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Chapitre 2: Le Budget de fonctionnement

(pdf 158 Ko)

1.    But et responsabilité

2.    Revenus

2.1   Subvention du MEESR
2.2   Droits de scolarité et autres frais
2.3   Services rendus à l’extérieur
2.4   Autres subventions et revenus
2.5   Services à la collectivité

2.5.1  Fonds de fonctionnement
2.5.2  Fonds avec restrictions
2.5.3
 Liste des dérogations aux frais de gestion

2.6   Recherche

3.    Dépenses

3.1   Enseignement régulier et recherche libre
3.2   Fonctions de soutien
3.3   Budget de développement de la recherche
3.4   Réserves et montants non répartis
3.5   Avantages sociaux

4.    Mesures de performance

4.1   Ratios facultaires
4.2   
Remunération de la croissance/décroissance


   

1.

But et responsabilités

Ce chapitre décrit les règles qui s’appliquent lors de la préparation des demandes budgétaires et du suivi des budgets :  

   a) Enseignement régulier et recherche libre
  
b) Fonction de soutien
   c) Développement de la recherche
   d) Réserves.

De façon générale, conformément à la  mission et aux fonctions qui leurs sont dévolues, les intervenants se partagent les responsabilités de la façon suivante :

Le Comité exécutif

  • peut établir à même la réserve du Comité exécutif une ou plusieurs réserves et en confier la gestion à un administrateur;
  • peut réviser à la hausse ou à la baisse les budgets des autres membres du personnel enseignant (pour les activités particulières) et le budget des ressources matérielles des facultés attribué aux unités administratives s’il y a variation d’activités;
  • définit les modalités applicables au budget d’appoint pour la création de postes de professeurs et pour les chargés d'enseignement; le Comité exécutif définit les dispositions qui s'appliquent pour la gestion des postes de personnel administratif en lien avec l'élaboration des plans d'effectifs;
  • établit les modalités de report de solde en fin d’exercice et en fait la recommandation au Conseil d'administration;
  • autorise les déficits supérieurs à 10 % du budget (excluant les masses salariales régulières et les avantages sociaux) d’une unité ou supérieurs à 100 000 $;
  • attribue les crédits des réserves pour les ressources résultant d’ajustements à la hausse ou à la baisse des activités particulières et allocations de croissance d'effectifs étudiants (budget d’appoint).

Le vice-recteur exécutif et au développement

  • attribue les crédits de la réserve pour développement et performance.

Le vice-recteur à la recherche et à la création

  • attribue les crédits du budget de développement de la recherche.

Le vice-recteur à l’administration et aux finances

  • peut accorder des avances de 100 000$ sur la base d’une prévision de revenus supplémentaires de l’unité non inscrits au budget;

  • autorise le déficit s’il correspond à moins de 10 % du budget (excluant les masses salariales régulières et les avantages sociaux) d’une unité jusqu’à concurrence de 100 000 $;

  • peut accorder des transferts budgétaires entre les fonds de fonctionnement et d'investissement de 10 000 $ et plus jusqu'à concurrence de la capacité budgétaire des réserves concernées.  

Le vice-rectorat aux ressources humaines

  • attribue les crédits des réserves pour le personnel enseignant pour diverses compensations, pour les libérations syndicales, les congés de maladie, de maternité et de perfectionnement des groupes d'emplois concernés;
  • attribue les crédits des réserves pour le perfectionnement et le développement de toute catégorie de personnel, les primes à l'embauche et à la rétention, les suppléments administratifs et les dégagements d'enseignement.

Le vice-rectorat aux études et aux activités internationales

  • attribue les crédits des réserves pour les divers programmes de soutien aux étudiants, pour le programme d’appui au développement pédagogique, pour le développement de l’enseignement à distance et à la formation continue. 

Le Service des finances

  • peut accorder des avances de moins de 100 000 $ sur la base d’une prévision de revenus supplémentaires de l’unité non inscrits au budget;
  • attribue des crédits d’une réserve ou de montants non répartis pour le paiement de dépenses faites en application d’une norme;
  • peut accorder des transferts budgétaires entre les fonds de fonctionnement et d'investissement de moins de 10,000$.  
2.

