Ce chapitre décrit la structure comptable qui s’applique dans l’ensemble du processus budgétaire, dans la gestion des différents revenus et dans la comptabilisation des diverses dépenses. Cette structure permet d’effectuer le suivi budgétaire tout au long de l’année financière et de produire les différents rapports exigés par les gouvernements et les organismes subventionnaires.
De façon générale, conformément à la mission et aux fonctions qui leur sont dévolues, les services intervenants se partagent les responsabilités de la façon suivante:
Service des finances
Unité administrative
5.1 Structure comptable
Les matières contenues dans le cadre comptable sont classées dans un ordre logique et s’expriment dans un code de 25 caractères à des fins de traitement. Chaque champ marque un genre de classement ou identifie un type de renseignements similaires pour toutes les parties du plan comptable. Le code se divise en six champs différents:
Fonds (1 caractère)
Programme (2 caractères)
Faculté département (5 caractères)
Classe (3 caractères)
Compte (6 caractères)
Projet (8 caractères)
Identifie les différents fonds qui existent à l’Université. Une comptabilité différente est tenue pour chacun de ces fonds.
Chacun des fonds est assorti de règles d’utilisation distinctes décrites dans les chapitres qui lui sont propres à l’intérieur du présent manuel.
Identifie les différentes fonctions universitaires comme l’enseignement régulier, les services à la collectivité (enseignement particulier), la recherche subventionnée, etc.
Chacune des unités administratives ayant des enveloppes budgétaires à gérer possède un numéro d’identification où les trois premiers chiffres identifient la faculté, le service ou le centre de recherche, et les deux derniers identifient le département.
Par exemple:
Liste des Facultés/Départements
Les budgets confiés aux unités administratives sont répartis à l’intérieur de différentes enveloppes ou classes de dépenses. Chacune de ces enveloppes doit être utilisée aux fins spécifiques pour lesquelles elles ont été accordées. Chacune de ces enveloppes regroupe un certain nombre de comptes de dépenses. Ce champ peut être numérique ou alphanumérique.
Les comptes permettent d’apporter un niveau de précision supérieur à la classe. Lors de l’allocation du budget, les gestionnaires de l’unité administrative peuvent répartir le montant de la classe dans les différents comptes disponibles afin d’assurer le suivi budgétaire tout au long de l’année.
Il y a cinq types de comptes:
Les comptes de bilan dont le numéro débute par 99 ne sont utilisés que par le Service des finances et dans des cas particuliers par certaines unités administratives.
Les comptes de dépenses et de revenus sont utilisés de façon régulière par l’ensemble des unités administratives.
Liste des comptes de revenus et de dépenses
Permet la gestion d’activités spécifiques. Pour le fonds 2, c’est la gestion de subventions et de contrats de recherche. Pour les fonds 1 et 3, c’est la gestion d’activités particulières des enveloppes budgétaires. Ce champ est constitué d’un préfixe de deux lettres suivi de six chiffres. Les préfixes regroupent les projets selon les types d’activités ou la source de financement. Les six chiffres sont donnés de façon séquentielle.