Chapitre 2: Gestion financière des fonds de fonctionnement | Règles financières

2.1 But et responsabilités

Ce chapitre décrit les règles qui s’appliquent lors de la préparation et du suivi des budgets du fonds de fonctionnement.

De façon générale, conformément à la mission et aux fonctions qui leur sont dévolues, les intervenants et intervenantes se partagent les responsabilités de la façon suivante:

2.1.1 Le Comité exécutif

Voit à l’établissement des prévisions budgétaires et du budget
Voit à la préparation des états financiers
Surveille et contrôle l’exécution du budget
Établit les modalités de report de solde en fin d’exercice et en fait la recommandation au Conseil d’administration
Peut établir à même la réserve du Comité exécutif une ou plusieurs réserves et en confier la gestion à un administrateur ou une administratrice
Autorise les déficits supérieurs à 10 % du budget (excluant les masses salariales régulières et les avantages sociaux) ou supérieurs à 100 000 $
Attribue les crédits d’une réserve pour répondre à une situation ou à un besoin non prévu au budget initial pour des montants supérieurs à 50 000 $

2.1.2 Le vice-recteur exécutif

Attribue des crédits de la réserve pour développement et performance
Attribue les crédits d’une réserve pour répondre à une situation ou à un besoin non prévu au budget initial pour des montants inférieurs à 50 000 $

2.1.3 Le vice-recteur à la recherche, à la création et à l’innovation

Attribue des crédits du budget de développement de la recherche
Attribue les crédits des réserves de développement stratégique de la recherche

2.1.4 Le vice-recteur à l’administration

Fournit un appui financier à la planification stratégique et à l’internationalisation
Appuie le Fonds de soutien à la recherche
Peut accorder des avances de 100 000 $ et plus sur la base d’une prévision de revenus supplémentaires de l’unité, non-inscrits au budget
Autorise le déficit s’il correspond à moins de 10 % du budget (excluant les masses salariales régulières et les avantages sociaux) d’une unité jusqu’à concurrence de 100 000 $
Attribue les crédits d’une réserve pour répondre à une situation ou à un besoin non prévu au budget initial pour des montants inférieurs à 50 000 $

2.1.5 Le Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines

Attribue les crédits des réserves pour diverses compensations, pour les libérations syndicales, pour les congés de maladie, de maternité et de perfectionnement des groupes d’emplois concernés
Attribue les crédits des réserves pour le perfectionnement et le développement de toute catégorie de personnel, les primes à l’embauche et à la rétention, les suppléments administratifs et les dégagements d’enseignement

2.1.6 Le Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes

Attribue les crédits des réserves pour les divers programmes de soutien aux étudiants et étudiantes, pour le programme d’appui au développement et à l’innovation pédagogique, pour le développement de l’enseignement à distance et à la formation continue

2.1.7 Le Service des finances

Attribue des crédits d’une réserve ou de montants non répartis pour le paiement de dépenses faites en application d’une norme
Peut accorder des avances de moins de 100 000 $ sur la base d’une prévision de revenus supplémentaires de l’unité, non-inscrits au budget
Peut accorder des transferts budgétaires entre les fonds de fonctionnement et d’investissement de moins de 10 000 $

2.2 Structure administrative

2.2.1 Fonctions

À l’intérieur du fonds de fonctionnement, les activités de l’Université sont regroupées en plusieurs fonctions.

La fonction Enseignement régulier et recherche libre regroupe les ressources affectées à l’ensemble des activités et des tâches liées à la transmission des connaissances, dans tous les domaines du savoir, aux étudiantes et aux étudiants inscrits à des cours ou admis à des programmes qui, conformément aux décisions de l’Université, font partie de l’un ou l’autre des trois cycles d’études. Ces cours et ces programmes conduisent à l’obtention de grades ou de diplômes certifiés par l’Université.