Revenus

2.1

Subvention du ministère de l'Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MEESR)

Il s’agit de la subvention de fonctionnement qui est accordée par le gouvernement du Québec par l’entremise de l’Enseignement supérieur et qui concerne le fonds de fonctionnement. La subvention MEESR représente la principale source de financement du budget de fonctionnement. Le détail du calcul de la subvention est indiqué dans le document du ministère de l’Éducation intitulé Calculs définitifs des subventions de fonctionnement aux universités du Québec de l’année concernée.  

2.2

Droits de scolarité et autres frais

Nous trouvons sous ce titre, tout montant payé par ou pour une personne pour des services éducatifs (cours, stages, conférences, laboratoires, etc.). Ce montant comprend également les frais de gestion, les montants forfaitaires exigibles des étudiants étrangers ainsi que des étudiants canadiens non résidents du Québec. Il est à noter que ces montants forfaitaires sont retranchés de la subvention MEESR  par la suite.

2.3

Services rendus à l’extérieur

Les revenus sous ce titre comprennent les revenus externes des facultés, des services et de la fonction recherche (frais indirects de contrats de recherche) ainsi que les revenus institutionnels. Cela comprend par exemple les ventes de produits ou de services externes, les ventes aux étudiants, les revenus de prêts de service, etc.

2.4

Autres subventions et revenus

Les revenus sous ce titre comprennent la subvention fédérale pour les frais indirects de la recherche, les revenus de placement du fonds des appoints de rentes et des subventions autres que la subvention du MEESR et ne faisant pas partie des fonds avec restrictions incluant la subvention fédérale pour les frais indirects de recherche.

2.5

Services à la collectivité

Définition générale du MEESR

La présente fonction regroupe les ressources servant à la tenue d’activités d’enseignement pour lesquelles aucun crédit n’est attribué telles que les cours d’éducation populaire, les conférences, le recyclage et le perfectionnement sur mesure ainsi que les cours en commandite. Elle regroupe également des ressources relatives à l’utilisation des expertises (consultations professionnelles) faites par des membres de l’Université et à la participation de ceux-ci à des projets communs avec l’extérieur (par exemple, la coopération internationale).

2.5.1

Fonds de fonctionnement

Enseignement non crédité 

Fonds : 1
Programme : 51
Préfixe du projet : FC

Définition

Une activité en UEC est une activité de formation continue mesurée en unités d’éducation continue (UEC), destinée au perfectionnement professionnel ou au développement personnel du participant, et comportant une attestation de participation ainsi que, dans certains cas, une évaluation des apprentissages.

La gestion des études pour les activités en UEC est sous la responsabilité de la Direction générale de la formation continue (DGFC). Elle comprend notamment 1) l’enregistrement de l’activité (création du cours), incluant sa mise à l’horaire, 2) la gestion de l’inscription des participants, incluant la création de leurs dossiers individuels, 3) le suivi des inscriptions, incluant les confirmations d’inscription, les réponses aux demandes d’information, la correspondance avec les participants et la production de la liste des participants, 4) l’accueil des participants, incluant la production des cocardes et porte-noms s’il y a lieu, ainsi que la gestion des présences, 5) l’évaluation de l’activité, y compris la compilation des résultats au besoin, 6) la saisie des notes, 7) l’émission et l’expédition des attestations de participation et des relevés de notes, s’il y a lieu, 8) la gestion financière de l’activité (facturation, saisie des paiements, dépôts des sommes reçues, bilan financier et transfert des revenus à l’unité), 9) l’émission des reçus officiels, 10) l’archivage des dossiers, 11) l’émission des copies d’attestation.

      Des frais de gestion peuvent être exigibles par la DGFC

Ces projets sont annuels et les soldes ne sont plus reportés à la fin de l’exercice financier.

Services à la collectivité 

Fonds : 1
Programme : 52
Préfixe du projet : SC

Définition

Il s’agit d’activités de nature variées autres que la recherche couvrant un large éventail pouvant utiliser les ressources humaines ou matérielles de l’Université telles que consultation professionnelle, location d’équipement ou laboratoire. Il peut s’agir également de services d’analyses, de tests de toutes sortes et de frais de calcul, la vente de services et de produits liée à une expertise particulière ainsi que de certaines activités de publication.

