Chapitre 4: Gestion financière des fonds de la recherche et autres fonds avec restrictions

A) Responsable d’un projet de recherche

Peut être considérée comme «Responsable d’un projet» toute personne qui occupe un poste de professeur(e) auquel est rattaché un rang universitaire (assistant(e), adjoint(e), agrégé(e) ou titulaire). Est également qualifiée toute autre personne reconnue à titre de professeur(e) ou de chercheur ou chercheuse par l’Université dans un document officiel attesté par la vice-rectrice aux ressources humaines.

B) Responsable d’un projet autre que recherche (AF, CL, SC et SR)

Il peut arriver qu’un membre du personnel administratif professionnel ou cadre (responsable administratif dans une unité) soit responsable d’un projet AF, CL, SC ou SR, si cette personne est responsable de l’activité.

De façon générale, conformément à la mission et aux fonctions qui leur sont dévolues, les intervenants et intervenantes se partagent les responsabilités de la façon suivante:

Toute activité de recherche doit faire l’objet d’une entente qui spécifie la nature des services à rendre, les responsabilités et les obligations spécifiques des parties, incluant celles qui sont relatives à la propriété intellectuelle, ainsi que tous les coûts à récupérer, tels que la récupération des frais indirects de la recherche (FIR), comme il a été établi par l’Université.

De plus, toute demande de financement à des organismes extérieurs doit être préalablement autorisée par la direction de l’unité et le bureau du vice-recteur responsable, sauf dans les cas où une délégation de signature existe, comme lorsque la gestion de la recherche est décentralisée.

À moins d’obtenir une dérogation autorisée par le Comité exécutif, il est interdit à toute personne au service de l’Université de vendre, directement ou par des intermédiaires, ses biens personnels à l’Université dont elle retirerait personnellement des revenus à titre d’agent, de représentant, de sociétaire, d’associé, d’actionnaire principal ou à quelque autre titre que ce soit, et cela, quelle que soit la source de financement de la transaction. Toute demande de dérogation doit être soumise par écrit, par l’intéressé, au président du Comité exécutif avec copie de sa demande à son supérieur immédiat.

À moins d’y être expressément autorisé par le vice-recteur responsable, le personnel enseignant et administratif ne peut signer aucun document, contrat ou convention engageant la responsabilité de l’Université Laval.

L’ouverture d’un projet au Service des finances doit, dans certains cas, être précédée de l’ouverture d’un dossier SIRUL (Système d’information sur la recherche à l’Université Laval). Lorsqu’il s’agit d’activités de recherche, un dossier SIRUL doit être créé par le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation ou par l’unité concernée si cette dernière est décentralisée sur le plan de la gestion de la recherche.

Par contre, le financement de projets couvre diverses activités, parfois très différentes, qui ne nécessitent pas l’ouverture d’un dossier dans SIRUL. Certains projets visent le développement de connaissances, d’autres visent davantage l’application de connaissances déjà acquises, telles des activités de consultation ou de nature commerciale. Parfois, il s’agit de bourses dédiées à des étudiants et étudiantes, de fonds accordés pour l’organisation d’un colloque ou d’un congrès, ou de fonds octroyés pour l’édition d’une revue, scientifique ou non. Dans le cas d’activités autres que la recherche, la création d’un dossier SIRUL n’est pas exigée.

La recherche comporte d’importantes obligations de nature éthique et déontologique en regard desquelles l’Université a adopté des règlements et mis sur pied un système de gestion électronique. Ainsi, tout projet de recherche, qu’il soit financé ou non, mené par des membres du corps professoral ou des étudiants et étudiantes, faisant appel à l’utilisation de sujets humains ou d’animaux, comportant des risques biologiques, ou utilisant des substances radioactives ou chimiques doit être évalué par le comité institutionnel approprié.

Tous les projets de recherche sont visés dès qu’ils sont sous la responsabilité de l’Université, quel que soit leur mode de financement et quel que soit leur lieu d’exécution. Sont toutefois exclus les fonds non dédiés à un projet de recherche, tels les fonds d’infrastructure, les subventions qui couvrent le salaire de chercheurs et chercheuses ou, encore, les fonds destinés à la tenue de colloques et d’autres activités similaires.

Dès la création d’un dossier SIRUL pour un projet de recherche, le système expédie au membre du corps professoral responsable une déclaration électronique de conformité déontologique à produire. Il incombe à celui-ci d’entreprendre les démarches auprès du ou des comités concernés et d’obtenir les approbations requises.

