Chapitre 1: Gestion financière à l’Université Laval
Ce chapitre vise à présenter le cadre de la gestion financière à l’Université Laval, notamment les responsabilités et les pouvoirs des différentes instances.
L’Université Laval est régie par une charte sanctionnée par l’Assemblée nationale du Québec. Dans cette charte, l’Université détient en vertu de l’article 6a) à h) les pouvoirs requis pour gérer ses affaires bancaires et financières. Par ailleurs, les statuts de l’Université adoptés par le Conseil d’administration définissent les paramètres des délégations de pouvoirs.
1.1 La direction de l’Université
Au Livre III «Des organes et du personnel de direction» des statuts de l’Université, adoptés par le Conseil d’administration, sont définis les mandats, la composition, les modes de nomination ainsi que les pouvoirs des officiers et des différentes instances de l’Université:
- Le Conseil d’administration (CA)
- Le Conseil universitaire (CU)
- Le Comité exécutif (CE)
- La rectrice, les vice-recteurs, le secrétaire général
- Les doyens, les directeurs de centre, de département et de services
1.2 Le Service des finances
Le Service des finances a pour mission de fournir aux unités et aux instances décisionnelles les services et les conseils nécessaires à la saine gestion administrative et financière de l’Université Laval.
Le Service des finances s’assure du respect des normes applicables dans son domaine d’expertise. Il favorise une réflexion et des comportements éthiques en regard de l’utilisation des fonds publics.
Le Service des finances fournit aux étudiants et aux étudiantes, aux organismes subventionnaires et aux ministères l’information financière et administrative nécessaire au maintien d’une relation de qualité avec l’Université.
L’année financière de l’Université commence le 1er mai et se termine le 30 avril. Les états financiers de l’Université sont préparés par le Service des finances et présentés au comité d’audit présidé par un membre du Conseil d’administration (CA) qui en recommande l’adoption au CA. Ils sont adoptés par le CA.
1.3 Le contrôle de la gestion financière
Le Comité d’audit et l’auditrice interne assistent le Conseil d’administration dans ses responsabilités de surveillance à l’égard:
- Des rapports financiers et autres rapports
- Du contrôle interne
- De la conformité aux lois, aux règlements et à l’éthique
1.4 Délégation de pouvoir à incidence financière
Seule une personne autorisée par le règlement ou par le Conseil d’administration ou par le Comité exécutif, lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le Conseil d’administration, peut signer au nom de l’Université Laval un document, un contrat ou une convention engageant la responsabilité de l’Université. Cette directive s’applique à tous les contrats ou conventions, entre autres et sans limitation, les contrats pour l’achat, la vente, la location, la fourniture de services, la recherche ou tout acte impliquant une responsabilité quelconque de l’Université.
Les personnes suivantes sont autorisées à signer les documents avant leur soumission au Service des finances et au Vice-rectorat à l'équité, à la diversité et à l'inclusion et aux ressources humaines, quelles que soient les sources de financement (budget de fonctionnement, d’investissement ou de subventions de recherche):
- Le doyen ou la doyenne ou le directeur ou la directrice de service et de centre
- Les personnes désignées par le doyen ou le directeur de service et de centre sur le formulaire Responsable de l’approbation de documents (PDF) ou dans les matrices d'assignation des rôles
Pour les documents avec signatures manuscrites
Seule la signature originale est acceptée. Tout document signé à l’aide de tampon ou de moyen mécanique n’est pas considéré comme valide, est refusé et retourné à l’expéditeur.
La faculté, le service ou le centre doit déposer le formulaire au Service des finances dans les quinze jours suivant sa création.
Un nouveau formulaire doit être rempli chaque fois qu’il y a un changement de doyen ou de directeur de service et de centre ou lors d’une modification aux personnes désignées sur le formulaire.
Pour les documents avec signatures électroniques au système PeopleSoft - Finances
Les matrices de délégation des rôles doivent être complétées pour une unité budgétaire concernée en lieu et place du formulaire Responsable de l’approbation de documents. Ces matrices doivent être approuvées par le responsable de l’unité budgétaire (doyen ou doyenne, directeur ou directrice de service).
Dans le cas où un responsable d’unités budgétaires (doyen ou doyenne, directeur ou directrice de service) désire déléguer sa responsabilité d’approbation des matrices de délégation des rôles à une autre personne, le responsable d’unité budgétaire demeure responsable et imputable de la délégation de signatures effectuée par la matrice. Cette délégation d’approbation de matrice exclut les matrices de délégation des rôles pour les projets de recherche.