Les modalités suivantes s’appliquent :

  • une demande d’ouverture de  projet  doit être déposée par la direction de l’unité;

  • Compléter le formulaire à l’adresse suivante : https://formulaireweb.ulaval.ca/service_des_finances/demande_d_ouverture_de_projet/fr

  • ces projets sont cumulatifs;

  •  ils sont assujettis à des frais de gestion équivalant à un minimum de 15 % des revenus, conservés par l’Université. L’excédent du 15 % s’il y a lieu, est déposé dans un projet prévu à cette fin à la direction de l’unité. Toute demande de dérogation à cette règle doit faire l'objet d'une demande à la vice-rectrice à l’administration et aux finances. Voir la liste des dérogations pré-autorisées à la section 2.5.3;

  • la rémunération des professeurs prévue dans une entente et pour laquelle il y a eu renonciation, est déposée comme revenu au budget de fonctionnement de l’unité;

  •  les dépenses imputées à ce compte sont soumises aux politiques, aux normes et aux règles de l’Université Laval;

  • à titre exceptionnel, les achats de mobilier et d’équipement sont permis;

  • aucun poste de personnel régulier ne peut être créé et financé à partir de ces projets.


2.5.2

Fonds avec restrictions

Activités diverses autres que la recherche

Fonds : 2
Programme : 10, 50 ou 60
Préfixe du projet : celui de l’organisme subventionnaire ou

AF : Activité de financement

BO : Bourse

CL : Congrès et colloque avec inscriptions

Définition

     

Cette catégorie de projets regroupe des activités telles que l’organisation de congrès, colloques, l’attribution de bourses, le développement de formation, l'encadrement spécifique ou l’offre de formation non admissible au financement du MEESR ou toutes activités autres que la recherche. Contrairement à la section 2.5.1, ces projets font habituellement l’objet d’une entente signée avec un tiers et/ou sont assujetties à des restrictions particulières, par exemple, remise de rapport financier, période restreinte d’utilisation des fonds, types de dépenses spécifiques, etc.

 
Les modalités suivantes s’appliquent :
  • toutes les ententes doivent être signées par la vice-rectrice à l’administration et aux finances ou par le vice-recteur aux études et aux activités internationales, s’il s’agit d’une entente relative à la formation ou à l’aide au développement international;
  • une demande d’ouverture de projet doit être déposée par la direction de l’unité;
  • Compléter le formulaire à l’adresse suivante :
    https://formulaireweb.ulaval.ca/service_des_finances/demande_d_ouverture_de_projet/fr
  • ces projets sont cumulatifs;
  • les dépenses imputées à ce compte sont soumises aux politiques, aux normes et aux règles de l’organisme qui verse les fonds ou à défaut, à celles de l’Université Laval;
  • aucun poste de personnel régulier ne peut être créé et financé à partir de ces projets;
  • les activités gérées au programme 50 sont assujetties à des frais de gestion équivalant à un minimum de 15 % des revenus, conservés par l’Université. L’excédent du 15 %, s’il y a lieu, est déposé dans un projet prévu à cette fin à la direction de l’unité. Toute dérogation à cette règle doit faire l’objet d’une demande au vice-recteur ou à la vice-rectrice signataire de l’entente. Voir la liste des dérogations préautorisées à la section 2.5.3.
Exemples d’activités inscrites au programme 10 (enseignement)
  • Chaire de leadership en enseignement
  • Prix d’excellence en enseignement
Exemples d’activités inscrites au programme 50 (services à la collectivité)
  • Aide au développement international, coopération internationale
  • Congrès, colloques, séminaires, conférences
  • Entente ou contrat de services autre que recherche (expertise, consultation)
Exemple d’activité inscrite au programme 60 (services aux étudiants)
  • Bourses
  •  
    2.5.3 Liste des dérogations aux frais de gestion
       
     
  • Facturation faite aux centres de recherche affiliés à l’Université Laval

  • Projets de bourses

  • Projets A.M.C.E.L.

