Le présent chapitre a pour objet d’établir les règles et les procédures administratives en matière de gestion des voyages, de frais de réception et de représentation et de certains autres frais particuliers. Il vise également à préciser le partage des responsabilités des divers intervenants et intervenantes dans le processus d’approbation des dépenses.
8.1 Champ d’application
À moins que les règles d'un bailleur de fonds soient plus restrictives que celles stipulées dans le présent chapitre, les présentes règles s’appliquent à toutes les dépenses traitées dans le présent chapitre qui sont imputables au budget de fonctionnement de l’Université ou à un budget dont la gestion est confiée à l’Université. Dans le cas où les règles d'un bailleur de fonds seraient plus restrictives que celles de l'Université Laval, ces dernières ont préséance sur celles de l'Université.
8.2 Principes généraux
L’Université reconnaît que les membres de son personnel, les étudiants et étudiantes, les membres externes du Conseil d’administration ou les personnes invitées qui sont tenus de se déplacer dans l’exercice de leurs fonctions ou aux fins de l’Université ont droit au remboursement des frais de transport, de séjour et, le cas échéant, d’inscription aux activités pour lesquelles ils ou elles effectuent ce déplacement.
Étant donné que la majorité des dépenses en matière de frais de voyage, de frais de réception et frais de représentation sont imputables à des fonds publics, la personne qui effectue une demande doit se soucier de faire une utilisation rationnelle et justifiable de ces fonds.
L’Université n’assume aucune dépense additionnelle découlant de la présence de personnes accompagnant les voyageurs ou voyageuses à titre personnel.
Si un séjour est prolongé à des fins personnelles et qu’il y a des frais additionnels, le voyageur ou la voyageuse doit assumer ces frais et n’a droit à aucun remboursement pour ces derniers.
Il est de la responsabilité du personnel voyageur d’informer les autorités hiérarchiques de son unité administrative de son intention d’effectuer un déplacement à titre d’employé ou d’employée de l’Université.
L’organisation d’un voyage est sous la responsabilité de la personne intéressée et elle doit se faire en conformité aux règles financières et aux procédures administratives contenues dans le présent chapitre. Le mode d’acquisition privilégié à l’Université Laval pour l’achat de billets d’avion est celui de l’achat en ligne. Tout le personnel est convié à procéder directement sur Internet. Dans le cas où les services d’une agence de voyages seraient nécessaires, il est toutefois possible de les requérir auprès de l’agence de votre choix. Depuis mai 2019, L'Université Laval a adhéré au programme Air Canada Entreprise. Ceci permet à la communauté universitaire de bénéficier d'économies à l'achat de billets d'avion avec Air Canada et certains partenaires du réseau Star Alliance. Le détail de cette entente se trouve comme mentionné dans la section la section Catégorie de biens et de services - Frais de voyage du site du SF.
À moins qu’il y ait une entente spécifique avec un fournisseur et l’Université Laval, toute personne autorisée à se prévaloir des dispositions du présent chapitre doit acquitter elle-même les frais à payer et réclamer ces frais par la suite à l'aide d'un rapport de dépenses de voyage et de réception accompagné des pièces justificatives numérisées (factures et preuves de paiement). Vous devez vous assurer que celles-ci sont lisibles, puisqu'une fois numérisées ces pièces seront considérées comme les documents originaux. Il est alors à la discrétion de l'unité de conserver ou non les documents papiers.
8.3 Frais de voyage
Aux fins des frais de voyage, la zone de l’agglomération de Québec est définie comme un cercle d’un rayon de 20 kilomètres ayant pour centre le campus de l’Université Laval. Les frais de voyage doivent être remboursés par l’entremise du formulaire «Rapport de dépense de voyage et de réception».
Tout déplacement doit être effectué de la manière la plus économique, compte tenu des exigences de la mission et de l’emploi du temps de la personne qui voyage, et ce, sans égard à des considérations personnelles qui peuvent être lui être offertes (points bonis, adhésion à des programmes pour grand voyageur, etc.).
L’Université s’attend à ce que le personnel voyageur réserve un titre de transport aérien au tarif le plus économique en fonction de l’itinéraire et de l’emploi du temps du voyageur. Ainsi, seuls les déplacements en classe économique sont autorisés.