Toute opération financière doit être autorisée de manière formelle et tangible par la personne qui a l’autorité, directe ou déléguée, pour le faire.
Vérification
Toute opération financière doit être vérifiée et approuvée par la direction de la faculté ou de l’unité administrative à laquelle elle est imputée.
Le rôle du vérificateur est de s’assurer:
- de l’admissibilité des dépenses selon les règles de l’Université et de l’organisme subventionnaire, s’il y a lieu. Notamment si la dépense est directement liée à la mission de l’Université et au projet ou contrat de recherche et admissible en vertu des règles applicables au budget ou au projet (vérificateur dans l’unité et titulaire du projet)
- de la conformité des dépenses selon les règles de l’Université et de l’organisme subventionnaire, s’il y a lieu. On entend par conformité le respect des règles de l’Université et de l’organisme subventionnaire telles que pièces justificatives, informations et autorisations à fournir pour justifier la dépense (vérificateur dans l’unité et titulaire du projet)
- de la disponibilité des fonds
Approbation
La personne chargée de l’approbation est un ou une gestionnaire ou un ou une responsable dûment mandaté(e), pour le budget ou un projet au fonds de fonctionnement, et devrait être le ou la supérieur(e) hiérarchique de la personne requérante de la dépense. Dans le cas d’un projet de recherche du fonds avec restrictions, c’est le ou la titulaire du projet ou son ou sa délégué(e).
Le rôle de l’approbateur est:
- de s’assurer de la pertinence et du caractère essentiel de toute dépense ou imputation de frais sur les fonds octroyés
- d’indiquer de façon tangible son autorisation des dépenses ou de l’imputation de frais (signature, courriel ou approbation électronique)
Le bénéficiaire ne peut être chargé de l’approbation.
La personne chargée de l’approbation peut remplacer sa signature par un courriel dans lequel l’objet de l’approbation est clairement indiqué. Ce courriel doit être joint à l’ensemble des pièces justificatives pour son traitement par le Service des finances.
Les personnes autorisées à approuver une dépense ou une imputation de frais sont:
- Le chercheur ou la chercheure principal(e) pour ses employés lorsqu’il est bénéficiaire d’une subvention
- Le directeur ou la directrice d’un département pour les professeurs et le personnel administratif de ce département
- Le doyen ou la doyenne ou une personne désignée à cette fin (vice-doyen, vice-doyenne ou directeur exécutif, directrice exécutive) pour les directeurs de département
- Le doyen ou la doyenne pour les vice-doyens et le directeur exécutif ou directrice exécutive de la faculté
- Le doyen ou la doyenne ou par délégation le directeur exécutif ou la directrice exécutive pour le personnel administratif des directions des facultés
- Le directeur, la directrice, le directeur adjoint, la directrice adjointe ou le ou la chef de division de l’unité administrative pour les employés d’un service
- Le recteur ou la rectrice ou un vice-recteur ou une vice-rectrice désigné(e) à cette fin pour les doyens, les vice-recteurs et le ou la secrétaire général(e)
- Le ou la secrétaire général(e) ou le vice-recteur ou la vice-rectrice concerné(e), selon le cas, pour les directeurs de service, les vice-recteurs adjoints et les adjoints aux vice-recteurs
- Le président ou la présidente du Conseil d’administration pour le recteur ou la rectrice et les membres externes du Conseil d’administration
- Le président ou la présidente du comité d’audit ou à défaut, deux membres externes du comité d’audit pour le président ou la présidente du Conseil d’administration
Pour référence, veuillez consulter les tableaux synthèses des approbations de documents (PDF).
Formulaire Responsable de l’approbation des documents (SF-270)
1.5 Conflit d’intérêts
Toute personne autorisée à signer un document doit éviter de se mettre dans une situation de conflit ou d’apparence de conflit d’intérêts. Constitue une situation de conflit d’intérêts, toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice d’une fonction ou à l’occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne.
1.6 Révision des règles
Il appartient au Service des finances d’établir et de réviser les règles financières et les procédures administratives nécessaires à l’application des présents chapitres.
Le vice-recteur ou la vice-rectrice à l’administration doit approuver toute modification de ces règles financières et procédures administratives, dans l’intérêt supérieur de l’Université.