  • Fonds spéciaux - P.I.U. (Pratique intra-universitaire en médecine dentaire)

  • Fonds provenant de la Fondation de l’Université Laval

  • Projet SPUL

  • Congrès et colloques

  • Fonds reçus pour la bibliothèque  (unité 05600)

  • Fonds reçus pour le Service des affaires étudiantes (unité 08005)

  • Fonds reçus pour le Service de placement (unité 08600)

  • Fonds reçus pour le Programme études-travail (unité 08601)

  • Fonds reçus pour le Bureau du secrétaire général (unité 16000)

  • Fonds reçus pour la Division des archives (unité 16001)

  • Revenus de publicité, vente de volumes, publications, abonnements, tirés à part, périodiques

  • Revenus de redevances, droits d’auteurs ou brevets

  • Facturation de frais de manutention, de poste et de douanes

  • Facturation de frais de déplacement et d’hébergement

  • Facturation de services aux étudiants ou pour les étudiants

  • Vente d’équipements fabriqués par l’institution

 


2.6

Recherche

Nous trouvons sous ce titre les projets de développement et soutien interne à la recherche ainsi que les retombées des frais indirects provenant des organismes subventionnaires, notamment pour les travaux de recherche et les autres programmes commandités au fonds avec restrictions. Il comprend également les revenus des frais d’administration relatifs aux autres activités du fonds avec restrictions ainsi que les profits faits en regard des contrats de recherche et des commandites.

À titre d’exemple, le Fonds de soutien à la recherche du gouvernement fédéral vise à aider les établissements d’enseignement postsecondaire canadiens à couvrir les dépenses engagées dans la gestion de leurs travaux de recherche et à maintenir un milieu de recherche de calibre mondial. Les subventions attribuées par le Fonds peuvent servir :
 

   
  • à entretenir du matériel et des laboratoires modernes;
  • à donner accès à des ressources sur les connaissances à jour;
  • à fournir du soutien administratif et à appuyer la gestion de la recherche;
  • à respecter les normes règlementaires et éthiques;
  • à transférer les connaissances du milieu universitaire aux secteurs public, privé et sans but lucratif

  • Pour plus de détails, vous pouvez consulter le site Web : http://www.rsf-fsr.gc.ca/home-accueil-fra.aspx#  
       
    3.

    Dépenses

    3.1

    Enseignement régulier et recherche libre

    Définition

    La fonction Enseignement regroupe les ressources affectées à l’ensemble des activités et des tâches liées à la transmission des connaissances, dans tous les domaines du savoir, aux effectifs étudiants inscrits à des cours ou admis à des programmes qui, conformément aux décisions de l’Université, font partie de l’un ou l’autre des trois cycles d’études. Ces cours et ces programmes conduisent à l’obtention de grades ou de diplômes certifiés par l’Université. Parmi ces activités et ces tâches, on trouve tout ce qui concerne la planification et la conception des programmes et des cours, la diffusion des connaissances aux étudiants, les stages, la direction de thèses et de mémoires, la rédaction de matériel didactique, l’évaluation des étudiants, l’évaluation des cours et des programmes, l’administration d’une faculté et le personnel qui y est attitré, etc.

    Structure administrative

    La fonction Enseignement est structurée en unités administratives représentant des domaines d’études que l’on appelle facultés. L’Université Laval en compte 16, soit : 

    • Faculté de médecine

    • Faculté de médecine dentaire

    • Faculté de droit

    • Faculté des sciences sociales

    • Faculté de musique

    • Faculté des sciences de l’éducation

    • Faculté des sciences et de génie

    • Faculté de foresterie, de géographie et de géomatique

    • Faculté de théologie et de sciences religieuses

    • Faculté des lettres et des sciences humaines

    • Faculté de philosophie

    • Faculté des sciences de l’agriculture et de l’alimentation

    • Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design

    • Faculté des sciences de l’administration

    • Faculté de pharmacie

    • Faculté des sciences infirmières

    Afin d’assurer l’ensemble des activités et des tâches liées à l’enseignement, nous trouvons également quatre unités administratives additionnelles qui sont :

    • Direction générale du premier cycle

    • Bureau de soutien à l’enseignement

    • Direction générale de la formation continue

    • Faculté des études supérieures et postdoctorales

    Structure budgétaire :

    Les unités d’enseignement sont subdivisées en enveloppes budgétaires qui regroupent des types de dépenses de même nature.