Un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni avec le rapport de dépenses de voyage (facture, billet électronique, carte d’embarquement, etc.).
Le billet et la facture sont obligatoires. Dans le cas de billet électronique, une copie de celui-ci ainsi que la facture de l’agence ou de la compagnie aérienne sont requises.
Les cartes d’embarquement ne sont pas obligatoires dans le cas où une autre preuve de déplacement, dans la ville où a lieu le séjour, est fournie (facture d’hôtel, reçu de taxi, facture de restaurant, etc.).
Modalités particulières
Pour tout voyage à Montréal, le transport par avion est interdit.
La classe « Flex » d’Air Canada ou son équivalent auprès d’autres compagnies aériennes est autorisé, lorsqu’elle représente l’option la plus économique considérant des bagages excédentaires et des possibilités de modifications d’horaire de vol à tarif réduit. Cependant, un justificatif valable doit être fourni en tout temps. En l’absence de justificatif valable, seul l’équivalent de la tarification de la classe économique de base sera remboursé.
Pour tout déplacement aérien dont la durée de vol continu (sans escale) est supérieure à 9 heures, la classe économique « Privilège » d’Air Canada ou son équivalent auprès d'autres compagnies aériennes sera autorisé pour ce segment de vol. En aucune circonstance, l’équivalent d’une classe « Affaires » ne sera autorisé ni remboursé.
Depuis mai 2019, l’Université Laval a adhéré au programme Air Canada Entreprise. Ceci permet à la communauté universitaire de bénéficier d’économies à l’achat de billets d’avion avec Air Canada et certains partenaires du réseau Star Alliance. Le détail de cette entente se trouve comme mentionné dans la section Catégorie de biens et de services - Frais de voyage du site du SF.
Aucun avantage personnel
Le personnel appelé à voyager peut conserver les avantages de son programme pour grands voyageurs. Toutefois, ces programmes ne doivent pas influencer le choix d’un transporteur ou de l’itinéraire recommandé de façon à ce que le tarif payé par l’Université soit supérieur au tarif aérien le plus avantageux tel qu’il a été défini précédemment.
En aucun temps, un membre du personnel appelé à voyager ne peut tirer un avantage personnel du déplacement aérien remboursé par l’Université. Les lieux d’arrivée et de départ doivent correspondre au lieu du séjour pour fins professionnelles. S’ils sont différents en raison d’un séjour pour fins personnelles, l’Université remboursera uniquement le déplacement que l’employé effectuera entre le lieu de séjour personnel et le lieu de séjour professionnel ayant justifié le déplacement aérien.
Voici précisément les déplacements admissibles à un remboursement :
*Si l’on retrouve sur le billet d’avion des lieux de départ et d’arrivée pour fins personnelles, la ou les portions du trajet pour fins personnelles seront entièrement à la charge de l’employé, puisque cela constitue un avantage personnel pour l’employé.
Le coût réel en classe économique est remboursé pour l’autobus, le train, le taxi et pour toutes formes de transport en commun. Les reçus sont obligatoires, sauf pour le transport en commun municipal: métro, autobus, tramway. L’utilisation du train en classe affaire et en classe économie plus n'est pas autorisée.
Ententes institutionnelles concernant le train
L’Université défraie le coût de location d’une voiture pour les déplacements de courtes durées. Avec l’utilisation des transports en commun, cette façon de faire représente souvent la façon la plus économique de se déplacer.
Lors de la location de véhicule, les assurances automobiles doivent être prises. Le ou la locataire peut acquitter directement le paiement de la location avec une carte de crédit et demander par la suite un remboursement de ces frais à même son rapport de dépenses de voyage. La personne qui voyage doit cependant s’assurer de se procurer une copie de la facture acquittée pour la numériser et la joindre à sa demande de remboursement. Le contrat de location n’est pas une facture.
