Accueil Nous joindre Plan du site Chercher




Accueil > Règles financière > Chapitre 5: Le système de gestion financière

 
 

Chapitre 5: Le système de gestion financière

(pdf 377 Ko)

 
1. But et responsabilité
2. Structure comptable
2.1 Fonds
2.2 Programme
2.3 Faculté département
2.4 Classe
2.5 Compte
2.5.1 Comptes de dépenses
2.5.2 Comptes de revenus
2.6 Projet


1. But et responsabilité
Ce chapitre décrit la structure comptable qui s'applique dans l'ensemble du processus budgétaire, dans la gestion des différents revenus et dans la comptabilisation des diverses dépenses. Cette structure permet d'effectuer le suivi budgétaire tout au long de l'année financière et de produire les différents rapports exigés par les gouvernements et les organismes subventionnaires.
De façon générale, conformément à la  mission et aux fonctions qui leur sont dévolues  intervenants se partagent les responsabilités de la façon suivante :
Le Service des finances
- tient à jour le manuel du plan comptable
- active les combinaisons comptables autorisées dans le système de gestion financière (PeopleSoft)
- procède à l’ajout ou au retrait des codes comptables pour chacun des champs.
Les Unités administratives
- utilisent la combinaison comptable appropriée pour chacune de leurs transactions.
2. Structure comptable
Les matières contenues dans le cadre comptable sont classées dans un ordre logique et s'expriment dans un code de 25 caractères à des fins de traitement. Chaque champ marque un genre de classement ou identifie un type de renseignements similaires pour toutes les parties du Plan comptable. Le code se divise en 6 champs différents :  
- Fonds (1 caractère)
- Programme (2 caractères)
- Faculté département  (5 caractères)
- Classe (3 caractères)
- Compte (6 caractères)
- Projet (8 caractères)
2.1 Fonds (1 chiffre)
Identifie les différents fonds qui existent à l'Université Une comptabilité différente est tenue pour chacun de ces fonds.  
Chacun des fonds est assorti de règles d’utilisation distinctes décrites dans les chapitres qui lui sont propres du présent manuel.  
Les fonds utilisés à l’Université sont les suivants :  


Fonds

Description

1

Fonctionnement sans restriction.

2

Fonds avec restrictions

3

Investissement

9

Agent payeur

Description des Fonds  

2.2 PROGRAMME (2 chiffres)
Identifie les différentes fonctions universitaires comme l'enseignement régulier, les services à la collectivité (enseignement particulier), la recherche subventionnée, etc.

Programme

Description

00

Université Laval

10

Enseignement régulier

20

Recherche

31

Bibliothèque

32

Audio-visuel

33

Informatique

34

Animalerie, station agronomique, foresterie

41

Administration

42

Terrains et bâtiments

50

Service à la collectivité (AR)*

51

Enseignement non crédité

52

Services à la collectivité

60

Services aux étudiants (AR)*

61

Bureau de la vie étudiante

62

Activités sportives

63

Centre sportif (SIES)

64

Activités culturelles

66

Services de santé

67

Aide financière

68

Autres serv. aux étudiants

70

Entreprises auxiliaires (AR)*

72

Résidences

74

Stationnement

75

Reprographie

77

Exploitation forestière

99

Organisme externe

* (AR) Avec restrictions

Description des programmes

2.3 Faculté département (5 chiffres)
Chacune des unités administratives ayant des enveloppes budgétaires à gérer possède un numéro d’identification où les trois premiers chiffres identifient la faculté, le service ou le centre de recherche, et les deux derniers identifient le département.  
Par exemple :  
- 03615 (036 identifie la Faculté de science et de génie et le 15 identifie le Département d’informatique).
- 16500 identifie le Service des finances
- 06200 identifie le Centre d’études nordiques  
Listes des Facultés/Départements
2.4 Classes (3 caractères)
Les budgets confiés aux unités administratives sont répartis  à l'intérieur de différentes enveloppes ou classes de dépenses. Chacune de ces enveloppes doit être utilisée aux fins spécifiques pour lesquelles elles a été accordée. Chacune de ces enveloppes regroupe un certain nombres de comptes de dépenses. Ce champ peut être numérique ou alphanumérique.
Liste des classes


2.5 Les comptes   (6 caractères)
Les comptes permettent d'apporter un niveau de précision supérieur à la classe. Lors de l'allocation du budget, les gestionnaires de l'unité administrative peuvent répartir le montant de la classe dans les différents compte disponibles afin d'assurer le suivi budgétaire tout au long de l'année.
Il y a cinq types de comptes :
  • Dépenses
  • Revenus
  • Actif (compte de bilan)
  • Passif (compte de bilan)
  • Solde de fonds (compte de bilan)
Les comptes de bilan dont le numéro débute par 99 ne sont utilisés que par le Service des finances et dans des cas particuliers pour certaines unités administratives.