Les fonctions Soutien à l’enseignement et à la recherche et soutien institutionnel regroupent toutes les ressources affectées au support des unités d’enseignement afin de les appuyer dans la poursuite de leur mission d’enseignement et de recherche ainsi que le soutien institutionnel. Ces fonctions comprennent les activités et les tâches qui concernent principalement la mise sur pied et le fonctionnement des services visant à répondre aux besoins de l’enseignement, de la recherche ou de l’administration.

La fonction Recherche regroupe les ressources affectées à l’ensemble des travaux et des tâches devant contribuer à l’approfondissement et à l’accroissement des connaissances. On peut considérer qu’il existe trois types de recherche : la recherche fondamentale, la recherche-développement et la recherche-création. Les activités connexes et complémentaires, telles que la diffusion des résultats et la mise au point de techniques ou de produits nouveaux, sont également incluses dans cette fonction.

La fonction Services à la collectivité regroupe les ressources servant à la tenue d’activités d’enseignement pour lesquelles aucun crédit n’est attribué telles que les cours d’éducation populaire, les conférences, le recyclage et le perfectionnement sur mesure ainsi que les cours en commandite. Elle regroupe également des ressources relatives à l’utilisation des expertises (consultations professionnelles) faites par des membres de l’Université et à leur participation à des projets communs avec l’extérieur (par exemple, la coopération internationale). Chaque unité administrative peut offrir des ressources pour des services à la collectivité. Ces activités doivent s’autofinancer.

La fonction Services et aide aux étudiant(e)s regroupe toutes les unités qui offrent des services à la communauté étudiante. Ces unités doivent s’autofinancer.

La fonction Entreprises auxiliaires regroupe des unités qui doivent s’autofinancer. L’Université Laval a adopté une politique budgétaire avec des objectifs de rentabilité pour le fonctionnement des entreprises auxiliaires.

2.2.2 Unités

La fonction Enseignement régulier et recherche libre est structurée en unités académiques représentant des domaines d’études que l’on appelle Facultés. L’Université Laval en compte 16, soit :

Faculté de médecine
Faculté de médecine dentaire
Faculté de droit
Faculté des sciences sociales
Faculté de musique
Faculté des sciences de l’éducation
Faculté des sciences et de génie
Faculté de foresterie, de géographie et de géomatique
Faculté de théologie et de sciences religieuses
Faculté des lettres et des sciences humaines
Faculté de philosophie
Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation
Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design
Faculté des sciences de l’administration
Faculté de pharmacie
Faculté des sciences infirmières

Afin d’assurer l’ensemble des activités et des tâches liées à l’enseignement, nous trouvons également trois unités additionnelles, qui sont :

Service de soutien à l’enseignement
Service du développement professionnel – Formation continue
Faculté des études supérieures et postdoctorales

La fonction Soutien à l’enseignement et à la recherche et soutien institutionnel est structurée en unités administratives représentant des secteurs d’activités :

Bibliothèque
Bureau de la qualité des programmes
Bureau de planification et d’études institutionnelles
Bureau des évènements Campus
Bureau du registraire
Bureau du secrétaire général
Bureau International
Direction des affaires internationales et de la Francophonie
Direction des communications
Direction des technologies de l’information
Service de sécurité et de prévention
Service des finances
Service des immeubles
Services WEB et recrutement étudiant
Rectorat et Vice-rectorat exécutif
Vice-rectorat aux ressources humaines
Vice-rectorats (incluant VREAE, VRAIDD, VRRCI, VRIT et VRRHF)

La fonction Services et aide aux étudiantes et aux étudiants regroupe les unités suivantes:

Direction des services aux étudiants
- Bureau des bourses et de l’aide financière
- Bureau de la vie étudiante
- Centre d’aide aux étudiants
Service du développement professionnel – Employabilité
Service des activités sportives

La fonction Entreprises auxiliaires regroupe les unités suivantes:

Aménagement forestier
Service de reprographie
Service des résidences
Service du stationnement

2.3 Revenus

Les revenus du fonds de fonctionnement sont constitués de la subvention du MES, des droits de scolarité et autres frais, des services à la collectivité, des services rendus à l’extérieur, des services et de l’aide aux étudiantes et aux étudiants, des entreprises auxiliaires et des autres subventions et revenus. Ces différentes sources de revenus, à lesquelles peut s’ajouter un appui à des projets, représentent la capacité totale de dépenser de l’institution.