Le Service des finances attend l’autorisation des comités avant de rendre les fonds disponibles, sauf dans les deux cas suivants: (a) substances radioactives ou utilisation de laser (b) produits chimiques, qui sont soumis à des conditions particulières, mais dont l’accès aux fonds n’est pas dépendant.

Pour de plus amples renseignements sur l’éthique et la déontologie, veuillez consulter le site du Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation.

Le Service des finances doit détenir la preuve écrite de l’organisme indiquant que le financement est accordé et doit connaître les conditions d’utilisation des fonds avant d’avancer les fonds et de créer un compte clients.

Toute entente de financement intervenue entre un organisme externe et l’Université Laval doit prévoir un calendrier de versements qui permet de réduire au minimum les frais de financement pour l’institution. On veillera à prévoir un versement à la signature de l’entente et des versements périodiques par la suite qui tiennent compte de l’étalement des dépenses.

Le défaut de paiement par un bailleur de fonds mène à une dépense de mauvaise créance imputée dans l’unité de rattachement du projet de recherche concerné. Il appartient au chercheur et à la faculté de fournir l’information au Service des finances à savoir sur quel(s) projet(s) ou encore enveloppe(s) imputer la perte.

Les normes, les directives et les règlements établis par l’organisme qui finance le projet doivent être suivis.

En l’absence de précision sur un sujet donné, les normes, les directives, les échelles de traitement, les conditions d’engagement, les méthodes administratives et les règles financières de l’Université doivent être appliquées.

Le respect des règlements incombe à ceux et celles qui ont la responsabilité du projet. Les exceptions aux règlements ou les amendements majeurs aux documents reçus de l’organisme doivent faire l’objet d’une négociation entre, d’une part, le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation, le Service des finances ou l’unité selon le cas, et l’organisme qui finance le projet. Une autorisation écrite de l’organisme doit être présente au dossier du Service des finances.

Les fonds obtenus doivent être utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été prévus et dans le respect des règlements et des politiques du pourvoyeur de fonds et de ceux de l’Université Laval.

Nul n’est autorisé à utiliser des fonds réservés à un projet spécifique pour le financement d’autres activités de recherche, et ce, même si ces activités devraient s’inscrire dans le prolongement du projet actuel ou dans un projet de recherche dont l’annonce est prochaine.

Chaque transaction financière inscrite aux livres doit être appuyée par des pièces justificatives originales, complètes et détaillées de façon à ce que non seulement la personne responsable de la transaction puisse la comprendre, mais aussi tous les intervenants subséquents. Les pièces justificatives demeurent la propriété de l’Université et sont disponibles pour consultation aux heures normales de bureau de cette dernière.

Lorsqu’un projet est terminé et que le solde est négatif, l’unité a la responsabilité de combler ce déficit.

À moins de prévision contraire dans les règlements de l’organisme qui finance le projet ou dans l’entente contractuelle, tout achat de mobilier, d’équipement, d’instrument, de volume, de collection ou de matériel à même les fonds administrés par l’Université à titre de fiduciaire demeure la propriété de l’Université Laval. Cela s’applique autant pour les projets se déroulant sur le campus que pour ceux à l’extérieur du campus comme, par exemple, les centres hospitaliers affiliés.

Lors du départ d’un membre du corps professoral vers un autre établissement, tout transfert d’équipement doit être préalablement autorisé par la direction du centre de recherche auquel il est rattaché, le cas échéant, et par la direction de l’unité.

Les conditions d’engagement du personnel sont décrites sur le site Web du Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines à l’adresse suivante: www.rh.ulaval.ca

Les membres du corps professoral doivent assumer, à même les fonds de leurs projets, le coût du traitement ainsi que les avantages sociaux exigés par les lois et les conventions collectives.

Vous trouverez les taux d’avantages sociaux pour l’année en cours dans la section suivante du site Web du Service des finances:

Avantages sociaux

La période d’engagement des membres du personnel de recherche doit se situer à l’intérieur de celle de leur projet.

Certains membres du corps professoral de l’Université conduisent leur recherche dans un centre hospitalier. Les fonds accordés à ces ceux-ci, qui sont rattachés pour la plupart à la Faculté de médecine, sont généralement gérés par le Service des finances de l’Université conformément aux exigences des organismes subventionnaires.