L’utilisation de bon de commande pour louer un véhicule demeure toujours une option valide. La demande d’achat doit comprendre l’information suivante:
L’Université Laval reconnaît qu’aucun membre du personnel n’est obligé d’utiliser son automobile aux fins de son travail à l’Université. Elle s’engage toutefois à payer une partie des dépenses directes et indirectes lorsque son utilisation est plus appropriée que celle des transports publics ou la location de véhicule. Toute allocation pour usage d’un véhicule personnel doit être calculée en fonction des kilomètres réels parcourus.
Pour tous les remboursements d’allocation au kilométrage y compris les courts déplacements fréquents dans la région de Québec, les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses de voyage et de réception:
Modalités particulières
Par contre, un membre du personnel de l’Université dont le lieu principal de travail pour l’Université est hors campus peut être remboursé pour ses frais de stationnement quotidien ou horaire lorsqu’il se déplace occasionnellement sur le campus aux fins du travail.
L’utilisation des véhicules appartenant à l’institution ou prêtés (commandites) doit être documentée et supportée par des registres détaillés.
Le Service des immeubles offre le service d’entretien pour les véhicules UL. Chaque unité est responsable de voir à l’entretien normal du véhicule acquis par les budgets administrés à l’Université. L’unité peut s’adresser au Service des immeubles pour cet entretien.
Aucun remboursement de facture d’entretien ou de réparation directement à un individu ne sera autorisé, sauf en cas d’urgence lors d’un déplacement.
Pour l’utilisation de chacun des véhicules UL, l’unité administrative qui détient le véhicule doit s’assurer que des registres détaillés (carnets de bord) faisant état de tous les déplacements dudit véhicule soient remplis par les personnes utilisatrices. Le ou la gestionnaire responsable de l’unité doit s’assurer que le kilométrage total parcouru selon le carnet de bord correspond à la lecture de l’odomètre du véhicule. Ce registre des déplacements doit être approuvé par le ou la gestionnaire responsable de l’unité. Une copie du registre doit être transmise au Service des finances une fois par année avant le 15 janvier couvrant l’année civile du 1er janvier au 31 décembre.
Registre des déplacements pour un véhicule UL – mensuel (PDF)
Registre des déplacements pour un véhicule UL – sommaire (PDF)
Ces outils permettent de compiler les informations sur les déplacements sur des bases mensuelles ainsi qu’annuelles. Les informations à préciser sont le nom de la personne qui utilise le véhicule UL, la date, le point de départ et la destination, la raison du déplacement, les kilomètres de départ et d’arrivée, la distance parcourue, l’achat d’essence et tous les autres frais.
Le véhicule UL doit être stationné sur les lieux de travail, sauf si un usage prévu pour affaires le lendemain le justifie ou en cas de circonstances exceptionnelles. En règle générale, aucune utilisation personnelle n’est autorisée pour le véhicule UL. Le déplacement entre la résidence et le lieu de travail est considéré comme une utilisation du véhicule à des fins personnelles et n’est pas permis à moins de situation exceptionnelle.
Les stations d’essence de l’Université sont situées au Service des immeubles, à la Forêt Montmorency, à la Station agronomique de St-Augustin et au Jardin universitaire Roger-Van den Hende. Ces stations d’essence sont destinées principalement aux véhicules UL.
Pour assurer un suivi sur les réservoirs d’essence et des utilisateurs, un registre doit être rempli et remis au gestionnaire responsable de l’unité pour vérification et approbation. Voici un outil permettant le suivi des réservoirs d’essence:
Registre – Suivi d’inventaire pour l’essence (PDF)
Une copie du registre doit être transmise au Service des finances une fois par année, soit au 31 décembre.
Le choix du mode d’hébergement doit être fait de façon à convenir aux besoins, mais doit correspondre à la manière la plus économique possible de se loger, et se limiter à la location d’une chambre de type standard.
Lors d’un déplacement à l’étranger, pour assister au colloque, congrès ou séminaire, en plus des nuits correspondantes aux journées de l’évènement, la nuit qui précède la première journée de l’évènement est admissible à un remboursement pour permettre le temps de déplacement. Ainsi, la dernière nuit remboursable est celle de la dernière journée de l’évènement.
