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Chapitre 4: Fonds de la de recherche et autres fonds avec restrictions

(pdf 246 Ko)

1. Introduction
2. Responsable d’un projet
3. Responsabilités
4. Ententes contractuelles engageant la responsabilité de l’Université Laval
5. Activités financées et SIRUL
6. Éthique et déontologie
7. Disponibilité des fonds
7.1 Avance de fonds
7.2 Marge de crédit
8. Défaut de paiement par le bailleur de fonds
9. Règles administratives
10. Utilisation des fonds
10.1 Facturation de services internes
10.2 Frais partagés
11. Solde de projet
12. Propriété des équipements et autre matériel
13. Engagement du personnel de recherche
14. Recherche en milieu hospitalier
15. Projets interinstitutionnels
16. Congrès, colloques et séminaires
17. Revenus particuliers – modalités de traitement
17.1 Services à la collectivité
17.2 Retombées des frais indirects dans les unités
17.3 Redevances

1. Introduction
Le présent chapitre décrit les règles qui s’appliquent aux professeurs qui désirent entreprendre un projet impliquant l’utilisation de ressources humaines ou matérielles de l’Université, ou impliquant des personnes inscrites à titre d'étudiant ou de stagiaire postdoctoral. L’établissement de ces règles a pour but de faciliter la gestion financière des projets et d’assurer une administration saine et transparente.  
L’Université a la responsabilité d’administrer à titre de fiduciaire les fonds versés par les pourvoyeurs de fonds pour la réalisation de projets. Les diverses  transactions sont comptabilisées par le Service des finances qui fait rapport, lorsque requis, à mesure qu’évolue le projet.  
Ces projets sont soumis aux diverses règles et politiques des organismes et de l’Université, notamment les Modalités de gestion des frais indirects  

Modalités de gestion


2. Responsable d’un projet  
A) Responsable d’un projet de recherche

Peut être considérée comme « Responsable d’un projet » toute personne qui occupe un poste de professeur auquel est rattaché un rang universitaire (assistant, adjoint, agrégé ou titulaire).  Est également éligible toute autre personne reconnue à titre de professeur ou de chercheur par l’Université dans un document officiel attesté par le vice-recteur aux ressources humaines.  

B) Responsable d’un projet autre que recherche (AF et CL)

Il peut arriver qu’un membre du personnel administratif professionnel ou cadre (responsable administratif dans une unité) soit responsable d’un projet AF ou CL, si cette personne est responsable de l’activité.

3. Responsabilités
De façon générale, conformément à la  mission et aux fonctions qui leur sont dévolues, les  intervenants se partagent les responsabilités de la façon suivante :  
Le responsable du projet  
  • élabore un projet et demande le financement;

  • s'assure d'obtenir les ressources nécessaires auprès de la direction de son unité et prévoit les frais directs et indirects dans sa demande de financement;

  • se conforme aux normes de déontologie et d’intégrité scientifique;

  • s’assure de la pertinence et du caractère essentiel de la dépense;

  • engage les dépenses

  • autorise de façon tangible les dépenses ou délègue cette autorisation avec le formulaire « Délégation d’autorité »;

  • produit les rapports scientifiques requis;

  • approuve les rapports financiers, cette tâche ne peut être déléguée.

La faculté ou le département  
  • autorise le projet du chercheur;
  • met en place le processus de formulaire de délégation d’autorité et s’assure de sa mise à jour;
  • vérifie la signature du responsable du projet ou de son délégué;
  • vérifie l’admissibilité et la conformité des dépenses en lien avec les règles financières de l’Université et des organismes subventionnaires;
  • autorise l'engagement des ressources nécessaires;
  • approuve les dépenses engagées;
  • contrôle le budget par projet;
  • autorise  et garantit les demandes de marges de crédit;
  • effectue la saisie dans SIRUL (pour les unités décentralisées).;
  • assume, s'il y a lieu,les frais indirects qui ne peuvent être perçus directement dans les projets en raison des règles fixées par l'organisme.
Le Vice-rectorat à la recherche et à la création
  • fournit une expertise-conseil en matière de recherche subventionnée et contractuelle*;
  • s’assure du respect de normes déontologiques en recherche;
  • est responsable de la gestion de la propriété intellectuelle à l’Université Laval;
  • est responsable de la gestion des frais indirects de la recherche;
  • autorise et transmet les demandes de financement aux organismes*;
  • crée un dossier SIRUL lorsqu’il s’agit d’activités de recherche*.