2.3.1 Subvention du ministère de l’Enseignement supérieur (MES)

Le MES alloue une subvention aux universités pour leurs dépenses de fonctionnement selon un mode d’allocation reposant sur la Politique québécoise de financement des universités. La subvention du MES se compose d’une subvention générale et de subventions spécifiques.

Subvention générale

La subvention générale a pour objectif de permettre aux universités d’assumer les coûts associés à l’enseignement, au soutien à l’enseignement et à la recherche, et à l’entretien des terrains et des bâtiments. Elle est réduite des revenus sujets à récupération.

Les sommes reçues pour la fonction enseignement et de recherche permettent, notamment, de couvrir les dépenses associées à la rémunération des professeures-chercheuses et des professeurs-chercheurs, et des chargées et des chargés de cours. Cette portion de la subvention est allouée selon des normes en lien avec l’effectif étudiant en équivalence au temps plein (EETP). Cette unité de mesure correspond aux inscriptions aux cours crédités. Un EETP équivaut à 30 crédits. Cette unité de mesure est par la suite pondérée selon le cycle et le programme d’études en respectant une grille de pondération. Les sommes reçues pour cette fonction sont attribuées selon l’unité de mesure des EETP pondérés.

Les sommes reçues pour la fonction de soutien à l’enseignement et à la recherche permettent, notamment, de couvrir les dépenses associées de la bibliothèque, de l’informatique, de l’audiovisuel ainsi que de l’administration générale. L’unité de mesure utilisée est l’EETP brut.

Les sommes reçues pour la fonction terrains et bâtiments servent à couvrir notamment, les coûts associés à l’entretien ménager et à la gestion des produits dangereux, à l’entretien courant et aux réparations mineures, à la sécurité et à la prévention d’incendies, aux assurances sur les biens, au renouvellement du parc immobilier, aux coûts énergétiques et à la coordination de ces activités.

Par ailleurs, la subvention générale inclut un ajustement négatif afin de retourner au MES les revenus perçus par les universités pour les montants forfaitaires facturés aux étudiantes et aux étudiants internationaux règlementés et canadiens non-résidents du Québec, et d’un montant servant à compenser le coût supplémentaire du Programme d’aide financière aux études découlant de la majoration des droits de scolarité réguliers. Cette réduction est de l’ordre de 5 % annuellement.

Subventions spécifiques

Les subventions spécifiques ciblent des objectifs précis, tels l’appui au recrutement d’étudiantes et d’étudiants internationaux, le financement des programmes de médecine en région, l’encadrement clinique des stagiaires infirmières praticiennes spécialisées et des infirmiers praticiens spécialisés, le soutien à la discipline génie, les droits de reproduction et autres.

2.3.2 Droits de scolarité

Les revenus de droits de scolarité sont constitués des droits de scolarité de base de toutes les étudiantes et de tous les étudiants, des montants forfaitaires des étudiantes et des étudiants canadiens qui ne sont pas résidentes ou résidents du Québec, des montants forfaitaires des étudiantes et des étudiants internationaux règlementés et déréglementés et des frais institutionnels obligatoires.

La Politique relative aux droits de scolarité du MES détermine les droits de scolarité de base des étudiantes et des étudiants québécois. Le gouvernement, sur la recommandation du ministre, fixe annuellement le montant maximal par crédit étudiant que les établissements universitaires peuvent percevoir des étudiantes et des étudiants qui s’inscrivent à des activités d’enseignement.

Pour trois catégories étudiantes (les étudiantes et étudiants canadiens et résidents permanents qui ne sont pas résidentes ou résidents du Québec, les étudiantes et étudiants français et belges francophones, ainsi que pour les étudiantes et étudiants internationaux réglementés), le gouvernement détermine également, en sus de la tarification québécoise, le montant forfaitaire facturé à ceux et à celles qui ne bénéficient pas des mesures d’exemption prévues dans la Politique relative aux droits de scolarité exigés des étudiantes et des étudiants internationaux par les universités du Québec.