    3.1.1  Masse salariale

    a)

     Masse salariale du personnel enseignant régulier (classe 110)

    Cette enveloppe comprend les salaires du personnel enseignant régulier (professeurs et responsables de formation pratique) en poste le 1er mai. Elle tient compte des hausses de salaires connues lors de la préparation du budget ainsi que d’une estimation en pourcentage de la hausse des avancements d’échelons, des titularisations et des agrégations.

    Elle ne comprend pas les postes de professeurs financés par les chaires de recherche du Canada puisque ce financement fait partie du fonds avec restrictions.

    La masse salariale du personnel enseignant est assujettie à des règles de mouvements de postes. Ces mouvements et leur impact sont détaillés dans le document : « Masse salariale du personnel enseignant — Règles des mouvements de postes » sur le site Web du Service des finances. .

  • Congés d’études et de recherche

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :
           
  • Année d’études et de recherche


  • Compensation – Non-disponibilité (congé sans traitement)

  •  

    Une faculté peut effectuer un virement de budget de la masse salariale du personnel enseignant régulier vers le budget des autres membres du personnel enseignant.

    b)

    Budget d’appoint (classe 105) 

    Cette enveloppe représente la capacité d’embauche de professeurs pour une faculté et une disponibilité de budget pour assumer tout autre type de dépenses.

    Le budget d’appoint augmente en fonction de :

    • départs à la retraite

    • démissions

    • décès

    • croissance des effectifs étudiants

    • de l’ajustement de la compensation pour congé sans traitement en cours d’année

    et diminue en fonction de ;

    • dotations

    • décroissance des effectifs étudiants.

    • de l’ajustement de la compensation pour congé sans traitement en cours d’année

        La formule de rémunération de la croissance ou de la décroissance des effectifs étudiants
    Cette formule budgétaire interne prévoit un ajustement à la hausse ou à la baisse du budget d’appoint facultaire tenant compte de la variation annuelle des effectifs étudiants inscrits dans les programmes réguliers des facultés.

    La période d'amortissement d'une croissance et d'une décroissance d'effectif étudiant est de deux ans et le pourcentage est établi à un niveau moyen de 25 % selon le scénario d'amortissement de 25 % et 25 %. Pour les facultés dont le ratio est inférieur à 0,96 (catégorie 1), une croissance sera rémunérée à 40 % et une décroissance sera récupérée à 15 %, et ce, pour une période d’amortissement de deux ans.

    Lorsqu’un programme est sous la responsabilité de plus d’une faculté, une entente entre les facultés est nécessaire afin de répartir la rémunération de la croissance ou de la décroissance.

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :
  • Compensation – Non-disponibilité (congés sans traitement)

  • Compensation – Postes vacant

    Le budget d’appoint est également assujetti aux règles sur les mouvements de postes de professeur (cité ci-dessus).
  • Une faculté peut effectuer un virement de budget du budget d’appoint vers le budget des autres membres du personnel enseignant.  

    c)

    Autres membres du personnel enseignant (Classe 100)

    Cette enveloppe budgétaire est utilisée pour assurer les besoins d’enseignement et de support à l’enseignement en excédent du personnel enseignant régulier. Nous trouvons sous ce titre l’embauche de chargés de cours, d’auxiliaires d’enseignement de premier, deuxième et troisième cycles, de correcteurs de travaux et d’examens, etc. Une faculté peut aussi verser une bourse à un étudiant du 1er, 2e ou 3e cycle à l’aide d’une demande de paiement de bourse.
     
    De plus, deux revenus peuvent s’ajouter au budget versé. Ceux-ci sont les prêts de service (B30100) et les subventions pour Études-travail (A09033).

    L’enveloppe budgétaire est déterminée par une formule d’allocation globale regroupant le budget pour l'engagement des autres membres du personnel enseignant, les ressources matérielles et le décloisonnement.
     