 

*

Ces responsabilités peuvent être assumées directement par les unités où la gestion de la recherche est décentralisée

Le Service des finances  
  • assume la gestion financière des dossiers de recherche, incluant :
    -
    l’ouverture du projet
    -
    les avances de
    fonds
    - l
    ’enregistrement des transactions dans le système
      comptable
    -
    la facturation
    -
    le suivi des comptes à recevoir
    -
    la perception des frais indirects
    -
    la production des rapports financiers aux organismes
  • s’assure du respect des règles et des normes des organismes subventionnaires et du respect des conventions comptables et fiscales dans les opérations

  • fournit une expertise-conseil en matière financière.  


4. Ententes contractuelles engageant la responsabilité de l’Université Laval  
Toute activité de recherche doit  faire l’objet d’une entente qui spécifie la nature des services à rendre, les responsabilités et les obligations spécifiques des parties incluant celles relatives à la propriété intellectuelle, ainsi que tous les coûts à récupérer, tel qu’établi dans les Modalités de gestion des frais indirects de la recherche.
 http://www2.ulaval.ca/fileadmin/ulaval_ca/Images/recherche/ Documents/Politiques/Modalites_gestion_FIR_042006.pdf.
De plus, toute demande de financement à des organismes extérieurs doit être préalablement autorisée par la direction de l’unité et le bureau du vice-recteur responsable, sauf dans les cas où une délégation de signature existe, comme lorsque la gestion de la recherche est décentralisée.  
A moins d’obtenir une dérogation autorisée par le Comité exécutif, il est interdit à toute personne au service de l’Université de vendre directement ou par des intermédiaires, ses biens personnels à l’Université dont elle retirerait personnellement des revenus à titre d’agent, de représentant, de sociétaire, d’associé, d’actionnaire principal ou à quelque autre titre que ce soit et cela, quelle que soit la source de financement de la transaction. Toute demande de dérogation doit  être soumise par écrit, par l’intéressé, au président du Comité exécutif avec copie de sa demande à son supérieur immédiat.  
À moins d’y être expressément autorisé par le vice-recteur responsable, le personnel enseignant et administratif ne peut signer aucun document, contrat ou convention engageant la responsabilité de l’Université Laval.
Les projets dont le financement est inférieur à 10 000 $ n’exigent pas d’entente formelle entre les parties. Toutefois, s’il y en a une, celle-ci doit recevoir l’approbation du vice-recteur à la recherche et à la création ou de son mandataire.

5. Activités financées et SIRUL  
L’ouverture d’un projet au Service des finances doit, dans certains cas, être précédée de l’ouverture d’un dossier SIRUL (Système d’information sur la recherche à l’Université Laval). Lorsqu’il s’agit d’activités de recherche, un dossier SIRUL doit être créé par le Vice-rectorat à la recherche et à la création ou  par l’unité concernée si cette dernière est décentralisée sur le plan de la gestion de la recherche. 
(Tableau de la pertinence de créer un Projet dans SIRUL)
 
Par contre, le financement de projets couvre diverses activités, parfois très différentes, qui ne nécessitent pas l’ouverture d’un dossier dans SIRUL. Certains projets visent le développement de connaissances, d’autres visent davantage l’application de connaissances déjà acquises telles des activités de consultation ou de nature commerciale. Parfois, il s’agit de bourses dédiées à des étudiants, de fonds accordés pour l’organisation d’un colloque ou d’un congrès, ou de fonds octroyés pour l’édition d’une revue, scientifique ou non. Dans le cas d’activités autres que la recherche, la création d’un dossier SIRUL n’est pas exigée.

