6.1 But et responsabilités
Le présent chapitre décrit les règles qui s’appliquent à la rémunération et aux remboursements de frais généralement liés à l’exercice d’un emploi ou de services professionnels, mais dont l’application n’est pas de la compétence du Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines. Il traite des sujets suivants:
6.2 Demande de paiement de bourse et demande de paiement autre que bourse
Les paiements de bourses versés à des étudiants sont effectués à l’aide du formulaire «Demande de paiement de bourse VRRH 74». Les informations pour le versement de ces bourses sont présentées sur le site intranet du Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines (section «Bourses»).
Les honoraires versés à des travailleurs autonomes, jetons de présence et sujets volontaires sont effectués à l’aide du formulaire VREDIRH-75. Les informations concernant le versement de ces paiements sont présentées sur le site intranet du Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines (section «Travailleurs autonomes et autres paiements»)
L’approbation du Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines est requise avant d’émettre un paiement pour des honoraires à une personne qui est déjà employée par l’Université.
6.3 Allocations pour des membres du personnel non enseignant régulier utilisant leur automobile dans l’exercice de leur fonction
La présente méthode s’applique aux membres du personnel administratif régulier utilisant leur véhicule personnel de façon régulière dans l’exercice de leurs fonctions à l’Université Laval, à l’intérieur de la zone de l’agglomération de la ville de Québec, définie par un cercle d’un rayon de 20 km ayant pour centre le pavillon Charles-De Koninck, et pour leurs déplacements à la Forêt Montmorency.
L’Université Laval reconnaît qu’aucun membre de son personnel administratif n’est obligé d’acheter une automobile ou d’utiliser celle qu’il possède pour remplir ses fonctions à l’Université. Elle s’engage toutefois, selon certaines modalités, à rembourser une partie des dépenses directes et indirectes que doit assumer celui ou celle qui, dans certaines circonstances, accepte d’utiliser ainsi son automobile.
La personne utilisant son automobile dans le cadre de ses fonctions à l’Université a la responsabilité de se protéger, de même que ses passagers, s’il y a lieu, à l’aide d’une police d’assurance appropriée.
Des déplacements
L’employé ou l’employée doit produire au Service des finances le formulaire Remboursement de frais d’automobile Rapport mensuel (SF-329) établissant le détail de ses déplacements (endroits visités, kilométrage parcouru, etc.). L’approbation du rapport par le (la) supérieur (e) immédiat (e) est requise pour obtenir le remboursement.
Lorsque l’employé ou l’employée utilise son automobile, les déplacements sont remboursés, selon les kilomètres réels parcourus, sur la base suivante:
De la prime d’assurance
Les membres du personnel qui parcourent plus de 1 500 km durant l’année pourront réclamer le coût supplémentaire d’assurance pour un montant maximum de 120 $ en raison de l’utilisation de leur véhicule dans l’exercice de leurs fonctions à l’Université.
La demande de remboursement devra se faire à l’aide du formulaire «Demande de paiement» et devra être accompagnée d’une copie de l’avenant de l’assureur établissant le coût supplémentaire d’assurance. Cette demande de remboursement doit être présentée au mois d’avril, dernier mois de l’année financière.
Lorsqu’un membre du personnel utilise son véhicule, ses déplacements sont remboursés, selon les kilomètres réels parcourus, sur la base suivante:
Pour tous les remboursements d’allocation au kilométrage incluant les déplacements fréquents dans la région de Québec, les informations suivantes doivent être indiquées sur le rapport de dépenses de voyage et de réception:
6.4 Frais de déménagement d’un nouveau membre du personnel professoral ou professionnel à temps complet
L’Université rembourse partiellement les frais de déménagement et de transport d’un nouveau membre du personnel professoral à temps plein, de son conjoint ou de sa conjointe ainsi que de ses enfants à charge demeurant au-delà d’un rayon de 80 km de la cité universitaire, et ce, sur présentation de pièces justificatives.
Pour une personne engagée à partir d’une subvention nominative, ces frais sont remboursés par la subvention lorsque l’organisme le permet.