        La formule est constituée de plusieurs types d'allocations :
    • une allocation de base
    • une allocation par type d’activités d’enseignement :
    • régulières non décloisonnées
    • régulières décloisonnées
    • enseignement hors campus
    • enseignement à distance
    • une allocation de crédits recherche et résidence
    • des allocations spécifiques et distinctes
        Le versement correspond à la somme de ces allocations moins la capacité facultaire, c’est-à-dire, la capacité théorique d’enseignement assumée par les professeurs réguliers d’une faculté.

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :
       
  • Personnel enseignant

  • Compensation – Non disponibilité (congés divers)
    Un nouveau budget est versé comme compensation à la suite d’une libération syndicale ou en raison de la    non-disponibilité des professeurs (maladie, maternité, adoption, perfectionnement, retraite graduelle, administrateur hors unité).
  • Compensation – Non disponibilité (congés sans traitement)
    Le congé étant sans traitement, un budget est récupéré de la masse salariale du personnel enseignant régulier (classe 110) et transféré vers les enveloppes suivantes : Budget d’appoint de la direction de la faculté (classe 105) et Autres membres du personnel enseignant (classe 100).
  • Compensation – Postes vacants
    Dans le cas des postes vacants, un budget est récupéré du budget d’appoint de la direction de la faculté (classe 105) et transféré dans l’enveloppe des autres membres du personnel enseignant (classe 100).
  • Compensation – Libérations syndicales

  • Autres membres du personnel enseignant
  • Selon certains critères, le VRRH peut verser une compensation ou apporter une correction du contrat lors d’une libération syndicale ou d’un congé de courte durée pour le personnel suivant :
    - chargés de cours
    - professionnels de recherche
    - auxiliaires de recherche et d’enseignement
    - auxiliaires administratifs
    - stagiaires postdoctoraux

    Professionnels de recherche : une correction du contrat est effectuée par le VRRH à la suite d’une libération syndicale ou en raison de congés de courte durée (maladie, maternité, paternité, adoption et perfectionnement).

    Une faculté peut effectuer un virement de budget de l’enveloppe des autres membres du personnel enseignant vers l’enveloppe des ressources matérielles ou l’inverse.
     
         

    d)

    Masse salariale du personnel administratif régulier (Classe 120)

    Cette enveloppe comprend les salaires du personnel administratif régulier en date du 1er mai ainsi qu’une valeur monétaire moyenne pour un poste vacant. Le personnel administratif est composé du :

    • Personnel de direction

    • personnel cadre

    • personnel professionnel

    • personnel de soutien : 

      • bureau

      • technique

      • métier

    L'enveloppe tient compte des hausses de salaires connues lors de la préparation du budget ainsi que de la hausse des avancements d’échelons. Elle comprend également la valeur monétaire des équivalents plein temps autorisés de la catégorie de personnel concernée. Finalement, la valeur de la masse salariale régulière peut être soit augmentée d’un crédit structurel (effet de remplacement) ou diminuée d’un objectif d’économie à réaliser. 

        En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :
  • Compensation – congés de courte durée
    Les unités reçoivent un budget versé à titre de compensation à la suite d’une libération syndicale ou en raison de congés de courte durée (maladie, maternité, adoption). Toutefois, dans le cas des services autofinancés et du programme d’enseignement non crédité (programme 51), les compensations sont versées par entrée de journal au compte 943100 (transfert interfonction).
  • Compensation – libérations syndicales

  •  
         

    e)

    Masse salariale du personnel contractuel (classe 300, 30A)

       

    Nous trouvons sous ce titre l’enveloppe budgétaire pour le personnel contractuel et surnuméraire, par conséquent personnel administratif qui ne détient pas de poste régulier.

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :
     

       
  • Compensation – congés de courte durée
    Les unités reçoivent un budget versé à titre de compensation à la suite d’une libération syndicale ou en raison de congés de courte durée (maladie, maternité, adoption). Toutefois, dans le cas des services autofinancés et du programme d’enseignement non crédité (programme 51), les compensations sont versées par entrée de journal au compte 943100 (transfert interfonction).

  • Compensation – libérations syndicales
  •  

    Pour les facultés, cette enveloppe n’est pas toujours déterminée lors de l’élaboration du budget. Le budget doit provenir d’une autre enveloppe telle que celle du budget d’appoint (classe 105) ou de la masse salariale du personnel administratif régulier (classe 120) non utilisée. La valeur est déterminée par le gestionnaire de l’unité administrative selon le besoin.

