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Chapitre 7: Achats

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1.

Introduction

2.

Responsabilités

3.

Code de déontologie

4.

Marché publics

5.

Mise en application de la Politique d’acquisition de biens et services et des Accords des marchés publics à l’Université Laval

5.1

Marchés inférieurs à 10 000 $

5.2

Marchés entre 10 000 et 100 000 $

5.3

Marchés de plus de 100 000 $

6.

Processus d'appel d'offres

6.1

Demande de prix

6.2

Demande de soumission

6.3

Appel d'offres sur invitation ou public

6.4

Appel de propositions

6.5

Ouverture de l'appel d'offres

6.6

Choix d'un fournisseur

6.7

Ententes institutionnelles

7.

Sélection du mode d'acquisition approprié

7.1

Demande d'achat

7.2

Petite caisse

7.3

Demande de remboursement avec le formulaire SF-14 Demande de paiement

8.

Conditions d'achat d'un bon de commande de l'Université Laval

9.

Réception, vérification et retour de marchandise

9.1

Réception

9.2

Vérification

9.3

Retour de marchandise

 

1.

Introduction  

Ce chapitre a pour but de faire connaître les principales pratiques d’approvisionnement en vigueur à l’Université.  Il est important d’y adhérer puisque le financement des activités d’enseignement et de recherche de l’Université provient principalement de fonds publics et, en vertu de la Politique québécoise de financement des universités, ces dernières doivent se conformer aux Accords de libération des marchés publics.

Le Conseil d’administration de l’Université Laval a adopté en 1992 la  Politique d’acquisition de biens et de services à laquelle tous les membres de la communauté universitaire ont l’obligation de se conformer. Cette politique établit les principes et les modalités générales, en matière d'achat de biens et services et de disposition de biens déclarés excédentaires. De plus, elle précise le partage des responsabilités en ces matières et les exceptions permises lors de situations particulières.

Une résolution entérinée par le Conseil d’administration (CA-95-168) est venue modifier cette politique pour hausser de 3 000 $ à 10 000 $ le montant fixé pour des achats sans appel d’offres à l’article 6.1 a).

Même si cette politique institutionnelle est antérieure à l’adhésion  du Québec aux Accords de libération des marchés publics, les principes énoncés ne sont pas en contradiction et demeurent valides, à l’exception des points 5.3 et 6.5 traitant des achats préférentiels et du lieu de l’établissement commercial des fournisseurs.

 

 

2.

Responsabilités

L’unité administrative requérante a pour responsabilité de :  

  • définir ses besoins;

  • préparer les devis techniques et effectuer, en collaboration avec le Service des finances, les demandes de prix et d'appel d'offres;

  • s’assurer de la disponibilité budgétaire;

  • fournir une description complète et exacte nécessaire pour le traitement de la commande;

  • fournir les informations complètes et pertinentes aux acquisitions de matières contrôlées (produits radioactifs, matériel biologique, etc.)

  • faire suivre au Service des finances les documents pertinents au traitement de la commande;

  • suggérer s’il y a lieu des fournisseurs et de nouvelles sources d’approvisionnement;

  • s’assurer que la marchandise reçue est conforme au besoin exprimé et qu’elle est reçue en bon état;

  • informer le Service des finances de la réception de la marchandise lorsqu'elle n’est pas desservie par un service de réception de marchandise relevant du Service des immeubles;

  • dénoncer au Service des finances toutes les difficultés rencontrées concernant les devis techniques, les clauses administratives, la conformité des produits ou services reçus;

  • informer le Service des finances de tout retour de marchandise et remplir le formulaire requis.

Le Service des finances a pour responsabilité de :  

  • conseiller les usagers sur tous les aspects de la négociation et de l’acquisition des biens et des services nécessaires au bon fonctionnement de l’Université;

  • collaborer avec les unités à la préparation et à la rédaction des appels d'offres;

  • afficher publiquement les appels d'offres pour les acquisitions supérieures à 100,000 $;

  • négocier des ententes - cadres avec des fournisseurs pour les biens et services d’utilisation fréquente;

  • s’assurer de l’application des normes en matière d’acquisition de biens et de services;

  • vérifier et approuver les  transactions entre l’Université et ses fournisseurs;

  • produire les déclarations requises par le gouvernement du Canada pour l'importation de la marchandise et assurer son passage aux douanes.