Frais institutionnels obligatoires

Les frais institutionnels obligatoires (FIO) sont composés d’un ensemble de frais obligatoires imposés par les universités à leurs étudiantes et à leurs étudiants, à l’exclusion des droits de scolarité. Ils englobent notamment les frais généraux (admission, inscription, examen, stage, etc.), les frais technologiques, les frais de service aux étudiantes et aux étudiants, les contributions à la vie étudiante, les frais de droits d’auteur, les frais de rédaction de thèses, les primes relatives à certaines assurances obligatoires, les frais liés aux services des sports et des loisirs et divers autres frais (relevés de notes, délivrance de diplômes, laboratoires, uniformes, frais de révision de notes, etc.). Les frais sont considérés comme obligatoires lorsqu’ils sont imposés et facturés directement à l’étudiante ou à l’étudiant par l’Université ou une de ses composantes (faculté, département, unité d’enseignement) et qu’ils touchent toutes les étudiantes et tous les étudiants d’un groupe défini sans qu’il y ait possibilité de s’y soustraire.

Tout changement à la nature ou au montant des FIO qui étaient en vigueur en 2007-2008 qui aurait pour effet d’augmenter la facture d’une étudiante ou d’un étudiant doit faire l’objet d’une entente entre l’établissement et l’association étudiante reconnue concernée.

2.3.3 Services à la collectivité

Les revenus des services à la collectivité comprennent entre autres les revenus facturés pour divers types d’expertise des membres d’une université, dont les consultations professionnelles ou de participation à des projets communs avec l’extérieur. Les revenus pour l’enseignement non crédité regroupent les revenus facturés pour la tenue d’activités d’enseignement pour lesquelles aucun crédit n’est attribué tels les cours d’éducation populaire, les conférences, le recyclage, le perfectionnement sur mesure ainsi que les cours en commandite.

2.2.4 Services rendus à l’extérieur

Les revenus des services rendus à l’extérieur se composent notamment de revenus externes facturés par les facultés et les services à titre de ventes de produits ou de services, des frais indirects de la recherche pour les contrats et les subventions, de brevets et redevances et de différents revenus de nature institutionnelle dont les loyers qui sont facturés à des entités externes à l’Université Laval.

2.3.5 Services et aide aux étudiantes et aux étudiants

Les revenus des services et aides aux étudiantes et aux étudiants se composent des revenus générés par les activités respectives de la Direction des services aux étudiants, le Service du développement professionnel et du Service des activités sportives. Il est à noter que ces services sont aussi financés en grande partie par une portion de la subvention du MES et des frais afférents, chargés aux étudiantes et aux étudiants

2.3.6 Entreprises auxiliaires

Les revenus des entreprises auxiliaires regroupent les revenus générés par les activités respectives de l’Aménagement forestier, du Service des résidences, du Service de reprographie et du Service du stationnement.

2.3.7 Autres subventions et revenus

Les revenus des autres subventions et revenus sont constitués principalement des revenus de placement, des revenus de dons de la Fondation de l’Université Laval et d’autres donateurs, d’autres revenus ainsi que des revenus de la subvention fédérale pour les frais indirects de recherche nette des sommes à remettre aux centres hospitaliers.

2.4 Dépenses

La capacité de dépenser de l’institution est répartie en fonction du cadre de gestion financière entre les activités d’enseignement et de recherche, le soutien à l'enseignement et à la recherche, le soutien à la recherche, les services à la collectivité, les services aux étudiants, les entreprises auxiliaires ainsi que les contributions additionnelles aux régimes de retraite.

2.4.1 Cadre de gestion financière

Le cadre de gestion financière repose sur des principes d’équité, d’efficience, de transparence, d’imputabilité et de prévisibilité. La répartition budgétaire entre les facultés et les services repose sur des paramètres dont le principal est celui des revenus générés.