6. Éthique et déontologie
La recherche comporte d’importantes obligations de nature éthique et déontologique en regard desquelles l’Université a adopté des règlements et mis sur pied un système de gestion électronique.  Ainsi, tout projet de recherche faisant appel à l’utilisation de sujets humains ou d’animaux, comportant des risques biologiques, ou utilisant des substances radioactives ou chimiques doit être évalué par le comité institutionnel approprié.
Tous les projets de recherche sont visés dès qu’ils sont sous la responsabilité de l’Université, quel que soit leur mode de financement et quel que soit leur lieu d’exécution. Sont toutefois exclus les fonds non dédiés à un projet de recherche, tels les fonds d’infrastructure, les subventions qui couvrent le salaire de chercheurs ou, encore, les fonds destinés à la tenue de colloques et d’autres activités similaires.  
Dès la création d’un dossier SIRUL pour un projet de recherche, le système expédie au professeur responsable une déclaration électronique de conformité déontologique à produire. Il incombe au professeur d’entreprendre les démarches auprès du ou des comités concernés et d’obtenir les approbations requises.  

Le Service des finances attend l’autorisation des comités avant de rendre les fonds disponibles, sauf dans les deux cas suivants : (a) substances radioactives et (b) produits chimiques, qui sont soumis à des conditions particulières.  

Pour de plus amples renseignements sur l’éthique et la déontologie, veuillez consulter le site du Vice rectorat à la recherche et création :  
http://www2.ulaval.ca/la-recherche/services-a-la-recherche-et-a-la-creation/ethique/comites-dethique-de-la-recherche-avec-des-etres-humains-de-luniversite-laval-cerul.html

7. Disponibilité des fonds  
Le Service des finances doit détenir la preuve écrite de l’organisme à l’effet que le financement est accordé et connaître les conditions d’utilisation des fonds avant d’avancer les fonds et de créer un compte à recevoir.

Toute entente de financement intervenue entre un organisme externe et l’Université Laval doit prévoir un calendrier de versements qui permet de réduire au minimum  les frais de financement pour l’institution.  On veillera à prévoir un versement à la signature de l’entente et des versements périodiques par la suite qui tiennent compte de l’étalement des dépenses.


7.1 Avance de fonds
Dans certaines circonstances, les fonds sont avancés au projet même si les encaissements n’ont pas eu lieu. Les fonds en provenance de ministères et organismes du gouvernement du Québec, d'organismes agréés par le Ministère de l'Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MEESR) et des grands organismes fédéraux sont mis à la disposition des professeurs dès la réception des avis d'attribution. 
Pour ce qui est des autres organismes non agréés, à la réception d’une entente signée par les parties et sur engagement de versements prévus qui respectent l’évolution des dépenses, le Service des finances met à la disposition du professeur les fonds correspondant au montant prévu pour l'année en cours jusqu’à concurrence de 100 000 $.
À l’ouverture d’un projet lorsque des fonds sont avancés, une confirmation est expédiée au professeur et au responsable administratif de l’unité par le Service des finances.

7.2 Marge de crédit
Une marge de crédit équivalente à un maximum de 20 % du financement prévu d’une année subséquente peut être consentie dans l’année courante,  dans la mesure où le Service des finances a reçu une confirmation écrite du financement accordé par l’organisme et que la direction de l'unité en assure la garantie.  
La direction de l’unité doit en faire la demande sur le formulaire « Demande de marge de crédit » accessible sur le site du Service des finances.

Le formulaire rempli et signé doit être retourné au Service des finances. 


8. Défaut de paiement par le bailleur de fonds  
Le défaut de paiement par un bailleur de fonds peut, dans les cas de faillite, être réglé par la réserve constituée pour les pertes sur les activités contractuelles de recherche. Cette réserve existe uniquement pour supporter les comptes à recevoir en souffrance à la suite d'une faillite. Un rapport circonstancié, produit par le responsable de la gestion de la recherche de l’unité, doit être expédié au Service des finances et au Vice-rectorat à la recherche et à la création. Le remboursement à même cette réserve est autorisé par la direction du Service des finances.  
Cette réserve, établie sur une base institutionnelle, est constituée grâce à des contributions en parts égales provenant de l’Université et des unités. Cette réserve atteint un niveau maximal de 300 000 $. Les parts facultaires sont calculées en fonction d’un pourcentage du volume d’activités de recherche. Les ponctions sont faites dans les projets facultaires de retour de frais indirects (projets FA); en cas d’insuffisance de fonds, l’unité doit déterminer une autre source de fonds permettant d’effectuer sa contribution à la réserve.  