L’organisation et la supervision du déménagement sont sous l’entière responsabilité de la personne qui en fait la demande. Les frais lui sont remboursés, dans la mesure du respect des normes, et ce, sur présentation des pièces justificatives numérisées.
Le nouveau membre du corps professoral doit se conformer aux frais admissibles dans les règles financières pour les frais de déménagement (chapitre 6) et les frais de voyage ci-haut mentionnés (chapitre 8). Le remboursement des frais admissibles est effectué par le Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines (VREDIRH).
L’unité de rattachement peut décider de rembourser en partie ou en totalité les frais de déménagement et de voyage relatifs au changement de résidence (déplacement, hébergement, repas) d’un nouveau membre du personnel professionnel à temps complet (poste permanent ou contrat d’une durée supérieure à 12 mois) ainsi que ceux de sa conjointe ou son conjoint et des enfants à charge demeurant au-delà d’un rayon de 80 km de la cité universitaire, sur présentation de pièces justificatives, à même son budget de fonctionnement. Le tout doit faire l’objet d’une entente particulière entre le ou la responsable de l’unité et le nouveau membre du personnel professionnel.
Le membre du personnel professionnel doit se conformer aux frais admissibles dans les règles financières pour les frais de déménagement (chapitre 6) et les frais de voyage ci-haut mentionnés (chapitre 8). Le remboursement des frais admissibles est effectué par l’unité de rattachement à même son budget de fonctionnement.
Frais remboursables
Sur présentation de pièces justificatives numérisées de déménagement des biens personnels (emballage et transport de mobilier, des livres et des effets personnels) au coût réel jusqu’à un maximum de:
* Lorsqu’il s’avère que ces frais excèdent le maximum remboursé par le VRRH, l’unité de rattachement de la professeure ou du professeur peut assumer les frais excédentaires, à même son propre budget d’exploitation. Le tout doit faire l’objet d’une entente particulière entre le ou la responsable de l’unité et la nouvelle professeure ou le nouveau professeur.
De l’information supplémentaire est disponible sur le site intranet Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines.
Frais non remboursables
Les dépenses d’entreposage, les frais de séjour temporaire, les frais d’installation dans la nouvelle résidence, le transport de l’automobile, des animaux et autres dépenses similaires ne sont pas remboursables par l’Université Laval.
Toutes pénalités pouvant résulter de la modification ou de l’annulation d’une réservation ne sont pas remboursables.
Sur présentation des pièces justificatives numérisées, l’Université Laval rembourse les dépenses raisonnables de transport, de même que celles pour l’hébergement et les repas à l’aller seulement, de l’ancienne résidence à Québec, pour la personne requérante, son conjoint ou sa conjointe et ses enfants à charge au coût réel, selon les normes suivantes:
La nouvelle professeure ou le nouveau professeur remet ses pièces justificatives originales au secrétariat de son unité afin que soit remplie la version électronique du formulaire de rapport de dépenses de voyage et de réception. Afin d’obtenir les combinaisons comptables et pour toute question relative aux frais de déménagement et de transport des nouveaux professeurs, l’unité doit communiquer avec le Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines à l’adresse générique suivante : DAPA@vrrh.ulaval.ca
6.5 Déclaration de l’état du traitement (Loi 95 du gouvernement provincial)
Rendre publics le traitement, les frais, les indemnités de départ et autres avantages accordés au personnel de direction supérieure (déclaration nominative) et aux autres membres du personnel de direction (déclaration regroupée) en conformité avec les exigences de la Loi 95 du gouvernement du Québec.
a) Personnel de direction supérieure (déclaration nominative – 010100)
Recteur ou rectrice, vice-recteurs ou vice-rectrices, vice-recteurs adjoints ou vice-rectrices adjoints
Doyen, doyenne ou toute personne qui occupe une fonction équivalente
Secrétaire général
b) Personnel de direction dit «autres» (déclaration regroupée – 100100 et 110100)
Personnel de direction des facultés (vice-doyens, vice-doyennes, secrétaire), départements et centres
Personnel de direction des services et des autres unités (personnel administratif)
Personnel de gérance des emplois de soutien (personnel syndiqué exclu)
Personnel de direction supérieure (déclaration nominative)
Salaire autorisé sur une base annuelle et institutionnelle incluant, s’il y a lieu, les suppléments administratifs. La déclaration comprend tout personnel ayant occupé une fonction visée dans l’année sans égard au nombre de jours d’occupation durant l’année financière (du 1er mai au 30 avril). Une déclaration spécifique est effectuée pour chacune des personnes de cette catégorie de personnel de direction.
