’adjudication ou de sélection de la soumission qui sera retenue aux fins de l’adjudication du contrat.
La demande de prix doit être utilisée pour les achats de faible valeur. Elle se fait souvent par téléphone ou par courriel et la réponse suit le même chemin, si bien que la réponse peut ou non parvenir par écrit. L’importance de l’achat fera que l’on exigera ou non une confirmation écrite de la proposition. Lorsque la proposition se fait verbalement, il est recommandé de conserver la date, le nom de la personne et les détails de la proposition. Il faut mentionner ces informations sur la demande d’achat. Le fournisseur sera par le fait même avisé des conditions consenties et l’information pourra être vérifiée lors du paiement de la facture.
En plus du prix, il est suggéré de vérifier le délai de livraison, les frais de manutention et de livraison ainsi que toutes les autres conditions pertinentes à l’acquisition du bien donné. Le fait de confirmer le prix de tous les frais afférents à l’acquisition avant de procéder à l’acquisition constitue une pratique qui limite au minimum les dépassements de coûts et les frais supplémentaires non prévus, et qui assure un bon suivi budgétaire.
L’appel d’offres est le plus formel des modes de sélection d’un bien ou d’un service et de son fournisseur. Il est utilisé lors d’un projet d’acquisition dont la valeur est élevée. Tous les aspects du besoin sont bien définis, de façon à permettre l’évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L’objectif est d’accepter l’offre sans avoir à entamer des négociations.
Lorsque les documents d’appel d’offres sont acheminés à des fournisseurs sélectionnés, on parle alors d’appels d’offres sur invitation. L’appel d’offres est habituellement acheminé à au moins trois (3) fournisseurs préalablement déterminés par l’Université et reconnus capables de répondre au besoin présenté. Seuls les soumissionnaires invités peuvent déposer une soumission.
Lorsque les documents d’appel d’offres sont publiés sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) et qu’ils d’adressent à un nombre illimité de fournisseurs établis dans la région délimitée par l’Université et identifiée dans les documents d’appel d’offres, on parle alors d’appel d’offres public régionalisé.
Lorsque les documents d’appel d’offres sont publiés sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) et qu’ils d’adressent à un nombre illimité de fournisseurs, on parle alors d’appel d’offres public.
7.4 Ententes institutionnelles
Pour des biens et des services d’utilisation courante, des ententes institutionnelles d’approvisionnement ont été négociées par le Service des finances avec différents fournisseurs. L’utilisation de ces ententes garantit un bénéfice/coût supérieur et un service après-vente de qualité. De plus, elle contribue à réduire les frais administratifs liés à la recherche de fournisseurs.
7.5 Sélection du mode d’acquisition et de paiement approprié
De façon générale, toute demande d’acquisition doit être acheminée au Service des finances en utilisant la demande d’achat. La demande d’achat est un formulaire de saisie électronique du système de gestion financière PeopleSoft. L’information recueillie sur ce formulaire est utilisée pour la négociation des conditions de l’acquisition et pour l’émission d’un bon de commande qui est acheminé au fournisseur. C’est le mode d’acquisition qui doit être privilégié.
L’utilisation de la demande d’achat/bon de commande permet de normaliser les échanges entre l’Université et ses fournisseurs. À la fin du processus, le numéro du bon de commande permettra d’accéder à l’ensemble des documents (factures, paiement, réception de marchandises, documents de douanes et de transport, etc.) pour une transaction donnée.
Il est important de comprendre que l’information saisie sur la demande d’achat est celle qui sera acheminée au fournisseur par l’intermédiaire du bon de commande à moins d’une intervention de l’acheteur. Le bon de commande est un contrat d’affaires reconnu entre deux organisations spécifiant les détails liés à une transaction. Son contenu se doit d’être exact et précis. Des inexactitudes dans l’information entraînent toujours des pertes de temps subséquentes pour le traitement de la commande. Plusieurs fournisseurs refusent de donner suite à des bons de commande incomplets ou inexacts.