Les comptes de dépenses et de revenus sont utilisés de façon régulière par l'ensemble des unités administratives.

2.5.1 Comptes de dépense

DÉPENSES         000000 à 989999

DIVERS 000000 à 008500
AVANTAGES SOCIAUX 009000 à 009900
SALAIRES   010100 à 177700
FOURNITURES ET MATÉRIEL 201000 à 206000
DÉPENSES DE SUBVENTIONS 231000 à 231200
FRAIS DE BUREAU 251000 à 253500
FRAIS DE TÉLÉCOMMUNICATION 301000 à 302500
FRAIS DE DÉPLACEMENT ET SÉJOUR 350300 à 359900
FRAIS DE RÉCEPTION 401000 à 401800
ENTRETIEN ET RÉPARATION 451000 à 452000
ENTRETIEN ET RÉPARATION – SI 501000 à 502500
DÉPENSES EN IMMOBILISATIONS 550400 à 555000
FRAIS FINANCIERS 600400 à 630500
BOURSIERS 645000 à 645700
BOURSES 652000 À 655000
FRAIS DE PERFECTIONNEMENT 701000 à 703600
FRAIS TÉLÉTRAITEMENT INFORMATIQUE 759800 à 759900
DÉPENSES DE CONSTRUCTION 801000 À 803000
DÉPENSES D’HONORAIRES 850500 à 858700
ASSURANCES 870100 à 870600
DÉPENSES DE LOCATION 880100 à 881800
ENTRETIEN BÂTIMENTS ET TERRAINS 890100 à 891000
TRANSFERTS 941400 à 944000
COMPTES CONTREPARTIE-CONSTRUCTION 957500 à 959400
SOLDES REPORTÉS DÉFICITAIRES – PROJETS 989999

2.5.2 Compte de revenus

Comptes de revenus internes sans projet ou avec projet en suivi

REVENUS INTERNES A09010
REVENUS INT. MAIN D'OEUVRE A09011
REVENUS INT. SERV. AUX ÉTUDIANTS A09015
REVENUS INT. ENSEIGNEMENT A09016
REVENUS INT. VENTE PROD.SERV.ENSEIGNEMENT A09021
REVENUS INT. VENTE PROD.SERV.RECHERCHE A09022
REVENUS INT. AUTRES PROJETS A09032
REVENUS INT. PROG. ÉTUD. TRAVAIL A09033

Comptes de revenus internes avec projet en contrôle

REVENUS INTERNES - PROJET R09010
REVENUS INT. MAIN D'OEUVRE - PROJET R09011
REVENUS INT. SERV.AUX ÉTUD. - PROJET R09015
REVENUS INT. ENSEIGNEMENT - PROJET R09016
REV.INT. PROD.SERV.ENS.-PROJET R09021
REV.INT. PROD.SERV.RECH - PROJET R09022
REVENUS INT. REPROGRAPHIE - PROJET R09023
Utilisation solde accumulé R09072

Comptes pour la récupération de salaire

RÉCUP. SAL/BOURSE 1er CYCLE B90501
RÉCUP. SAL/BOURSE 2ième CYCLE B90502
RÉCUP. SAL/BOURSE 3ième CYCLE B90503
RÉCUP. SAL/BOURSE POSTDOC. B90504
RÉCUP. SALAIRE PERS. ADMINIST. B90505
RÉCUP. SALAIRE PROF. DE RECH. B90506
RÉCUP. SALAIRE TECH. DE RECH. B90507