Un établissement suggéré par l’Université sera choisi de préférence à tout autre, sauf si un tel établissement n’existe pas là où se rend l’intéressé ou si le logement est prévu dans l’établissement où se déroule l’activité justifiant le voyage.
La dépense admissible est la dépense réelle d’une chambre de type standard selon la disponibilité et les circonstances du moment. La facture est obligatoire.
Ententes institutionnelles tarifs hôteliers
Modalité particulière
Tous les repas inclus dans une formule d’hébergement doivent être déduits des per diem lors de la production du rapport de dépenses de voyage.
Le séjour en résidence privée est autorisé et sujet à un remboursement de 36 $ CAD par nuit. Aucun reçu n’est exigé.
Lors d’un déplacement autorisé à l’extérieur de l’agglomération de Québec, le personnel voyageur peut réclamer un per diem. Il s’agit d’un maximum alloué pour une personne par jour et aucun reçu n’est exigé. Ces montants incluent les taxes et les pourboires. Les boissons alcoolisées sont des dépenses non admissibles.
Les montants alloués varient selon le lieu du déplacement. L’Université accorde le montant le plus élevé consenti par le gouvernement du Canada ou le gouvernement du Québec.
Tableau des remboursements consentis pour les principales destinations
Le Service des finances est responsable de mettre à jour régulièrement ce tableau. Les réclamations partielles doivent tenir compte des pourcentages indiqués au tableau.
Lors d’un déplacement à l’étranger, en plus du temps de séjour prévu pour assister au colloque, congrès ou séminaire, une seule journée de déplacement avant et après l’événement est autorisée pour permettre le temps de déplacements.
Modalité particulière
Il appartient au personnel voyageur de déduire de ses réclamations les repas offerts, les repas inclus dans le prix de la chambre d’hôtel, les repas inclus dans les coûts d’inscription d’un congrès, d’un colloque ou de toute autre activité. À cet effet, le personnel voyageur devra joindre à son rapport de dépenses de voyage une copie du détail des frais d’inscription au congrès.
L’Université remboursera les frais d’inscription à des colloques, sauf pour l'inscription d'un groupe. Ceux-ci ne peuvent être acquittés directement par une demande de paiement ou par un bon de commande. Ils sont remboursés sur présentation de la facture lors de la production du rapport de dépenses de voyage.
Frais de guichet automatique
Lors de déplacement à l’étranger, l’Université rembourse les frais raisonnables de guichets automatiques pour l’obtention d’argent liquide. Aucun reçu n’est requis.
Frais de nettoyage
Les frais raisonnables de nettoyage pour les vêtements lorsque le déplacement dépasse une semaine (sept jours civils) sont remboursés. Le reçu est obligatoire.
Frais de visa
Les frais relatifs à l’obtention d’un visa sont remboursés si celui-ci est requis pour un pays où l’on doit exercer des activités pour le compte de l’Université. Le reçu est obligatoire.
Frais de vaccin
Ces frais sont remboursés lorsqu’un vaccin est requis pour un pays où l’on doit exercer des activités pour le compte de l’Université et que celui-ci n’est pas couvert par les assurances maladie publiques ou privées. Le reçu est obligatoire.
Assurances
Sont remboursées les assurances associées à une location de véhicule à l’extérieur du Canada et des États-Unis.
L’assurance voyage couvrant les frais médicaux est remboursée à condition que cette dernière ne soit pas incluses dans les prévoyances collectives du voyageur.
Frais de cellulaire
Ces frais sont remboursés aux membres du personnel qui utilisent un téléphone cellulaire appartenant à l’Université lors de déplacements à l’extérieur du pays. Veuillez consulter les trucs et astuces afin de réduire les frais de données (PDF).
8.4 Frais de réception et de représentation
La présente règle s’applique à tous les membres de la communauté universitaire pour toutes les dépenses en frais de représentation, de réception, de repas et d’accueil d’invités ou d’employés qui sont compatibles avec sa mission. Plusieurs dépenses admissibles de la présente règle sont assujetties à certaines limites. Les détails sont présentés dans ce document:
Frais de représentation, réception, repas et accueil d’invités ou d’employés (PDF)
Les repas d’affaires avec des invités externes sont admissibles lorsque les fonctions de la personne qui offre le repas l’exigent ou que des circonstances particulières le justifient.