Le Service des immeubles a pour responsabilité en matière d’approvisionnement de :  

  • effectuer les réceptions de marchandises pour les unités administratives desservies par un service de réception sous sa responsabilité;

  • disposer des biens déclarés excédentaires ou désuets par les unités administratives;

  • gérer les magasins du pavillon Alexandre-Vachon


3.

Code de déontologie

La plupart des décisions d’achat proviennent des professeurs ou du personnel de facultés, de centres de recherche, de départements ou de services. La direction de l’Université s’attend à ce que tout membre du personnel ayant des responsabilités d’achat exercent celles-ci dans le meilleur intérêt de l’Université et conformément aux notions d’éthique normalement applicables pour les marchés publics.

Le Service des finances  fait partie du regroupement des gestionnaires d’approvisionnement des universités québécoises (RGAUQ) qui a retenu le code de déontologie de l’association canadienne de gestion des achats (ACGA) pour leur personnel travaillant dans le secteur des approvisionnements.

Dans ce contexte, tout membre de la communauté universitaire qui exerce des responsabilités d’achat doit en prendre connaissance et s’y conformer. Il doit agir avec transparence et traiter les fournisseurs avec honnêteté et respect.  


4.

Marchés publics 

Les sommes dépensées à l’Université ont principalement pour origine des fonds publics. La mise en application et le respect des pratiques d’affaires en matière de marchés publics assurent à l’Université et à ses bailleurs de fonds la meilleure utilisation possible des sommes investies tout en offrant des occasions d’affaires au plus grand nombre de fournisseurs.  

À l'exception des  unités administratives nommées à la Politique d'acquisition de biens et services de l'Université Laval, le Service des finances est responsable de l’application et du respect des normes, lois et règlements auxquels l’Université est assujettie en matière d’acquisition de biens et de services.  

Les accords en vigueur pour le réseau de l’éducation :  


5.

Mise en application de la Politique d’acquisition de biens et services de l’Université Laval et des Accords des marchés publics

5.1

Marchés inférieurs à 10 000 $

Les acquisitions d’une valeur inférieure à 10 000 $ ne nécessitent pas de démarches particulières. Cependant, au fur et à mesure que la valeur de l’acquisition croit, il est de bon usage de procéder à plus d’une demande de prix ou de soumission auprès des fournisseurs pour s’assurer de la validité des informations détenues de la disponibilité du produit et des meilleures conditions sur le marché.  

Aucun document n’est nécessaire pour l’émission du bon de commande par le Service des finances. Cependant , le fait de faire suivre au Service des finances la soumission du fournisseur permet à l’agent payeur de vérifier au moment du traitement de la facture que les prix facturés correspondent bien à ceux proposés par le fournisseur.

5.2

Marchés compris entre 10 000 $ et 100 000 $

Pour les achats compris entre 10 000 $ et 100 000 $, l’Université acquiert ses biens ou ses services par voie d’appel d’offres, à moins qu’une des conditions suivantes soit vraie :  

Le marché est :

  • l’objet de dispositions particulières édictées par le Conseil d’administration;

  • que le marché ne fait pas partie du champ d’application de la Politique d’acquisition de biens et services de l’Université Laval (article 2);

  • que le marché correspond à l'un des critères de l’article 6.1 de la Politique d’acquisition de biens et services de l’Université Laval pour la négociation de gré à gré avec un seul fournisseur.  

Avant d’émettre le bon de commande, le Service des finances exigera du demandeur qu’il lui fournisse les documents suivants :  

  • La demande de soumission ou le devis d’appel d’offres envoyé aux fournisseurs;

  • Les soumissions ou offres reçues des fournisseurs;

  • La justification de la sélection du fournisseur particulièrement si ce dernier n’est pas le plus bas soumissionnaire.  

À moins de procéder par appel d’offres public, le document de demande de soumission ou le cahier de charges doit être envoyé à au moins trois fournisseurs appropriés. Si tel n’est pas le cas, la justification  doit traiter de ce manquement à la procédure.  

Tel que stipulé à la Politique d’acquisition de biens et services de l’Université Laval, toute demande de dérogation doit être autorisée par le Comité exécutif.  

5.3

Marchés de plus de 100 000 $

Les acquisitions de biens et de services de plus de 100 000 $ doivent être faites à la suite à d'un appel d’offres public depuis la ratification par le gouvernement du Québec aux Accords de libération des marchés publics et plus particulièrement par suite de l’approbation de l’annexe 502.4 « Marchés publics » de l’Accord du commerce intérieur le 1er juillet 1999.  

