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Règle d'utilisation de la carte d'entreprise

Afin de réduire les coûts de financement des avances de voyage, d'éliminer les possibilités de perte de sommes d'argent et d'offrir certains avantages additionnels, l'Université propose à son personnel une carte d'entreprise pour le paiement des frais occasionnés par les voyages et les frais de représentation dans l’exercice de leur fonction.

Cette carte d’entreprise VISA-Desjardins permet aux détenteurs d’obtenir des conditions avantageuses par rapport aux programmes conventionnels de carte de crédit offerts à un individu. Ces avantages sont principalement :

  • aucuns frais annuels;
  • la carte la plus acceptée dans le monde;
  • une période de gratuité de 51 jours au lieu de 21 pour le paiement du relevé de compte;
  • taux d’intérêt applicable au solde impayé des plus avantageux;
  • nouvelle carte à puce sécurisée compatible avec les standards européens et nord-américains.
  • programmes d’assurance voyage et de location à court terme de véhicule;
  • service d’aide à la clientèle 24h/7j disponible partout dans le monde.

Les détails du programme corporatif de la Carte Affaires VISA-Desjardins sont contenus dans la brochure suivante : brochure en pdf.

Complément d’information et annexes à la brochure :

Attention : Les sections Billetterie à la carte et Avances de fonds sont non applicables.

Les règles suivantes s'appliquent concernant l'utilisation de la carte d'entreprise :

1.

Éligibilité

Les membres permanents du personnel enseignant, les cadres et tout autre membre du personnel régulier appelé à se déplacer fréquemment, généralement plus de trois (3) fois par année, dans l'exercice de leur fonction.
 

2.

Procédure de demande d'une carte

Le requérant éligible doit compléter sa demande sur le formulaire approprié. Une fois le formulaire complété et signé par l’approbateur désigné en vertu des règles d’approbation d’un rapport de dépenses de voyage et de réception,  le formulaire doit être envoyé à l’attention de Mme Louise Bussières, Service des finances, Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 3560.

Par mesure de sécurité, sur réception de votre nouvelle carte, le Service des finances communiquera avec vous pour une remise de main à main. Le demandeur devra présenter sa carte d’identité de l’Université Laval ou toute autre pièce reconnue avec photo. Compter de deux à trois semaines pour la réception de votre nouvelle carte.

Lors de son départ de l'Université, la personne doit retourner immédiatement sa carte au Service des finances.
 

3.

Limitation

L'utilisation de la carte est restreinte, sauf en cas de force majeure, au paiement de frais imputables à l'Université en vertu du chapitre 8 du Manuel des règles financières : Frais de voyage et frais de réception et de représentation.

D'autre part, la limite de crédit pour un détenteur de carte est établie par l’Administrateur du programme en fonction des besoins du demandeur,  de ses habitudes de voyages et de paiements de son relevé de compte. À moins de spécifications contraires sur le formulaire, la limite de crédit accordée par carte sera de 10 000$.
 

4.

Responsabilité du paiement

La facturation a un caractère individuel et est adressée à l'utilisateur de la carte. Celui-ci est responsable personnellement du paiement des sommes dues et de tous les frais d'intérêts et d'administration applicables au paiement en retard en vertu du contrat de crédit variable accompagnant la demande d’une carte d’entreprise.

Pour de longs séjours à l’étranger, le détenteur de carte doit s'assurer que les relevés de compte lui soient dirigés à un endroit facilitant leur paiement.

La convention  de services intervenue entre le Service des cartes Desjardins et l’Université Laval accorde un délai de 51 jours pour le paiement des sommes dues. 

L'émetteur se réserve le droit de retirer la carte sur un défaut de paiement du détenteur.
 

5.

Remboursement des dépenses par l'Université

L'utilisateur doit fournir au Service des finances son rapport de dépenses de voyage ou de frais de réception (formulaire électronique). Le Service des finances s'engage à lui rembourser les frais acceptables encourus en vertu du chapitre 8 du Manuel des règles financières : Frais de voyage et frais de réception et de représentation dans les trente (30) jours qui suivront la réception du rapport des dépenses.

Il est recommandé de faire son rapport des dépenses dès son retour et de ne pas attendre l'état de compte de l'émetteur de la carte d'entreprise.


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