Les repas au restaurant entre membres de la communauté universitaire ne sont pas des dépenses admissibles, même si on y discute des affaires de l’Université. Ce type de repas constitue d’ailleurs un avantage imposable.
Sous certaines conditions, le coût des boîtes à lunch prises lors de rencontres occasionnelles de travail durant l’heure de repas est une dépense admissible. L’ordre du jour doit être présenté avec la demande. Le but de la réunion et les sujets principaux doivent être indiqués sur le rapport de dépense de voyage et de réception, tout comme la liste des personnes présentes.
Pour tous les repas d’affaires et les repas de travail, aucune boisson alcoolisée n’est admissible. Les boissons alcoolisées peuvent être admissibles à un coût raisonnable pour les frais d’accueil des invités externes seulement et pour des circonstances spéciales telles qu’une collation des grades, une soutenance de thèse, une réception soulignant le départ d’un membre du personnel, pour des réalisations particulières et exceptionnelles et pour des activités de philanthropie.
Sauf pour souligner le départ à la retraite, le changement d’unité ou le départ d’un membre du personnel en poste depuis au moins trois ans, aucune dépense relative à un événement à caractère personnel n’est admissible (anniversaire de naissance, maladie, etc.).
Les frais de réception à caractère social et de reconnaissance générale d’une unité administrative (faculté ou service) doivent se limiter à un montant de 70 $ par employé par année. Les contributions des employés et employées sont admises pour défrayer en partie les coûts des réceptions à caractère social. Par contre, les commanditaires externes sont interdits.
L’Université n’autorise pas la tenue de réceptions à ses frais au domicile personnel.
Les frais de réception et de repas pris avec des invités peuvent être approuvés par les directeurs et directrices exécutifs ou responsables administratifs jusqu’à concurrence de 45 $ par personne. Au-delà, les dépenses doivent être approuvées par les doyens, doyennes, directeurs et directrices des services. La facture détaillée doit être jointe au rapport de dépenses.
Les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses:
8.5 Autres frais particuliers
Les frais supplémentaires engagés pour le travail seront remboursés sur présentation de la facture originale (interurbains et temps d’antenne) et approbation par le ou la supérieur (e) immédiat (e).
Les appels d’affaires imputés au compte de téléphone cellulaire personnel d’un membre du personnel seront présentés au supérieur pour approbation. Le remboursement s’effectuera à l’aide d’une demande de paiement. Les raisons qui justifient le remboursement seront précisées et la facture numérisée sera jointe à cette demande.
Ces dépenses sont admissibles au budget de fonctionnement dans certaines circonstances seulement. Les détails sont présentés dans ce document:
Cadeaux, offrandes de fleurs et dons au décès (PDF)
Un cadeau pour un membre du personnel est une dépense admissible dans le cas d’un départ à la retraite, d’un anniversaire de service aux cinq ans ou comme marque de reconnaissance (par exemple: plaque souvenir, etc.). Les frais admissibles sont de 50 $ au maximum. Un chèque-cadeau est une dépense non admissible.
Un cadeau pour un conférencier bénévole est une dépense admissible. Sa valeur non pécuniaire doit être symbolique sans relation avec la valeur de la prestation obtenue. Cette dépense est admissible au budget de l’activité concernée. Un chèque-cadeau est une dépense non admissible.
Lors du décès d’un membre de la communauté universitaire ou de certains partenaires de l’Université (Catégories de donateurs à la Fondation de l’Université Laval: Ami de l’Université Laval, récipiendaire d’un doctorat honorifique, gouverneur de la Fondation, partenaire pour la Campagne), la Direction des communications fait parvenir un don à l’organisme de charité si précisé dans l’avis de décès.
Les dons ou offrandes de fleurs offerts au moment du décès d’un employé ou d’un membre de sa famille immédiate sont des dépenses admissibles.
8.6 Paiement des dépenses
À moins qu’il y ait une entente précise avec un fournisseur et l’Université Laval, toute personne autorisée à se prévaloir des dispositions du présent chapitre doit acquitter elle-même les frais à payer et réclamer ces frais par la suite à l'aide d'un rapport de dépenses de voyage accompagné des pièces justificatives numérisées.