9. Règles administratives  
Les normes, les règlements et les directives établis par l’organisme qui finance le projet doivent être suivis.  
En l’absence de précision sur un sujet donné, les normes, les directives, les échelles de traitement, les conditions d’engagement, les méthodes administratives et les règles financières de l’Université doivent être appliquées.  
Le respect des règlements incombe aux responsables du projet. Les exceptions aux règlements ou les amendements majeurs aux documents reçus de l’organisme doivent faire l’objet d’une négociation entre, d’une part, le Vice-rectorat à la recherche et à la création, le Service des finances ou l’unité selon le cas, et l’organisme qui finance le projet. Une autorisation écrite de l’organisme doit être présente au dossier du Service des finances.  

10. Utilisation des fonds  
Les fonds obtenus doivent être utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été prévus et dans le respect des règlements et des politiques du pourvoyeur de fonds et de ceux de l’Université Laval.  
Nul n’est autorisé à utiliser des fonds réservés à un projet spécifique pour le financement d’autres activités de recherche, et ce, même si ces activités devraient s’inscrire dans le prolongement du projet actuel ou dans un projet de recherche dont l’annonce est prochaine.  
Chaque transaction financière inscrite aux livres doit être appuyée par des pièces justificatives originales, complètes et détaillées de façon à ce que non seulement le responsable de la transaction puisse la comprendre, mais aussi tous les intervenants subséquents. Les pièces justificatives demeurent la propriété de l’Université et sont disponibles pour consultation aux heures normales de bureau de cette dernière.  
10.1  Facturation de services internes
Dans le cas de location d’équipement et de services fournis à un chercheur par une unité administrative de l’Université Laval,  la facture interne supportant la transaction doit contenir les informations suivantes:  
  • le nom du fournisseur et celui du chercheur à qui les services ont été rendus;
  • la période au cours de laquelle les services ont été rendus et la date d’émission de la facture;
  • une description et le coût unitaire pour chacun des services rendus;
  • le nombre de cas traités et le coût unitaire de ceux-ci;
  • le total de la facture.  
Les descriptions générales telles que frais de calcul, frais de service, frais d’équipement, frais de secrétariat ou frais d’analyse ne sont pas suffisantes à une bonne compréhension des transactions.  
10.2  Frais partagés
Afin de répondre aux exigences des organismes subventionnaires, les titulaires de projet doivent fournir les pièces justificatives pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention. Les frais partagés doivent être adéquatement documentés. La description de la dépense et la méthode de calcul ou d’attribution des frais doivent être indiquées à l’endroit prévu sur le formulaire (écriture de journal, redistribution rétroactive de salaire (RRS) et facturation).  
11. Solde de projet
Lorsqu’un projet est terminé et que le solde est négatif, l’unité a la responsabilité de combler ce déficit.  

12. Propriété des équipements et autre matériel
À moins de prévision contraire dans les règlements de l’organisme qui finance le projet ou dans l’entente contractuelle, tout achat de mobilier, d’équipement, d’instrument, de volume, de collection ou de matériel à même les fonds administrés par l’Université à titre de fiduciaire demeure la propriété de l’Université Laval. Cela s’applique autant pour les projets se déroulant sur le campus que pour ceux à l'extérieur du campus comme, par exemple, les centres hospitaliers affiliés.  
Lors du départ d’un professeur vers un autre établissement, tout transfert d’équipement doit être préalablement autorisé par le directeur du centre de recherche auquel il est rattaché, le cas échéant, et par la direction de l’unité.  

13. Engagement du personnel de recherche  
Les conditions d’engagement du personnel sont décrites sur le site web du Vice-rectorat aux ressources humaines à l'adresse suivante:  www.rh.ulaval.ca
Les professeurs doivent assumer, à même les fonds de leurs projets, le coût du traitement ainsi que les avantages sociaux exigés par les lois et les conventions collectives.

Vous trouverez les taux d’avantages sociaux pour l’année en cours sur le site Web du Service des finances à l’adresse :  http://www.sf.ulaval.ca/budget/default.html en cliquant sur « Tableau des avantages sociaux ».

La période d’engagement des membres du personnel de recherche doit se situer à l’intérieur de celle de leur projet.  