À l’exception des unités administratives nommées à l’article 6.2 de la Politique d’acquisition de biens et services de l’Université Laval, les documents d’appel d’offres doivent être préparés en collaboration avec un acheteur du Service des finances. Ce dernier se chargera de l’avis public qui se fera au moyen d’un babillard électronique à moins de contres- indications.  

Pour plus d’information sur les Accords de libération des marchés publics, référez-vous aux textes officiels.  


6.

Processus d’appels d’offres

La collecte d’information auprès des fournisseurs peut prendre plusieurs formes allant d’un processus plutôt informel pour des biens ou des services de faible valeur jusqu’à un processus dont le cadre est strict et rigide. Le processus choisi variera selon l’importance monétaire de l’achat, de la compétitivité du secteur dans lequel se fait l’acquisition ainsi que des conditions particulières pouvant être imposées par les organismes qui procurent le financement.  

6.1

Demande de prix

La demande de prix est le processus le plus simple et le plus informel. Utilisée pour les achats de faible valeur,  la demande se fait souvent par téléphone ou par télécopieur et la réponse suit le même chemin, si bien que la réponse peut ou non parvenir par écrit. L’importance de l’achat fera que l’on exigera ou non une confirmation écrite de la proposition. Lorsque la proposition se fait verbalement, il est recommandé de conserver  la date, le nom de la personne et les détails de la proposition. Indiquer ces informations sur la demande d’achat. Le fournisseur sera par le fait même avisé des conditions consenties et l’information pourra être vérifiée lors du paiement de la facture.

En plus du prix, il est suggéré de vérifier le délai de livraison, les frais de manutention et de livraison ainsi que toutes autres conditions pertinentes à l’acquisition du bien donné. Le fait de confirmer le prix avant de procéder à l’acquisition constitue une bonne pratique qui limite au minimum les dépassements de coûts, les frais supplémentaires non prévus et assure un bon suivi budgétaire.
6.2 Demande de soumissions
La demande de soumissions provient soit du demandeur, soit du Service des finances. La demande est généralement envoyée à plus d’un fournisseur en fonction de la valeur du marché. Il faut exiger une réponse dans un délai précis. La réponse est écrite et le fournisseur est tenu de respecter sa soumission pour toute la durée de validité. Le document envoyé aux fournisseurs doit être identique et toutes modifications au document original doivent être signifiées à tous les fournisseurs. Le processus de demande de soumissions n’est pas suivi habituellement  d’une ouverture publique des soumissions. De plus, le dossier est généralement conclu par l’envoi d’un bon de commande au fournisseur sélectionné.

La demande de soumission contient généralement l’information suivante :  

  • Date de la demande;

  • Date limite de réception des soumissions;

  • Endroit où doivent être envoyées les soumissions;

  • Description complète du bien et du service;

  • Résultats attendus pour les services requis;

  • Nom de la personne- contact;

  • Date où les biens et services sont requis;

  • Durée de validité des soumissions;

  • Toutes conditions particulières pour une acquisition;

  • Il est particulièrement important d’exiger des réponses contenant une information comparable.  

Selon les biens, il pourra être pertinent d’exiger l’information relative à la manutention et à sa couverture d’assurance, à la durée et aux conditions particulières de la garantie, du service après-vente et toutes les informations pouvant permettre de choisir parmi les propositions reçues.

Toute soumission devrait comporter l’information suivante :  

  • Durée de la validité de la proposition;

  • Conditions et responsabilité du transport;

  • L’ensemble des coûts relatifs à l’acquisition ainsi que la devise utilisée;

  • Conditions de paiement;

  • Date de la livraison.  

6.3

Appel d’offres sur invitation ou public

L’appel d’offres est le plus formel des modes de sélection d’un bien ou un service et de son fournisseur. Il est utilisé lors d'un projet d’acquisition dont la valeur est élevée. L’acheteur, en collaboration avec l’unité administrative, rédige un cahier de charges qui contient les conditions régissant l’acquisition et la description du bien ou du service désiré. On retrouve généralement dans le cahier de charges, souvent nommé devis d’appel d’offres, tous les éléments de la demande de soumissions.

Lorsque ce cahier de charges est envoyé à des fournisseurs sélectionnés, on parle alors d’appel d’offres sur invitation. Pour les marchés publics, le cahier de charges est habituellement envoyé à au moins trois fournisseurs appropriés.