Personnel de direction «autres» (déclaration regroupée)
Salaire autorisé sur une base annuelle et institutionnelle incluant, s’il y a lieu, les suppléments administratifs. L’Université doit déclarer le salaire le plus élevé et le plus bas et en faire une moyenne. Cette moyenne est obtenue en divisant la masse salariale du personnel visé par le nombre d’équivalents à temps complet.
Ces frais sont des bénéfices désignés comme tels suivant la Loi sur les impôts (L.R.Q. C.I-3), soit:
Remboursements (déboursés) directs ou indirects de dépenses à l’égard du bénéficiaire ou encore remboursements à des tiers, mais à l’avantage du bénéficiaire et imputés au budget de fonctionnement sans restriction (fonds 1) seulement. Les dépenses remboursées à un bénéficiaire pour d’autres personnes ne sont pas incluses à son crédit.
On ne doit pas attribuer à une personne donnée un déboursé effectué pour une activité à caractère institutionnel impliquant plus de cinq participants, et ce, même si le remboursement est fait au nom du bénéficiaire.
Les frais remboursés à inclure sont de différentes natures:
6.5.3.4 Indemnités de départ pour le personnel de direction supérieure qu’elle qu’en soit la nature
La déclaration se fait pour le montant total de l’indemnité autorisée dans l’année où il y a un terme à la fonction de direction. Pour les autres années, on mentionne en note le type et les conditions de l’indemnité prévue.
Les avantages décrits dans la présente se retrouvent habituellement dans un contrat d’engagement individuel. Ils peuvent être aussi partie intégrante d’un protocole, contrat collectif, pour un groupe donné. L’identification et la déclaration à ce titre sont de la responsabilité duVice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines.
Soit d’une fondation ou d’une personne morale qui sollicite du public le versement de sommes ou de dons pour le soutien financier de l’établissement concerné.
Lesdits avantages doivent être calculés et inclus dans la déclaration. Il y a responsabilité conjointe de l’institution et de la personne concernée pour ce qui est de fournir les détails et l’évaluation d’un tel avantage.
Afin d’assurer l’exactitude des états produits, il convient de respecter les indications suivantes:
Le Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines produit annuellement les déclarations nominatives et regroupées à partir des données comptables. Le Service des finances extrait annuellement les frais remboursés à partir des données comptables et les transmet au VRRH afin que ces remboursements soient inclus dans la déclaration de l’état du traitement (loi 95).
Chaque membre du personnel de direction supérieure doit vérifier et approuver la déclaration nominative le concernant et la retourner au Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines avec les corrections demandées, s’il y a lieu.
Conformément aux exigences de la loi, les déclarations nominatives et regroupées doivent être soumises à un audit externe portant sur les composantes du traitement assujetties à l’impôt. Ces composantes comprennent le salaire de base, les indemnités de départ, les sommes ou les avantages directs ou indirects reçus d’une fondation ou d’une personne morale, et tout autre élément devant être inclus dans le calcul du revenu en application de la Loi sur les impôts. Les frais remboursés ainsi que les allocations qui n’ont pas à être incluses dans le calcul du revenu n’ont pas à être vérifiées.
L’auditeur externe transmet son rapport à la direction de l’Université, qui le transmet au Conseil d’administration pour approbation. Après l’approbation, le Bureau de planification et d’études institutionnelles fait parvenir les déclarations nominatives et regroupées au ministère de l’Enseignement supérieur au plus tard le 30 septembre de chaque année.