Certaines procédures administratives sont mises en place pour encadrer les opérations de gestion entre les centres hospitaliers et l’Université, ceci afin:

• De répondre aux exigences des vérificateurs du gouvernement
• De s’assurer que les taux de ristournes de taxes appropriés sont appliqués
• D’avoir en main les pièces justificatives et tout autre document relatif aux projets concernés
• De s’assurer que les règles administratives des organismes et de l’Université sont respectées
• De faciliter la préparation des états financiers

On peut les consulter à la section suivante sur le site du Service des finances:

Gestion des dépenses en milieu hospitalier

Les membres d’une équipe de recherche peuvent provenir de plusieurs universités. La gestion des fonds qui sont accordés à l’équipe est sous la responsabilité de l’université d’où provient le chercheur ou la chercheuse responsable.

Comme l’Université a la responsabilité de gérer convenablement les fonds reçus et de procéder à la reddition des comptes, elle doit obtenir l’assurance que les fonds expédiés ailleurs seront gérés conformément aux exigences du pourvoyeur de fonds. À cet effet, une entente précisant les attentes de l’Université Laval à l’égard de l’autre établissement doit être élaborée et signée avant le transfert des fonds.

Les universités mettent en place des politiques et des règles administratives qui donnent l’assurance aux organismes subventionnaires que les titulaires des subventions utilisent les fonds conformément aux règles décrites dans les guides officiels de ces organismes. En principe, les transferts de fonds ne sont possibles qu’avec d’autres universités.

Dans le cadre des projets financés par les organismes subventionnaires fédéraux, des modèles d’ententes de transfert ont été élaborés afin de répondre aux exigences de ces organismes.

Pour connaître la procédure dans l’élaboration de ces documents, vous pouvez vous référer à la section suivante sur le site Web du Service des finances:

Transferts de fonds entre établissements

Cette fonction regroupe les ressources affectées à l’ensemble des travaux et des tâches devant contribuer à l’approfondissement et à l’accroissement des connaissances.

Au regard du MEES, il existe trois types de recherches: la recherche fondamentale, la recherche-développement et la recherche-action. Les activités connexes et complémentaires, telles la diffusion des résultats et la mise au point de techniques ou de produits nouveaux, sont également incluses dans cette fonction.

Ces projets doivent être ouverts à SIRUL, il est donc nécessaire de communiquer avec votre conseiller ou conseillère à la recherche qui traitera l’ouverture du projet selon les règles d’encadrement du VRRCI.

Pour les projets en appariement avec le fonds avec restriction, la faculté s’engage à s’acquitter des obligations demandées par l’organisme.

Fonds: 1

Programme: 20

Préfixe du projet: DC (Démarrage nouveau chercheur)

Le budget de fonctionnement déposé dans un projet au préfixe «DC» sert à appuyer un nouveau chercheur ou une nouvelle chercheuse dans son parcours de recherche et de création. Ces fonds sont destinés aux membres du corps professoral qui sont réguliers, qui travaillent pour l’Université Laval depuis moins de cinq ans, ayant obtenu un doctorat depuis moins de dix ans.

Ces subventions sont accordées par la faculté et doivent servir de levier pour démarrer un projet de recherche et pour obtenir un financement d’un organisme subventionnaire.

Les dépenses admissibles doivent avoir trait à la recherche et doivent être conformes à la politique des frais de fonctionnement de l’Université. La durée du projet ne peut excéder trois ans.

Préfixe du projet: ES (Économie masse salariale)

Les fonds libérés de la masse salariale de la faculté, par exemple à la suite de la création d’une chaire industrielle du CRSNG ou de l’obtention d’une bourse salariale de chercheur ou chercheuse, permettent de créer un projet distinct, dont le préfixe est ES.

Lorsque le salaire est assumé par une subvention, la faculté dégage ainsi une partie de son budget et peut décider d’appuyer la recherche par l’octroi de bourses aux étudiantes et étudiants diplômés ou toutes autres dépenses liées à la recherche.

La durée du projet ES est d’un an supplémentaire suivant la fin de la subvention permettant cette économie.

La contribution de la faculté sera autorisée à la suite d’une redistribution rétroactive de salaires.

Préfixe du projet: SR (Soutien à la recherche)

Les projets au préfixe «SR» sont créés pour distinguer l’appui financier des facultés ou des services de l’Université Laval à des chercheurs et chercheuses dans le cadre d’un projet de recherche précis. Ce soutien est en lien avec une subvention obtenue, regroupe les initiatives émergentes (financées ou non par un organisme subventionnaire) ou tout autre appui à la recherche.

