Tout fournisseur qui souhaite faire affaire avec l’Université Laval doit savoir que les processus d’approvisionnement sont encadrés par les principes suivants:
- L’Université se doit de s’assurer de l’objectivité, de l’impartialité, de la transparence et de la rigueur du processus décisionnel en matière de gestion des contrats publics
- Les activités d’approvisionnement de l’Université doivent favoriser la mise en concurrence des fournisseurs
- L’Université s’assure que tous les fournisseurs éventuels sont traités avec équité afin qu’ils aient une chance égale d’obtenir un contrat
- L’Université favorise l’approvisionnement responsable, c’est-à-dire l’acquisition de biens et de services qui tiennent compte des enjeux sociaux, économiques et environnementaux
- L'Université souhaite connaître, à titre indicatif, les pratiques d'acquisition responsable des fournisseurs. Pour ce faire, tout fournisseur obtenant un contrat avec l’Université doit, préalablement à la conclusion du contrat, compléter l'Annexe 7.00 - Approvisionnement responsable - Sustainable procurement et ensuite la faire suivre à la personne responsable du contrat, en incluant la documentation et les liens pertinents
Processus d’approvisionnement
L’Université encourage ses différentes unités administratives à répondre à leurs besoins opérationnels tout en obtenant la meilleure valeur dans chaque processus d’approvisionnement. Celles-ci doivent prévoir l’intégration d’au moins un critère d’acquisition responsable (environnemental, social ou économique)1 lors de la rédaction du devis ou du contrat, selon le cas.
Lorsque la valeur estimée du contrat à mettre en place le permet, les unités administratives doivent privilégier les acquisitions (biens, services ou travaux de construction) québécois ou autrement canadien ou à valeur ajoutée québécoise ou autrement canadienne.
Selon la valeur totale estimée des contrats à mettre en place, l’Université Laval a recours aux processus d’approvisionnement suivants pour combler ses besoins en biens, services et travaux de construction.
1 https://numerique.banq.qc.ca/patrimoine/details/52327/4545058
Biens, services et travaux de construction
Excluant les contrats en matière de technologie de l’information et les services professionnels en architecture ou en génie autre que forestier.
Valeur totale du contrat | Type de processus | Nombre de fournisseurs minimum à inviter |
Entre 0 et 24 999$ | Gré à gré ou demande de prix (au choix du demandeur) | 1 |
Entre 25 000$ et 49 999$ | Demande de pix | 2 |
Entre 50 000$ et 133 800$ | Appel d’offres sur invitation, appel d’offres public régionalisé ou appel d’offres public | 3 |
133 800$ et plus | Appel d'offres public | s.o.* |
Travaux de construction, services professionnels en architecture ou en génie autre que forestier et contrats en matière de technologie de l’information.
Valeur totale du contrat | Type de processus | Nombre de fournisseurs minimum à inviter |
Entre 0 et 49 999$ | Gré à gré ou demande de prix (au choix du demandeur) | 1 |
Entre 50 000$ et 133 800$ | Appel d’offres sur invitation, appel d’offres public régionalisé ou appel d’offres public | 3 |
133 800$ et plus | Appel d’offres public | s.o.* |
* Tous les soumissionnaires admissibles et conformes sont invités à soumissionner.
Publication des appels d’offres publics
Les appels d’offres publics et les appels d’offres publics régionalisés sont publiés sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO).
Politique d’octroi de contrats de l’Université Laval
Toute activité d’approvisionnement menée au nom de l’Université Laval est réalisée ou traitée en conformité avec le cadre administratif et juridique applicable.
Afin d’en savoir davantage sur les règles et procédures internes à l’Université Laval, consultez la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats qui établit les modalités, conditions et principes régissant l’approvisionnement en biens, services et travaux de construction nécessaires au bon fonctionnement de l’Université.
Code de conduite des fournisseurs, prestataires de services et entrepreneurs transigeant avec les établissements universitaires québécois
Un Code de conduite commun a été développé par les établissements universitaires québécois, en soutien à leurs objectifs de développement durable, ceux de l’État québécois ainsi que les objectifs de Développement durable de l’Organisation des Nations Unies.
Par ce Code de conduite, les établissements universitaires québécois l’utilisant visent à communiquer leurs attentes en matière de responsabilité sociale, économique et environnementale dans le cadre de leurs relations d’affaires avec des fournisseurs, prestataires de services et entrepreneurs (ci-après nommée Fournisseur). Cela implique pour les Fournisseurs la gestion des risques et la contribution positive à l’essor des communautés et écosystèmes le long des chaînes d’approvisionnement, le tout dans une perspective d’amélioration continue.
Devoirs et responsabilités du fournisseur
Les fournisseurs doivent s’abstenir de faire un don, un cadeau d’usage, une faveur ou une gratification et d’offrir tout avantage à un membre de la communauté universitaire qui participe au cycle d’approvisionnement ou à un de ses proches immédiats.
Code d’éthique des approvisionneurs
Tout intervenant impliqué dans une activité d’approvisionnement se doit d’agir de bonne foi et, notamment, de dénoncer toute pratique malhonnête ou irrégulière en affaires. Il doit éviter de se trouver en situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts. En conséquence, un membre du personnel de l’Université ne peut bénéficier directement ou indirectement d’un avantage personnel afférent à un contrat adjugé par l’Université à moins que les modalités prévues dans la Politique de gestion des contrats publics de l’Université Laval n’aient été appliquées. Également, les employés de l’Université ne doivent aucunement utiliser ce statut afin d’obtenir un don, un cadeau d’usage, une faveur, une gratification ou un avantage d’un fournisseur ou d’une personne qui désire le devenir dans le cadre de leurs activités personnelles.
Vous voulez devenir fournisseur?
Si vous n’avez jamais fait affaire avec l’Université Laval et que vous souhaitez faire connaître votre entreprise ou les biens et services que vous offrez, nous vous invitons à nous acheminer un courriel détaillant votre offre de biens et de services à accueil.appro@sf.ulaval.ca.
Ces informations seront redirigées aux unités administratives concernées ou seront conservées pour toute référence ultérieure.