Pour les acquisitions supérieures à 100 000 $, les Accords de libéralisation des marchés publics exigent que l’on procède par appel d’offres public.  Ce type d'appel d’offres consiste à publier un avis public soit sur un service reconnu d’appels d’offres électroniques,  soit dans des journaux prédéterminés par les accords. Cet avis contient les instructions à suivre pour permettre aux fournisseurs de se procurer les documents nécessaires pour soumissionner (cahier de charges, plans, devis technique, etc.)

Un délai minimal de 15 jours civils doit être accordé aux fournisseurs pour leur permettre de préparer et de déposer leur soumission.  

6.4 Appel de propositions

On utilise l’appel de propositions dans les cas où l’on est en mesure de décrire le résultat attendu à l’intérieur du cahier de charges plutôt que le bien ou le service désiré. Ce type d’appel d’offres laisse généralement plus de latitude aux fournisseurs quant aux moyens ou à la façon d’y parvenir.

Comme les fournisseurs proposeront des solutions qui ne sont pas nécessairement de même nature, on comprend que l’analyse des propositions mettra l’accent sur la qualité et la viabilité des solutions proposées en fonction des critères d’évaluation et des objectifs du requérant.

Le déroulement des activités de l’appel de propositions est le même que pour un appel d’offres. Cependant, selon la nature du bien ou du service désiré, du contenu des propositions, l’appel de propositions peut conduire directement à la signature d’un contrat avec le fournisseur ou se poursuivre par un appel d’offres classique.  

6.5 Ouverture de l’appel d’offres
L’ouverture se déroule généralement immédiatement après la date et l’heure limites de dépôt des soumissions. Elle se fait en présence des représentants des soumissionnaires qui le désirent. Seuls les noms des entreprises et le montant total des soumissions sont habituellement dévoilés.  
6.6 Choix d’un fournisseur

La décision de procéder à l’acquisition avec l’une ou l’autre des entreprises ayant présenté une proposition demeure sous l’entière responsabilité du demandeur. Cette décision doit être prise avec transparence et en tenant compte de l’ensemble de l’information disponible, de la politique d’achat et du code de déontologie.

L’analyse des soumissions se déroulera dans les jours suivant l’ouverture. Selon l’importance de l’acquisition,  l’analyse se fera par le demandeur ou par un groupe de spécialistes incluant notamment un acheteur du Service des finances. L’analyse doit se baser sur des critères d’évaluation et des objectifs  établis préalablement à l'appel d'offres. Elle doit être menée en toute objectivité et avec respect de tous les soumissionnaires. Pour les dossiers de valeur importante, c’est une bonne pratique de rédiger et de déposer au dossier d’achat un rapport d’analyse comprenant notamment la méthode d’évaluation utilisée et la justification du choix du fournisseur retenu.

Dans tous les cas, l’Université se réserve le droit de ne retenir ni la plus basse, ni aucune des propositions.

Le Service des finances, tout en tenant compte généralement  du fournisseur suggéré par le requérant, se réserve le droit de négocier avec d’autres fournisseurs s’il y va de l’intérêt de l’Université. Dans ce contexte, l’achat de matériel usagé auprès d’une entreprise ou d’un individu ne pourra être fait qu’après en avoir reçu préalablement l’approbation d’un acheteur du Service des finances.

6.7

Ententes institutionnelles

Pour des biens et des services d’utilisation courante, des ententes institutionnelles d’approvisionnement ont été négociées par le Service des finances avec différents fournisseurs. L’utilisation de ces ententes garantit un bénéfice/coût supérieur et un service après vente de qualité. De plus, elles contribuent à réduire les frais administratifs liés à la recherche de fournisseurs.  


7. Sélection du mode d’acquisition et de paiement approprié

7.1

Demande d'achat

De façon générale toute demande d’acquisition doit être acheminée au Service des finances en utilisant la demande d’achat. La demande d’achat est le formulaire de saisie électronique du système de gestion financière PeopleSoft. L’information recueillie sur ce formulaire est utilisée pour  la négociation des conditions de l’acquisition et pour l’émission d’un bon de commande qui est acheminé au fournisseur. C’est le mode d’acquisition qui doit être privilégié.

L’utilisation de la demande d’achat/bon de commande permet de standardiser les échanges entre l’Université et ses fournisseurs. À la fin du processus, le numéro de commande permettra d’accéder à l’ensemble des documents (factures, paiement, réception, documents de douanes et de transport, etc.) pour une transaction donnée.

Il est important de comprendre que l’information saisie sur la demande d’achat est celle qui sera acheminée au fournisseur par l’intermédiaire du bon de commande à moins d’une intervention de l’acheteur. Le bon de commande est un contrat d’affaires reconnu entre deux organisations spécifiant les détails liés à une transaction. Son contenu doit donc être exact et précis.