2.4.2 Mode d'allocation budgétaire

Le mode d’allocation budgétaire qui s’inscrit dans le cadre de gestion financière, vise à assurer l’adéquation entre le budget alloué et les revenus générés. Cette approche permet d’obtenir une vue d’ensemble de la provenance des revenus par rapport à leur utilisation. Elle exige aussi de faire des choix et de les présenter avec transparence. Elle offre également une plus grande autonomie aux gestionnaires, mais leur demande en retour une responsabilité face aux grandes orientations institutionnelles.

Les revenus générés déterminent la capacité de dépenser qui se répartit en quatre catégories soient : le budget de base, les enveloppes ciblées, les réserves à répartir en cours d’année et les enveloppes à caractère institutionnel.

Budget de base

Le budget de base des unités sert à couvrir les dépenses salariales et les avantages sociaux de l’ensemble des ressources humaines liées aux activités académiques et administratives ainsi que des dépenses autres que salariales, et ce, pour assurer leur mission respective.

Méthode de répartition de l’enveloppe disponible pour le budget de base :

Pour les facultés :
- au prorata des revenus générés
- lors de l’application initiale du mode d’allocation budgétaire, un mécanisme d’atténuation a été instauré, car des fluctuations importantes de budget auraient été créées si on avait appliqué intégralement la formule de base aux facultés.
Pour les services, les autres entités d’enseignement et les unités de la recherche : des travaux sont en cours afin de définir une méthode de répartition. Présentement, la répartition est basée sur l’historique, plus spécifiquement sur le budget 2019-2020 ajusté.

Pour les fins de détermination du budget des services autofinancés, le principe de base est différent. Il ne s’agit pas d’une répartition entre les services, puisque chacun génère ses propres revenus externes. Le budget alloué à un service autofinancé correspond aux revenus générés moins le surplus demandé par la direction de l’Université.

Enveloppes ciblées

Les enveloppes ciblées font référence à des budgets pour lesquels un suivi particulier est requis ou qui sont générés par une source de revenus spécifique par exemple :

Revenus externes facturés par les unités;
Bourses de réussite de la Faculté des études supérieures et postdoctorales;
Postes de développement stratégiques et programme spécial d’embauche;
Volumes et périodiques;
Énergie;
Enveloppes spécifiques (subvention spéciale dédiée ou nominative, décision, etc.).

2.4.3 Enveloppes ciblées

2.4.3.1 Revenus externes

Il s’agit des revenus facturés à l’externe directement par les différentes unités. Ils sont constitués des revenus des services rendus à l’extérieur et des autres subventions et revenus propres à chaque unité.

2.4.3.2 Bourses de réussite de la FESP

Nous trouvons sous ce titre les montants disponibles pour appuyer la réussite des personnes inscrites à la maîtrise et au doctorat. Cet appui se manifeste sous forme de bourse. L’enveloppe est répartie par faculté selon le nombre d’étudiants et d’étudiantes inscrits à temps complet au cours de l’année civile précédente et dont la session n’excède pas la 6^e (maîtrise) ou la 12^e (doctorat) en cheminement dans le programme.

Une faculté peut bonifier cette enveloppe à partir d’une autre, telles les enveloppes des ressources matérielles ou celles des autres membres du personnel enseignant, mais l’inverse n’est pas permis.

2.4.3.3 Postes de développement stratégique 2018-2019

Dans le cadre de la planification stratégique de l’Université Laval, les facultés ont été appelées à présenter des candidatures pour des postes de professeurs qui leur ont permis de faciliter l’arrimage de leur faculté à la concrétisation du plan stratégique de l’Université.

Les motifs de recrutement devaient s’intégrer dans des plans innovants de développement de programmes de formation et de la capacité de recherche. Si ces motifs étaient rencontrés, l’Université offrait un financement sur 3 ou 5 ans à partir de la date de dotation qui devait être avant le 30 septembre 2018 ou avant le 31 janvier 2019.