14. Recherche en milieu hospitalier  
Certains professeurs de l’Université conduisent leur recherche dans un centre hospitalier. Les fonds accordés à ces professeurs, rattachés pour la plupart à la Faculté de médecine, sont généralement gérés par le Service des finances de l’Université conformément aux exigences des organismes subventionnaires.  
Certaines procédures administratives sont mises en place pour encadrer les opérations de gestion entre les centres hospitaliers et l’Université:
  • afin de répondre aux exigences des vérificateurs du gouvernement
  • de s’assurer que les taux de ristournes de taxes appropriés sont appliqués
  • d’avoir en main les pièces justificatives et tout autre document relatif aux projets concernés
  • de s’assurer que les règles administratives des organismes et de l’Université sont respectées
  • de  faciliter la préparation des états financiers.

On peut les consulter sur le site du Service des finances, à l'adresse suivante :

http://www.sf.ulaval.ca/recherche/gestion_hopital_alt.html

 

15. Projets interinstitutionnels  
Les membres d’une équipe de recherche peuvent provenir de plusieurs universités. La gestion des fonds qui sont accordés à l’équipe est sous la responsabilité de l’Université d'où provient le chercheur responsable.
Comme l’Université a la responsabilité de gérer convenablement les fonds reçus et de procéder à la reddition des comptes, elle doit obtenir l’assurance que les fonds expédiés ailleurs seront gérés conformément aux exigences du pourvoyeur de fonds. A cet effet, une entente précisant les attentes de l’Université Laval envers l’autre établissement doit être élaborée et signée avant le transfert des fonds.  
Les universités mettent en place des politiques et des règles administratives qui donnent l'assurance aux organismes subventionnaires que les titulaires des subventions utilisent les fonds conformément aux règles décrites dans les guides officiels de ces organismes. En principe, les transferts de fonds ne sont possibles qu’avec d’autres universités.  

16. Congrès, colloques et séminaires  
L’organisation de telles activités sur le campus universitaire ou ailleurs exige une autorisation préalable lorsque la contribution d’autres services de l’Université est sollicitée.  Par contre, si l’activité se déroule à l’extérieur du campus et n’exige que la contribution du Service des finances, l’autorisation n’est pas requise.  
Une demande écrite doit être formulée, par la direction de l’unité, au Bureau des événements campus pour obtenir le statut d’hôte officiel.
Si le statut d’hôte officiel n’est pas désiré, on doit obtenir l’autorisation d’utiliser la signature de l’Université Laval sur les documents officiels au bureau du secrétaire général.

Voir la procédure et les renseignements à la page suivante:

        https://www.bec.ulaval.ca/cms/site/bec/hoteoff

 

Une demande d’ouverture de projet doit être complétée par la direction de l’unité à l’adresse suivante :

http://www.sf.ulaval.ca/recherche/formulaires.html

Le formulaire doit être transmis au Service des finances dans le cas où celui-ci est mis à contribution pour tenir la comptabilité. L’autorisation du Bureau des événements campus ou du Secrétaire général ainsi qu’une copie du contrat démontrant l’utilisation des services d'une entreprise externe, s’il y a lieu, pour la gestion de l’activité doivent être envoyées au Service des finances.

Ce service comptabilise alors les revenus et les dépenses. Si une avance de fonds est nécessaire à la réalisation de l’activité, la demande doit être accompagnée d'une prévision des revenus et des dépenses.  

17. Revenus particuliers – modalités de traitement

17.1 Services à la collectivité  
Les règles concernant les projets de services à la collectivité (projets SC) sont définies à la section 2.5 du chapitre 2.

17.2 Retombées des frais indirects dans les unités  
L’excédent du 15 % des frais indirects imputés aux subventions de recherche non agréés et aux activités de services à la collectivité est déposé dans un projet  (FA) prévu à cette fin à la direction de l’unité.

Dans le cas des contrats de recherche, ce pourcentage est de 25%.


17.3 Redevances
    L’Université Laval reçoit des redevances d’entreprises pour l’exploitation et la commercialisation de produits développés par ses professeurs dans le cadre de leurs activités universitaires. Ces retombées financières sont partagées entre l’inventeur, l’université et, parfois, les unités impliquées.
Les redevances reçues par un professeur, y inclus les droits d’auteur, pour la commercialisation d’un produit développé dans le cadre de ses activités doivent lui être versées comme un revenu, par une demande de paiement au compte de dépense 852000.  


Adopté par le Comité exécutif le 30 septembre 2003 (CE-2003-464)

 




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