La demande d’achat transmise au Service des finances doit donc comporter l’information suivante :  

  • La description complète des biens ou des services requis notamment pour les biens, les numéros de référence du fournisseur et les prix exacts;

  • Le fournisseur suggéré;

  • Toutes les conditions particulières relatives à l’acquisition;

  • Le nom du demandeur;

  • La référence de négociation;

  • La catégorie de produit et la codification comptable.  

7.2

Petite caisse

Les fonds de la petite caisse peuvent être utilisés au règlement de toutes dépenses, conformes aux normes de l’Université, à l’exception des frais de voyage, de réception, de représentation, des livres et des chaussures de sécurité. La dépense doit être obligatoirement inférieure à 200 $ (taxes incluses). Tout paiement fait sur la petite caisse est supporté par une pièce justificative originale dûment signée par la personne qui en demande le remboursement.

Les fonds de la petite caisse sont réservés aux fins de l’unité administrative. Aucun prêt personnel ne doit être consenti à même la petite caisse.

Le détenteur d’une petite caisse est responsable de la somme qui lui est confiée. Pour en renouveler les fonds, il s’agit de remplir le formulaire « Remboursement de petite caisse », y joindre les pièces justificatives originales, le signer, le faire approuver par le signataire autorisé à titre d'approbateur et se présenter au local 3540-Z du Service des finances afin d’être remboursé en espèces.

Le formulaire de petite caisse doit contenir les renseignements suivants :

  • Pour chacune des pièces justificatives, la codification comptable affectée par la dépense, la nature et le montant correspondant;

  • Le montant total du remboursement demandé;

Lorsqu’il y a un changement concernant la personne titulaire de la petite caisse, l’unité administrative doit envoyer une lettre ou un courriel au responsable des petites caisses pour l’informer de ce changement. Cette lettre doit mentionner le numéro de la petite caisse, le nom de l’ancien titulaire et celui du nouveau.
 

7.3 Demande de remboursement avec le formulaire, demande de paiement

De façon générale, on ne doit pas utiliser ses fonds personnels pour l’acquisition de biens et services, et se faire rembourser par la suite. Cette façon de faire ne devrait être utilisée que lors de circonstances exceptionnelles telles que :

  • le bien ou le service acquis est de moins de 200 $ et le fournisseur n'accepte pas les bons de commande et/ou il n'y a pas de petite caisse dans l'unité;

  • le fournisseur n’accepte pas les bons de commande;  

  • en cas d’urgence.

  • le bien ou le service n'est pas inclus dans une entente institutionnelle.

Note :     Les rabais promotionnels chez les détaillants ne sont pas des situations d’urgence. Toute demande de remboursement sur le budget d’investissement est strictement interdite.


8.

Conditions de la commande

A moins qu’il ne soit spécifié autrement l’ensemble des conditions suivantes s’applique pour tout Bon de commande émis par le Service des finances.

1.

Autorisation du Service des finances

L'Université n'est responsable que des commandes émises par le Service des finances.  

2.

Référence au numéro du bon de commande  

Le numéro du bon de commande, constitué de deux lettres suivi d’un maximum de dix chiffres, doit être inscrit sur tous les bordereaux d'emballage, colis et factures.

3.

Bordereau d’emballage

Chaque envoi doit être accompagné d'un bordereau d'emballage incluant la description de la marchandise livrée ainsi que de sa quantité.

4.

Équipements

En acceptant une commande d'équipement, le fournisseur s'engage, au moment de la livraison de la marchandise, à fournir sans autres frais toute la documentation technique nécessaire à l'opération, au calibrage et à l'entretien dudit équipement y inclus le manuel d'opération.  

5.

Substitution

Aucune substitution de produit ou modification aux conditions de cette commande ne sera acceptée sans l'autorisation préalable et écrite du Service des finances.

6.

Caractéristiques et conditions  

L'Université se réserve le droit d'annuler une commande si les caractéristiques et conditions ne sont pas respectées par le fournisseur.  

7.

Inspection  

L'Université se réserve un délai raisonnable après la livraison des marchandises pour en faire l'inspection. Toute marchandise non conforme aux caractéristiques peut être retournée aux frais du fournisseur.  

8.

Garantie  

Le fournisseur garantit la marchandise contre toute défectuosité de matériel et de fabrication et consent à la remplacer à ses propres frais si elle est défectueuse.  