La durée du soutien à la recherche est déterminée en fonction de la durée du projet de recherche (pour les projets financés par des organismes externes) ou pour un maximum de 24 mois (pour les projets en émergence non financés par un organisme externe), avec une fin prévue au 30 avril.

L’organisation de telles activités sur le campus ou ailleurs exige une autorisation préalable lorsque la contribution d’autres services de l’Université est sollicitée. Dans ce cas, une demande écrite doit être formulée par la direction de l’unité, au Bureau des événements campus, pour obtenir le statut «Hôte officiel».

Si l’activité se déroule à l’extérieur du campus et n’exige que la contribution du Service des finances, l’autorisation n’est pas requise. Si le statut «Hôte officiel» est désiré, l’Université peut tout de même accepter, selon le respect de certains critères. Si le statut «Hôte officiel» n’est pas désiré, l’autorisation d’utiliser la signature de l’Université Laval sur les documents officiels doit être obtenue auprès du Bureau du secrétaire général. Cette autorisation n’est pas exigée de la part du Service des finances.

Voir la procédure et les renseignements sur le site de Services campus. 

Dans le cas où le Service des finances est mis à contribution pour tenir la comptabilité des revenus et des dépenses, une demande d’ouverture de projet doit être remplie par la direction de l’unité et expédiée au Service des finances.

Le formulaire se trouve à la section Formulaires et outils.

L’autorisation du Bureau des événements campus ainsi qu’une copie du contrat démontrant l’utilisation des services d’une entreprise externe (pour la gestion de l’activité), s’il y a lieu, doivent aussi être expédiées au Service des finances. Ce service comptabilise alors les revenus et les dépenses. Si une avance de fonds est nécessaire à la réalisation de l’activité, la demande doit être accompagnée d’une prévision des revenus et des dépenses. 

• Facturation faite aux centres de recherche affiliés à l’Université Laval
• Projets de bourses 
• Projets A.M.C.E.L.
• Fonds spéciaux – P.I.U. (Pratique intra-universitaire en médecine dentaire)
• Fonds provenant de la Fondation de l’Université Laval
• Projet SPUL
• Congrès et colloques
• Fonds reçus pour la Bibliothèque (unité 05600)
• Fonds reçus pour le Service des affaires étudiantes (unité 08005)
• Fonds reçus pour le Service de placement (unité 08600)
• Fonds reçus pour le Programme études-travail (unité 08601)
• Fonds reçus pour le Bureau du secrétaire général (unité 16000)
• Fonds reçus pour la Division des archives (unité 16001)
• Revenus de publicité, vente de volumes, publications, abonnements, tirés à part, périodiques
• Revenus de redevances, droits d’auteurs ou brevets 
• Facturation de frais de manutention, de poste et de douanes
• Facturation de frais de déplacement et d’hébergement 
• Facturation de services aux étudiants et étudiantes ou pour les étudiants et étudiantes
• Vente d’équipements fabriqués par l’institution
• Revenus des contrats d’horticulture ornementale et d’entretien paysager par la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation (jusqu’au 23 février 2026)

Nous trouvons sous ce titre les projets de développement et soutien interne à la recherche ainsi que les retombées des frais indirects provenant des organismes subventionnaires, notamment pour les travaux de recherche, et les autres programmes commandités au fonds avec restrictions. Il comprend également les revenus des frais d’administration relatifs aux autres activités du fonds avec restrictions ainsi que les profits faits en regard des contrats de recherche et des commandites.

Fonds de soutien à la recherche du gouvernement du Canada

À titre d’exemple, le Fonds de soutien à la recherche du gouvernement fédéral vise à aider les établissements d’enseignement postsecondaire canadiens ainsi que les hôpitaux et instituts de recherche qui leur sont affiliés à couvrir les dépenses engagées dans la gestion de leurs travaux de recherche et à maintenir un milieu de recherche de calibre mondial. Les subventions attribuées par le Fonds peuvent servir:

• À entretenir du matériel et des laboratoires modernes
• À donner accès à des ressources sur les connaissances à jour
• À fournir du soutien administratif et à appuyer la gestion de la recherche
• À respecter les normes réglementaires et éthiques
• À transférer les connaissances du milieu universitaire aux secteurs public, privé et sans but lucratif

Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site Web du Fonds de soutien à la recherche.