La demande d’achat transmise au Service des finances doit minimalement comporter l’information suivante:
- La description complète des biens ou des services requis notamment pour les biens, les numéros de référence du fournisseur et les prix exacts
- Le fournisseur suggéré
- Toutes les conditions particulières relatives à l’acquisition
- Le nom du demandeur
- La référence de négociation (soumission), si applicable
- La catégorie de produits et la combinaison comptable valide
- L’information requise pour les produits contrôlés, les numéros de permis et le nom des détenteurs, s’il y a lieu
Les fonds de la petite caisse peuvent être utilisés pour le règlement de toutes dépenses conformes aux normes de l’Université, à l’exception des frais de voyage, de réception, de représentation et de tout bien ou service associé à une entente institutionnelle. La dépense doit être obligatoirement inférieure à 200 $ (taxes incluses). Tout paiement traité par la petite caisse est accompagné d'une pièce justificative dûment signée par la personne qui en demande le remboursement.
Les fonds de la petite caisse sont réservés aux fins de l’unité administrative. Aucun prêt personnel ne doit être consenti à même la petite caisse.
Le détenteur ou la détentrice d’une petite caisse est responsable de la somme qui lui est confiée. Pour en renouveler les fonds, il s’agit de remplir le formulaire «Remboursement de petite caisse» et y joindre les pièces justificatives. Ce formulaire est ensuite approuvé électroniquement et une personne du Service des finances communiquera avec vous pour planifier un rendez-vous afin de vous rembourser en espèces.
Le formulaire de petite caisse doit contenir les renseignements suivants:
- Pour chacune des pièces justificatives, la combinaison comptable valide affectée par la dépense, la nature et le montant correspondant
- Le montant total du remboursement demandé
Lorsqu’il y a un changement concernant la personne titulaire de la petite caisse, l’unité administrative doit acheminer une lettre ou un courriel à la personne responsable des petites caisses pour l’informer de ce changement. Cette lettre doit mentionner le numéro de la petite caisse, le nom de l’ancien ou de l’ancienne titulaire et celui du nouveau ou de la nouvelle.
De façon générale, on ne doit pas utiliser ses fonds personnels pour l’acquisition de biens et services, et se faire rembourser par la suite. Le formulaire «Demande de paiement» doit être rempli dans les situations présentées via le lien suivant:
Le programme de carte d’achats (carte de crédit) est offert aux unités administratives de l’Université Laval qui ont la responsabilité de faire des acquisitions de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’Université. Cette carte vous permet de procéder immédiatement à l’achat de vos biens et services en personne, par téléphone, par courriel ou par Internet.
Les dépenses de repas, de représentation, de réception, de voyage et d’inscription à des activités sont traitées en conformité avec le chapitre 8 «Frais de voyage, frais de réception et de représentation». Elles sont donc remboursées à l’individu à l’aide d’un rapport de dépenses de voyage. Voir Dépenses de voyage et frais de réception.
Cependant, certaines dépenses régies par ce chapitre payables directement au fournisseur sont acceptées par demande d’achat ou par carte de crédit, si les règles en vigueur et la Directive concernant l’utilisation des cartes d’achats de l’Université Laval le permettent:
- Frais de voyage (hôtel, avion, etc.) pour des invités ou pour un groupe d’employés ou d’étudiants
- Frais de réception (dépôt, achat d’alcool et de nourriture) pour des événements spéciaux d’envergure (ex: congrès, colloque, etc.)
- Services de traiteur
7.6 Réception, vérification et retour de marchandise
Dans les endroits où le service est disponible, la réception de marchandise est assurée par le Service de la reprographie. Ailleurs, notamment à l’extérieur du campus, la réception est sous la responsabilité du demandeur ou de la demandeuse.
Il est de la responsabilité du demandeur ou de la demandeuse de s’assurer que la marchandise reçue est conforme au besoin exprimé et qu’elle est en bon état. Toute défectuosité ou tout problème nécessitant un arrêt de paiement de la facture devrait être signalé dans les meilleurs délais au Service des finances.
Aucune marchandise ne doit être retournée avant réception au préalable de l’autorisation du fournisseur.
Le retour de marchandise doit être accompagné des informations suivantes:
- Description de la marchandise retournée
- Raison du retour
- Conditions d’échange ou de remboursement
- Numéro d’autorisation du retour ou nom de la personne-ressource chez le fournisseur
- Conditions de transport
L’unité administrative requérante en collaboration avec le Service de la reprographie (lorsqu’applicable) est responsable de l’emballage et de l’expédition de la marchandise retournée.