9. Factures  

Le numéro du bon de commande doit apparaître sur toutes les factures. Les factures doivent être transmises par courriel à l’adresse BC_payable@sf.ulaval.ca ou expédiées par la poste à l’adresse suivante :  

Service des finances
Université Laval
2345 allée des bibliothèques
Québec (Québec) G1V 0A6
Canada

10.

Escompte au comptant

Le délai pour l'escompte au comptant court à partir de la date de réception de la facture.  

11.

Frais d’emballage, de transport, etc.

Sauf indication contraire, les prix comprennent les coûts d'emballage, de transport et de déchargement.  

12.

Matière dangereuse  

Il incombe au fournisseur de s'assurer que les marchandises dangereuses fournies à l'Université et transportées pour son compte, soient convenablement étiquetées et emballées. L'Université n'assume aucune responsabilité pour tout dommage causé par un emballage ou  un étiquetage inadéquat ou par un mode inapproprié de transport.  

13.

Expédition

Si, selon les termes d'une commande, l'Université assume les frais de transport, les envois doivent être effectués, à moins d'indication contraire, par la voie la plus directe et la plus économique selon les modes normaux de transport. Ces frais doivent apparaître séparément sur la facture.  

14. Droits de brevets et redevances  

Le fournisseur, en acceptant la commande, consent à défendre, à ses propres frais, toute poursuite ou démarche légale contre l'Université résultant d'une accusation d'infraction aux droits d'un produit breveté, se rapportant à l'usage, par l'Université, des parties détachées ou d'équipement compris dans la commande. De même, le fournisseur consent à payer tout dommage ou remboursement imposé à la suite d'une telle poursuite légale et, dans le cas où l'Université se trouve privée de l'usage d'un certain équipement, de l'enlever à ses frais et de rembourser le prix d'achat de cet équipement.  

15.

Certificat d'origine, Accord de libre échange Canada-USA

Pour tout bien que l'exportateur juge admissible aux règles de l'Accord de libre échange, un certificat d’origine et une facture doivent être joints à l’expédition.  

Les fournisseurs sont invités à nous fournir un certificat « unique » pour l’année courante, ce qui évitera l’élaboration de certificat pour l’expédition unique.  

Pour les expéditions de biens périssables ou radioactifs, veuillez aviser notre courtier en douanes des détails de l’expédition.  

Groupe Cole Kebec
Téléphone : 418 847-7551
Télécopieur : 418 847-5155
Courriel : Denyse.Cote@cole.ca

16.

Lois et domiciles  

Les lois du Québec régissent les conditions et termes des commandes. Les parties élisent domicile dans la province de Québec.  

EN CAS D'INCOMPATIBILITÉ ENTRE LES CONDITIONS DE CE BON DE COMMANDE ET LE CONTENU D'UN DOCUMENT DU FOURNISSEUR L'ACCOMPAGNANT OU, QUI POURRAIT ETRE ÉMIS PAR LE FOURNISSEUR PAR SUITE DE LA PRÉSENTE, LES CONDITIONS DU BON DE COMMANDE PRÉVAUDRONT.  


9.

Réception, vérification et retour de marchandises

9.1

Réception

Dans les endroits où le service est disponible, la réception de marchandise est assurée par le Service des immeubles. Ailleurs, notamment à l’extérieur du campus, la réception est sous la responsabilité du demandeur. 

La réception de marchandise dans le système de gestion financière autorise le personnel  du Service des finances d’effectuer le paiement de la facture.

9.2

Vérification

ll est de la responsabilité du demandeur de s’assurer que la marchandise reçue est conforme au besoin exprimé et que la marchandise est reçue en bon état. Toute défectuosité nécessitant un arrêt de paiement de la facture, un retour ou un remplacement de la marchandise devrait être signalée sans délai au Service des finance.

9.3 Retour de marchandise
Ne jamais retourner de marchandise avant d’en avoir reçu au préalable l’autorisation de la part du fournisseur.
Lors d’un retour de marchandise, vous devez prévenir le Service des finances. Le retour de marchandise doit être accompagné du formulaire de « Retour de marchandise » (SA8)  où doivent apparaître les informations suivantes :  
  • description de la marchandise retournée

  • raison du retour

  • conditions d’échange ou de remboursement

  • numéro d’autorisation du retour ou nom de la personne - contact chez le fournisseur

  • conditions de transport  

L’unité administrative requérante est responsable de l’emballage et de l’expédition de la marchandise retournée.  


Adopté par le Comité exécutif le 30 septembre 2003 (CE-2003-464)

 



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