2.4.3.4 Programme spécial d’embauche 2019-2020

En vue du respect du plancher d’emploi au 3 février 2020, selon entente avec le SPUL, l’Université a mis en place un programme de financement permettant la dotation de nouveaux postes de professeures et professeurs de carrière en conformité avec les plans de déploiement des unités et du processus d’embauche prévu à la convention collective.

Le processus d’embauche et l’entrée en fonction de la nouvelle professeure ou du nouveau professeur devaient être effectifs avant le 31 janvier 2020.

2.4.3.5 Supplément pour le personnel de direction

Un budget est accordé aux facultés dont un membre du personnel enseignant régulier occupe une fonction administrative institutionnelle (recteur, vice-recteur, secrétaire général, doyen et vice-doyen FESP, président de commission, membre nommé au CE).

2.4.3.6 Primes individuelles excédentaires

En vertu de la convention collective du SPUL, pour chaque prime individuelle ou prime de chaire ou d’équivalent de chaire, versée l’année précédente à un professeur en sus du plafond de 30 % du salaire de base, une somme égale à 50 % de cet excédent est versée dans un fonds de bourse de l’Université Laval.

2.4.3.7 Enveloppes spécifiques

Il s’agit de subventions spéciales dédiées ou nominatives résultant de décisions prises par la direction.

2.4.4 Autres enveloppes

2.4.4.1 Fonds de soutien

L’Université Laval met un fonds de soutien à la disposition des unités, des professeurs et des chargés de cours pour le financement de projets et le développement professionnel.

2.4.4.2 Budget de développement de la recherche

L’Université Laval met à la disposition du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) une enveloppe au fonds de fonctionnement afin de soutenir le développement de la recherche.

Gestion de l'enveloppe

Le budget annuel est attribué le 1er mai de chaque année.
En cours d’année, le VRRCI peut autoriser de nouveaux versements budgétaires.
En fin d’année, les soldes non dépensés sont reportés à l’année suivante sous approbation du VRRCI.

Responsabilités

Le VRRCI est gestionnaire de cette enveloppe. Il est de sa responsabilité d’attribuer les fonds aux équipes de recherche.
Le Service des finances effectue les différentes transactions budgétaires.

2.4.4.3 Projets de soutien à la recherche

Les projets de soutien à la recherche sont des projets ouverts au fonds de fonctionnement à la suite d’une décision facultaire de contribuer dans un domaine de recherche selon sa capacité financière.

Pour les projets en appariement avec le fonds avec restriction, la faculté s’engage à rencontrer les obligations demandées par l’organisme.

2.4.4.4 Enseignement non crédité

Une activité en UEC est une activité de formation continue mesurée en unités d’éducation continue (UEC), destinée au perfectionnement professionnel ou au développement personnel de la personne participante, et comportant une attestation de participation ainsi que, dans certains cas, une évaluation des apprentissages.

La gestion des études pour les activités en UEC est sous la responsabilité du Service du développement professionnel (SDP).

2.4.4.5 Services à la collectivité – projets SC

Consulter Chapitre 4 - article 4.16.1

2.4.4.6 Retombées des frais indirects – projets FA

Consulter Chapitre 4 - article 4.20.2

2.5 Réserves et montants non répartis

Lors de l’élaboration du budget, des enveloppes sont prévues pour faire face aux événements inattendus, tel le Fonds pour éventualités du Comité exécutif, ou bien pour être réparties selon des informations non encore connues au 1^er mai, tel que le versement des compensations pour absence du personnel enseignant et administratif.

2.5.1 Compensations

a) Personnel enseignant régulier

Les unités reçoivent une compensation à la suite d’une libération syndicale ou en raison de l’indisponibilité du personnel enseignant (incluant les administrateurs hors unité). Un budget est également versé pour un poste attribué, mais non occupé (poste vacant).

b) Personnel enseignant et de recherche temporaire

Selon certains critères, le VREDIRH peut verser une compensation ou apporter une correction au contrat lors d’une libération syndicale ou d’un congé de courte durée pour les membres du personnel enseignant et de recherche temporaire.

c) Personnel administratif

Les unités reçoivent une compensation pour l’absence de courte durée du personnel administratif régulier et temporaire du fonds de fonctionnement et sous octroi.

