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Accueil > Frais de voyage > Tableau sommaire- Normes de frais de voyage et de représentation

Important : Ce tableau résume les règles concernant les principales catégories de dépenses encourues lors de déplacement. Il est suggéré de prendre connaissance des règles complètes contenues dans le chapitre 8 Voyage du Manuel des règles financières.

Tableau sommaire

Normes de frais de voyages et de représentation

Nature de la dépense Montant autorisé ($) Remarques
1 - Frais de transport

Automobile

0 à 1500 kilomètres

0,51 $ le kilomètre pour les 20 premiers kilomètres et 0,42 $ pour les kilomètres supplémentaires.

1501 kilomètres et plus, 0,42 $ le kilomètre jusqu'à concurrence du coût du billet d'avion en classe économique (réservation faite 14 jours à l'avance)

Une facture d'essence est requise si le voyage excède 600 km.

Voir le tableau des coûts pour les destinations fréquentées.


AVIS IMPORTANT : pour tout voyage à Montréal et Longueuil, le remboursement est limité à 126 $ CAD sauf si la personne est accompagnée d'un ou de plusieurs membres du personnel voyageant dans le cadre de leur fonction.



 

Avion

Coût réel

En classe économique (un document indiquant la classe tarifaire doit être fourni).

Seule la classe économique TANGO est permise, soit les lettres W, G, S, T, L, A et K selon les différentes compagnies aériennes. Les classes FLEX ou LATITUDE qui sont des classes économiques ne sont pas des classes admissibles puisque plus dispendieuses. Si pour une raison exceptionnelle vous devez prendre la classe FLEX vous devrez fournir une explication précise et devrez imprimer une preuve que c’est seulement cette classe qui est disponible ou que c’est la moins chère pour les dates de votre séjour. Si aucune preuve n’est présentée, ce sera l’équivalent de la classe économique TANGO qui vous sera remboursé.

L'original du billet et de la facture d'agence de voyage sont obligatoires.

Dans le cas d’un billet électronique: une copie du billet électronique ainsi que la facture originale de l'agence ou de la compagnie aérienne sont exigées pour le remboursement.

Les cartes d’embarquement ne sont pas obligatoires dans le cas où une autre preuve de déplacement, dans la ville où a lieu le séjour, est fournie (facture d’hôtel, reçu de taxi, facture de restaurant, etc.)


Pour les invités, voir le point 5 ci-dessous.


 

Train

Coût réel en classe économique

Voir Train

Autobus

Coût réel

Reçus obligatoires.

Taxis ou autre formes de transport en commun

Coût réel

Les reçus sont obligatoires, sauf pour le transport en commun municipal : métro, autobus, tramway.

Stationnement

Coût réel

Reçus de stationnement obligatoires.

2- Frais d'hébergement

Hôtel

Dépense réelle d'une chambre de type régulier selon la disponibilité et les circonstances du moment.

Reçu obligatoire.



Le personnel voyageur de l'Université Laval peut bénéficier des tarifs hôteliers suivant:

A) Au Québec
Tarifs préférentiels hôteliers d'Acquisitions Québec.


B) Au Canada

Tarifs préférentiels hôteliers de l'Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU), tel que publié sur le site web de l'association.

Site Internet ACPAU

C) Aux États-Unis et ailleurs dans le monde.
Aucun tarif préférentiel.

Pour les invités, voir le point 5 ci-dessous.

Résidence privée

25 $ CAD par nuit

Aucun reçu requis

3- Frais d'inscription à des colloques ou des congrès

Inscription à des colloques ou des congrès.

Coût réel

Reçu obligatoire. La demande de remboursement doit être faite sur le formulaire  Rapport de dépenses de voyage et de réception

4- Frais de réception et de représentation

Repas avec invités de l'extérieur

Coût réel

Les frais de repas peuvent être approuvés par les responsables administratifs jusqu'à concurrence de 35$ par personne. Au-delà de ce montant, les dépenses doivent être approuvées par les doyens, doyennes, directeurs et directrices de services.

Le but du repas, le nombre de personnes et le nom des personnes présentes et leurs unités administratives doivent être indiqués sur le "Rapport de dépenses de voyage et de réception"

Boisson alcoolisée admissible à un coût raisonnable.
 

Boîtes à lunch lors de rencontres de travail durant l’heure du repas (entre employés seulement et/ou avec participants externes) Coût réel Maximum 25 $/personne.
Boisson alcoolisée non admissible.

Approbation de la facture par le supérieur hiérarchique du requérant.

Le but de la réunion, le nombre de personnes et le nom des personnes et des unités administratives doivent être indiqués sur le "Rapport de dépense de voyage et de réception".

L’ordre du jour doit être conservé afin d’être présenté sur demande.

Cette norme s'applique aussi dans le cas de services alimentaires donnés à contrat.
Repas au restaurant entre membres de la communauté universitaire (2 personnes et plus,
aucun invité externe)
Dépense non admissible  
Autres types de réception et de représentation Voir l’Annexe 4 du Chapitre 8.  
     
5- Frais de voyage pour les personnes invitées

Le paiement de dépenses de voyage directement aux fournisseurs pour un invité (avion et hôtel) voir remarque -->

Coût réel

• Pour les frais d’hébergement : seulement les frais de chambres sont admissibles, les autres frais (repas, etc.) doivent être assumés par l’invité et remboursés à l’aide d’un rapport de dépenses de voyage, s’il y a lieu;

• Le paiement au fournisseur doit se faire à l’aide du formulaire de demande de paiement et la facture originale du fournisseur doit être jointe;

• La dépense doit être imputée dans le compte 352000;

• Pour les non résidents du Canada, l’adresse personnelle du visiteur doit être indiquée sur la demande de paiement afin de produire les feuillets fiscaux T4ANR;

• La politique de signature est celle applicable sur les rapports de dépenses de voyage donc la signature du vérificateur et celle de l’approbateur sont nécessaires.

6- Avance pour frais de voyage relatif aux frais de séjour (incluant le per diem)

Frais d’inscription

Frais de déplacement

Frais de séjour (hébergement et repas)

Coût réel

Coût réel

100$CAD/jour : Déplacement au Canada

150$CAD/jour: Déplacement hors du Canada

Aucun document à fournir

L’avance doit être imputée au compte 359900

Les frais de séjour sont accordés maximum 3 semaines avant le départ

 



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