Chapitre 9: Gestion des revenus de vente de biens et de services
Le présent chapitre s’adresse à toutes les unités administratives, quelles que soient les sources de financement, qui perçoivent des revenus relativement à la vente de biens et services à l’exclusion des frais de scolarité, qui sont assujettis au Règlement sur les frais d’admission et d’inscription à l’Université Laval.
Chaque unité administrative a pour mandat:
- De transmettre intégralement tout montant d’argent reçu au Service des finances dans les trois jours suivants sa perception
- De déterminer les conditions de vente des biens et services tout en s’assurant de la récupération de tous les coûts directs et indirects qui y sont rattachés
- De choisir le moyen approprié de paiement selon la nature de la transaction
- D’évaluer le risque de mauvaises créances lors de l’émission d’une facture à des individus ou à des entreprises
- D’assumer les coûts engendrés par les pertes dues à de mauvaises créances et au recours à des services externes de perception
Le Service des finances a pour mandat:
- De gérer l’ouverture et l’opération de comptes de banque ainsi que les relations avec les établissements bancaires
- De fournir aux unités administratives les moyens techniques appropriés pour assurer la perception
- De maintenir une liste de comptes clients
- De faire la relance des factures en souffrance
- De négocier les ententes avec les agences de perception et de leur transmettre les dossiers en souffrance ainsi que l’information pertinente à la réalisation de leur mandat
9.1 Contrôles des revenus au comptant
Les ventes de biens et services suivants sont obligatoirement payables au comptant ou par l’entremise d’un terminal point de vente (TPV) et ne peuvent en aucun cas être portées au compte d’un client:
- Impression et reproduction
- Reprographie et photocopie (montant inférieur à 25$)
- Carte d’identité
- Matériel vendu par les magasins
- Timbres
- Notes de cours
- Volumes
- Cotisations
- Location d’équipement
- Activités sportives
- Activités socioculturelles
Tous les encaissements doivent être accompagnés d’un reçu officiel SF-11 ou d’un autre document dûment autorisé par le Service des finances.
Lorsque le client ou la cliente propose un paiement par chèque, celui-ci doit être fait à l’ordre de l’Université Laval et comporter les renseignements suivants:
- La date d’émission du chèque
- Le montant du chèque
- Le numéro de compte bancaire du ou de la signataire
Les montants perçus en espèces et par chèque doivent être transmis au Service des finances. Le formulaire de transmission de dépôt doit être saisi en unités dans l'application PeopleSoft Finances. Pour l'aide à la saisie, consultez la documentation permettant de produire la transmission de dépôt électronique.
Tout refus de chèque par une banque ou par un établissement bancaire de même nature entraîne des frais d’administration de 30$ payables en espèces, par carte de débit bancaire ou par chèque visé, dans les dix jours de la date d’envoi, par l’Université, de l’avis informant l’intéressé du refus du chèque.
9.2 Taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l’Université
Pour les taux de taxation applicables lors de la vente de biens et services, veuillez vous référer ici.
9.3 Utilisation d’un terminal point de vente (cartes de crédit et cartes de débit)
Consulter la page Outils de perception d'un revenu.
Utilisation
Il est possible de diriger au service Le Point une personne physique ou un représentant d’une entité désirant payer une facture émise par système PeopleSoft Finance.
Condition d’utilisation
Les unités administratives de l’Université qui font la vente de biens et de services et qui désirent offrir à leur clientèle le mode de paiement par débit ou par carte de crédit peuvent obtenir des terminaux marchands en écrivant à l’adresse sf@sf.ulaval.ca. Il faut spécifier que l’unité désire faire l’acquisition d’un TPV.
Coûts de transaction
Tous les coûts d’utilisation, tels que les frais de location du terminal, les coûts de transaction et les frais de branchement et de débranchement, sont assumés par l’unité administrative. Consulter la tarification.
9.4 Émission et contrôle de factures externes
Les factures externes sont produites par les unités à partir de l’application «Module de facturation» de PeopleSoft. L’unité saisit, imprime et expédie les factures aux clients et clientes.
Les revenus sont versés au compte de l’unité administrative tous les jours, aussitôt qu’une facture est devenue officielle. Les unités sont responsables de la validité des factures et elles doivent apporter les corrections qui s’imposent si celles-ci échouent au contrôle budgétaire.
Les termes de paiement possibles sont:
- Net 30 jours
- Payables immédiatement
Par le Service des finances
Les sommes dues sont inscrites aux comptes clients.
Un état de compte est émis tous les 30 jours. Toutes les tentatives de récupération sont assumées par le personnel du Service des finances jusqu’à un maximum de 180 jours.
À 165 jours, un avis est envoyé au client ou à la cliente l’informant qu’à moins que le Service des finances ne reçoive son paiement, la facture sera transmise à une agence de perception 15 jours après l’émission de l’avis.
Par l’agence de recouvrement
Le Service des finances prend entente avec une agence de perception reconnue pour la récupération des factures en souffrance pour une période de plus de 180 jours.
Lorsque l’agence de recouvrement perçoit le montant dû, elle verse 88% de la facture et conserve le solde (12%) à titre d’honoraires professionnels.
Les honoraires perçus par l’agence doivent être entièrement défrayés par l’unité administrative qui a procédé à l’émission de la facture.
Lorsque l’agence de perception émet un avis de créance irrécupérable, les sommes avancées lors de la saisie de la facture sont récupérées auprès de l’unité administrative.
9.5 Utilisation des montants perçus
L’argent doit être déposé dans un compte de revenus externes.
a) Pour les facultés: Les revenus encaissés sont liés à la classe 200, à l’exception des revenus pour prêts de service, qui sont liés à la classe 100 et donnent à l’unité administrative une capacité de dépenser équivalente.
b) Pour les services: Pour les services dont les affectations pour prévision de revenus n’ont pas été versées en début d’année, les revenus encaissés sont liés directement à la classe 200, leur donnant ainsi une capacité de dépenser équivalente.
La capacité de dépenser des services dont les affectations pour prévisions de revenus ont déjà été versées en début d’année n’est pas augmentée à l’encaissement des revenus.