     

    3.1.2

    Ressources matérielles (classe 200,20A)

    L’enveloppe des ressources matérielles est utilisée pour les dépenses autres que salariales telles que  fournitures, entretien, frais de déplacement et de voyage. C’est également dans cette enveloppe que l’on trouve les revenus internes et externes.

    L’enveloppe budgétaire est déterminée par une formule d’allocation globale regroupant le budget pour l'engagement des autres membres du personnel enseignant, les ressources matérielles et le décloisonnement.

    Une faculté peut effectuer un virement de l’enveloppe des autres membres du personnel enseignant vers l’enveloppe de ressources matérielles ou l’inverse.

    Une faculté peut imputer au budget de fonctionnement le coût d’acquisition de mobilier et d’équipements, jusqu’à concurrence de 10 % du budget de base des ressources matérielles de l’année 2007-2008. Il appartient à chaque unité de contrôler la limite fixée ci-dessus. Tout dépassement de cette limite en fin d’exercice sera automatiquement imputé au budget d’investissement de l’année suivante de l’unité en cause. La vice-rectrice à l’administration et aux finances peut autoriser une unité à dépasser la limite de 10 % jusqu’à 25 % et le Comité exécutif peut autoriser une unité à dépasser la limite de 25 %.

    3.1.3

    Bourses de réussite de la FESP – Maîtrise (classes 140 et 340)

    Nous trouvons sous ce titre les montants disponibles pour appuyer la réussite des personnes inscrites à la maîtrise. Cet appui se manifeste sous forme de bourse. L’enveloppe est répartie par faculté selon le nombre d’étudiants inscrits à temps complet au cours de l’année civile précédente et dont la session n’excède pas la 6e en cheminement dans le programme.

    Une faculté peut bonifier cette enveloppe à partir d’une autre telles que celles des ressources matérielles ou des autres membres du personnel enseignant, mais l’inverse n’est pas permis.

    La classe 340 est utilisée pour inscrire le solde budgétaire reporté de l’année précédente. Aucune transaction n’est permise.
     

    3.1.4 

    Bourses de réussite de la FESP – Doctorat (classes 150 et 350)

    Nous trouvons sous ce titre les montants disponibles pour appuyer la réussite des personnes inscrites au doctorat. Cet appui se manifeste sous forme de bourse. L’enveloppe est répartie par facultés selon le nombre d’étudiants inscrits à temps complet au cours de l’année civile précédente et dont la session n’excède pas la 12e en cheminement dans le programme.

    Une faculté peut bonifier cette enveloppe à partir d’une autre, telles que celles des ressources matérielles ou des autres membres du personnel enseignant, mais l’inverse n’est pas permis. La classe 350 est utilisée pour inscrire le solde budgétaire reporté de l’année précédente. Aucune transaction n’est permise.

    3.1.5

    Fonds de soutien aux activités académiques  (FSAA)  

    Définition:    Allocation budgétaire versée aux : professeurs réguliers, professeurs       
                       subventionnés, professeurs-administrateurs et responsables de formation
                       pratique et chargés d’enseignement en médecine.

                       Une partie de cette allocation est versée dans un fonds collectif de l’unité,
                       projet « AC ». La contrepartie est versée dans un projet ouvert au nom du
                       professeur projet « AA ».

     

    But :  Soutenir les professeurs dans leurs activités d'enseignement et de perfectionnement. 

    Fréquence :  Le budget annuel est attribué en début d’année financière, soit au mois de
                       mai.  Par la suite, il est mis à jour dès qu’un mouvement dans la condition
                       d’emploi d’un professeur génère une modification.        
                  

    Traitement du montant accordé selon l’association :

    1.