Informations à fournir sur les rapports de dépenses de voyage et de réception
Toutes les informations permettant d’évaluer l’admissibilité, le caractère essentiel et la pertinence de la dépense, ainsi que les bénéfices attendus quant à la mission de l’Université ou du projet de recherche doivent être indiquées en termes précis sur le rapport de dépense de voyage et de réception.
La section «rapport de mission» du formulaire de dépenses de voyage et de réception doit être utilisée pour fournir ces informations:
Informations supplémentaires à fournir pour les projets de recherche:
Un rapport distinct par voyage ou par activité
En principe, les personnes produisant un rapport de dépenses de voyage et de réception pour des frais de déplacement doivent remplir un rapport distinct pour chaque voyage. Cependant, il est possible de cumuler plusieurs petits déplacements sur un même rapport de dépenses de voyage et de réception (allocation km, per diem, stationnement, taxi, restaurant).
L’Université consent des avances de fonds couvrant les frais réels de voyage comprenant les frais d’inscription à l’activité justifiant le voyage ainsi que les frais de déplacement.
Une avance pour les frais de séjour (hébergement et repas) peut être accordée d’un montant de 100 $ CA par jour pour les déplacements au Canada et de 150 $ CA par jour pour les déplacements à l’extérieur du Canada. La demande doit être faite au maximum trois semaines avant le départ.
Le montant de l’avance doit être au minimum de 200 $ et si le montant excède 5 000 $ l’approbation du Service des finances est requise.
Seules les dépenses admissibles en vertu de ce chapitre peuvent justifier une avance de voyage.
L’Université encourage toutefois son personnel à ne recourir à ces avances que si elles sont nécessaires compte tenu de l’ampleur des dépenses anticipées. Il est interdit à quiconque d’autoriser une avance de fonds non reliée à un déplacement planifié. Dans le cas où une avance n’est pas utilisée pour une raison ou une autre, elle doit être remboursée à l’Université dans les plus brefs délais.
Dans tous les cas où une avance est émise, le rapport de voyage devra être approuvé au système au plus tard 30 jours civils après la date de retour.
En matière de frais de réception ou de dépenses de voyage, le paiement de biens ou de services directement à un fournisseur par facturation n’est pas permis à l’Université Laval à moins qu’une des situations suivantes se présente:
Réclamation de dépenses pour une tierce personne
À moins de circonstances exceptionnelles, le remboursement des dépenses (km et per diem) doit être versé à la personne qui a assumé cette dépense. Un membre du personnel doit éviter de verser des sommes à une tierce personne (employé, invité, étudiant) pour ensuite les réclamer pour lui-même.
8.7 Émission des remboursements de frais
L’Université rembourse au requérant ou à la requérante, sur présentation de pièces justificatives numérisées, les frais assumés conformément au présent chapitre ou aux normes en vigueur des bailleurs de fonds et réclamés à l'aide d’un rapport de dépenses de voyage et de réception conformément rempli eu égard aux exigences de ce chapitre et approuvé électroniquement par l’autorité compétente.
Les factures et reçus détaillés sont exigés notamment pour les factures de restaurant. Les bordereaux de carte de crédit et le relevé carte de crédit ne sont pas des reçus valides. S’ils sont présentés, ils doivent être accompagnés de la facture détaillée.
Le Service des finances effectue un contrôle pour s’assurer du respect de ces règles et des normes applicables.
L’autorisation finale de paiement relève de la compétence du directeur du Service des finances ou de la personne qui le représente.
Tous les frais supplémentaires engagés par le personnel qui sont non conformes aux normes et règles de l’Université doivent être payés par ce dernier et sont non remboursables, à moins d’une autorisation préalable du Service des finances.
Le directeur du Service des finances ou la personne qui le représente a toute autorité pour suspendre le paiement d’une dépense non conforme aux règles, aux normes ou aux procédures en vigueur. Il en discute d’abord avec le ou la responsable de l’approbation de la demande et en réfère, au besoin, au vice-recteur à l’administration.