2.6 Reddition de comptes liée à l’utilisation des ressources

Suivi et contrôle budgétaires

Au cours de l’exercice budgétaire, le suivi et le contrôle budgétaires sont sous la responsabilité de chaque unité administrative, qui procède aux ajustements budgétaires requis en fonction de sa situation financière.

Conformément aux règles budgétaires, entérinées par le Conseil d’administration de l’Université Laval, tout déficit est soumis à l’autorisation du vice-recteur à l’administration, s’il correspond à moins de 10 % du budget de l’unité (excluant les masses salariales régulières et les avantages sociaux) jusqu’à concurrence de 100 k $, et à l’autorisation du Comité exécutif, s’il est supérieur à ces limites.

Si le déficit est ponctuel, un état de la situation devra être préparé par l’unité en collaboration avec le Service des finances et déposé par le vice-recteur à l’administration pour approbation au Comité exécutif.

Si le déficit est structurel, un plan de redressement couvrant, selon le cas, une période de 3 à 5 ans est élaboré par l’unité en collaboration avec le Service des finances, le Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines et le Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes, et soumis par le vice-recteur à l’administration au Comité exécutif aux fins d’approbation.

Ce plan de redressement devra être révisé et soumis annuellement au Comité exécutif pour approbation jusqu’au moment où l’équilibre budgétaire structurel sera atteint par l’unité. Le suivi et le contrôle budgétaire visent une surveillance continue de la situation budgétaire par l’équipe de gestion de l’unité.

Projections budgétaires sur la base des résultats au 30 septembre et au 31 janvier

Chaque unité doit transmettre ses projections budgétaires du budget de fonctionnement deux fois par année au Service des finances à l’aide d’un formulaire qui lui a été fourni au préalable. Elle doit estimer ses résultats pour l’exercice en cours pour toutes les enveloppes budgétaires sous sa responsabilité ainsi que pour les projets de services à la collectivité, de frais d’administration et de l’enseignement non crédité du budget de fonctionnement.

La responsabilité des unités n’exclut pas la responsabilité du Service des finances. Lors des projections budgétaires sur la base des résultats au 30 septembre et au 31 janvier, la responsabilité du Service des finances quant au contrôle budgétaire couvre l’analyse de l’information reçue des unités administratives et également l’ensemble des revenus et des dépenses du budget de fonctionnement.

En effet, à l’aide des résultats réels du 30 septembre et du 31 janvier, le Service des finances effectue les projections des résultats au 30 avril, en y intégrant celles fournies par les unités, afin d’assurer le respect des résultats prévus au budget original. Le travail de projection consiste à reprendre chacune des hypothèses utilisées lors de l’élaboration du budget original, à valider leur pertinence à la lumière des événements connus à ce jour et à augmenter leur précision au besoin. L’atteinte de l’équilibre budgétaire est un enjeu stratégique majeur et, au besoin, des actions sont mises en place afin d’en assurer le respect.

Les rapports des projections budgétaires préparés par le Service des finances sont soumis pour approbation deux fois par année par le vice-recteur à l’administration au Comité exécutif et au Conseil d’administration.

Résultats réels au 30 avril

Le Service des finances produit les états financiers de l’Université. L’analyse des écarts au 30 avril est préparée par le Service des finances en collaboration avec les unités, sur trois bases distinctes, soit l’écart des résultats réels avec les projections budgétaires les plus récentes, avec les résultats réels de l’année précédente et avec le budget original.

Par la suite, les états financiers ainsi que l’analyse des écarts sont présentés pour approbation par le vice-recteur à l’administration au Comité d’audit et au Conseil d’administration. Aussitôt les états financiers approuvés par le Conseil d’administration, ceux-ci sont acheminés au MES.

Chapitre 2 : Gestion financière des fonds de fonctionnement