Comptes de revenus externes sans projet ou avec projet en suivi

DROITS DE SCOLARITÉ A10200
COTISATION ÉTUD. FRAIS MATÉRIELS A14000
DONS POUR FINS RECH PART. A21400
DONS DIVERS A21600
FONDATIONS - ASSOCIATIONS - ORGANISATIONS A60400
FONDATION UNIVERSITÉ LAVAL A60500
LOCATION DE LOCAUX - GÉNÉRAL A90100
LOCATION LOCAUX - ASS. ÉTUDIANTES A90101
INSCRIPTIONS CONGRÈS - COLLOQUES A90200
LOCATION D'ÉQUIPEMENT  A90400
RÉCUP. D'APPELS - TÉLÉPHONES PUBLICS A90500
VENTES DE SERVICES A90600
VENTES DE SERVICES - TRAVAUX SI A90603
VENTES DE PRODUITS A90700
VENTES DE PRODUITS - ENSEIGNEMENT A90701
VENTES DE PRODUITS RECHERCHE A90702
ÉTUDIANTS - REVENUS DIVERS A91600
ABONNEMENTS ET VENTES VOLUMES A93000
LOCATION D'ÉQUIPEMENT A95000
AUTRES REVENUS A96100
CONTRIBUTION UNIVERSITÉ LAVAL A96300
VENTES NOTES DE COURS - ÉTUDIANTS B10100
IMPRES. ET REPRODUCTION (photocopies) B10300
REVENU ENCADREMENT - ÉTUDIANTS B12800
FRAIS INDIRECTS DE RECHERCHE B20100
FRAIS INDIRECTS - FACTURE EXTERNE B20200
LOCATION DE SERVICES DE PERSONNEL B30100
RÉCUPÉRATION SALAIRE EXTÉRIEUR B30200
REVENUS DIVERS - ENTITÉS AU B40500

Comptes de revenus externes - projet en contrôle

FRAIS INDIRECTS DE RECH. - PROJET R90100
FRAIS GESTION FACT. EXT. - PROJET R90200
LOCATION DE LOCAUX - PROJET R90250
VENTES NOTES DE COURS - PROJET R90260
INSCRIPTION CONGRÈS - COLL. - PROJET R90300
LOCATION D'ÉQUIPEMENT - PROJET R90400
REV. PRODUITS - ENS.- PROJET R90440
COTIS. ÉTUD. FRAIS MATÉR. - PROJET R90460
IMPRESSION REPROD. - PROJET R90520
REV. ENCADREMENT - ÉTUD. - PROJET R90550
VENTES DE SERVICE - PROJET R90600
VENTES DE PRODUIT - PROJET R90700
VENTES PRODUIT RECH. - PROJET R90702

2.6 PROJET (8 caractères)  
Permet la gestion d’activités spécifiques. Pour le fonds 2, c’est la gestion de subventions et de contrats de recherche. Pour les fonds 1 et 3, c’est la gestion d’activités particulières des enveloppes budgétaires. Ce champ est constitué d’un préfixe de deux lettres suivi de 6 chiffres. Les préfixes regroupent les projets selon les types d’activités ou la source de financement. Les 6 chiffres sont donnés de façon séquentielle.  

SIGNIFICATION DES PRÉFIXES DE PROJET :

AA

Soutien activités académiques - professeur

AC

Soutien activités académiques - département

AP

Activités particulières unités

AU

Autres corporations
BO Bourses
CC Fds soutien profess. ch. Cours
CG CRSNG
CH CRSH
CI Compagnies, Corporations canadiennes
CL Congrès, colloques, symposiums
CM CRM
CO Construction
CQ CORPAQ
DC Démarrage nouveau chercheur
DP Divers Projets U.L.
DR Budget Développement Recherche
ES Économie masse salariale
EN Fonds restriction - enseignement
FA Frais d'administration
FC Formation continue
FO Fondations, associations, sociétés canadiennes
FQ FRSQ
FR FCAR
FS FQRSC
FT FQRNT
GF Gouvernement Fédéral
GP Autres gouvernements provinciaux
GQ Gouvernement du Québec
IC IRSC
IE Institutions enseignement canadien
IS Institutions de santé
ME Mobilier équipement
MJ Recherche
MO Mobilier appareillage
MQ Subvention spéciale MELS
MU Municipalités canadiennes
ON Organismes non canadiens
PA Particuliers canadiens
RM Rénovation majeure
RR Réaménagement rénovation
RV Revue
SC Service à la collectivité
SE Société d'État Québécoise
SR Soutien interne à la recherche

 


Adopté par le Comité exécutif le 30 septembre 2003 (CE-2003-464)

 




Accueil Haut de page Imprimer cette page
© 2006 Service des finances, Université Laval. Tous droits réservés.