    Professeurs membres du Syndicat des professeurs de l’Université Laval (SPUL) : Groupes 12, 14

    Site internet :
    https://intranet.rh.ulaval.ca/system/files/fichiers/Categories_d_emploi/Professeurs/Convention/convention_collective_spul_2016-2020.pdf

    • Pour l’année 2015-2016, le Fonds de soutien aux activités académiques est doté au 1er mai 2015 d’un montant de 2 540 $. Le montant total est réparti dans une proportion de 80 % dans le projet individuel (AA) du professeur et 20 % dans le projet collectif (AC) :
    • Professeurs-administrateurs, Pour l’année 2015-2016, le Fonds de soutien aux activités académiques est doté au 1er mai 2015 d’un montant de 2 540 $. Ce montant est versé en totalité dans le projet individuel (AA). Groupes 03, 13 et 63.
    • Tout nouveau professeur de carrière ou sous-octroi se voit accorder un montant forfaitaire de 3 535 $ à son engagement.  
    • Tout professeur en « année d’étude et de recherche » se voit accorder un montant forfaitaire de 600 $ au début de son congé et continuera de recevoir le versement de son fonds de soutien académique pendant cette période.

    2.

    Professeurs de la Faculté de médecine membres de l’Association des médecins cliniciens enseignants de Laval (AMCEL) : Groupes 61, 62

    Site internet :
    https://intranet.rh.ulaval.ca/~rhulaval/intranet/sites/intranet/files/fichiers/Categories_d_emploi/M%C3%A9decins/Convention/convention_amcel_-_2015-2018_version_finale_du_27_octobre_2015_signee.pdf

    • Pour l’année 2015-2016, le Fonds de soutien aux activités académiques est doté au 1er mai 2015 d’un montant de 2 540 $. Ce montant est réparti dans une proportion de 67 % dans le projet individuel (AA) et 33 % dans le projet collectif (AC).
       
    • Tout nouveau professeur de carrière ou sous octroi se voit accorder un montant forfaitaire de 3 535 $ à son engagement.

     

    3.

     Professeurs de la Faculté de médecine dentaire membres du Syndicat des dentistes cliniciens enseignants en médecine dentaire de l’Université Laval (ADCEFMDUL) : Groupes 01 et 02

    • Pour l’année 2015-2016, le Fonds de soutien aux activités académiques est doté au 1er mai 2015 d’un montant de 2 540 $. Ce montant est réparti dans une proportion de 50 % dans le projet individuel (AA) et 50 % dans le projet collectif (AC).
       
    • Tout nouveau professeur de carrière ou sous octroi se voit accorder un montant forfaitaire de 3 535 $ à son engagement.

    Site internet :
    https://intranet.rh.ulaval.ca/system/files/fichiers/Categories_d_emploi/Dentistes/Convention/convention_adcefmdul_2008_2013.pdf

     

    4.

     Les responsables de formation pratique reçoivent un montant de 1329$ pour l'année 2015-2016. Le total est versé dans le projet individuel (AA). 

    Site internet :
    https://intranet.rh.ulaval.ca/system/files/fichiers/Categories_d_emploi/Responsables%20formation%20pratique/Convention/rfp_convention_finale2_2010_2015.pdf

     

     

    Les tarifs à compter de 2015-2016 sont les suivants :

    Associations

    Montant

    total

     

    Fds

    individuel

     

    Fds

    Collectif

     

    Proportion

    AA-AC

    ADCEFMDUL

    2 540 $ 1 270 $ 1 270 $ 50 % - 50 %

    SPUL

    2 540 $

    2 032 $ 508 $ 80 % - 20 %

    AMCEL

    2 540 $

    1 702 $ 838 $ 67 % - 33 %

    ADMINISTRATEURS

    2 540 $

    2 540 $ 0 $ 100 %

    RFP

    1 329 $ 1 329 $ 0 $ 100 %

     

    Quelques règles de gestion du FSAA

    • Le versement des allocations budgétaires est calculé au prorata des jours en place du 1er mai au 30 avril de l’année financière en cours.

    • Les nouveaux budgets sont versés en début d'année financière de chaque année.

    • Le solde disponible des projets actifs est reporté à chaque début d’année financière

    • Lors d’un mouvement dans les conditions d’emploi des titulaires, les projets sont ajustés ou fermés selon le cas.

    • Pour connaître les dépenses admissibles,  Voir article 3.5.15 (dans la convention collective des professeurs)

    .

    *Frais non reconnus :

    • Internet à la maison (301600)

    • Frais de réception (401000 et 401800)

    • Forfait mensuel de cellulaire

    • Achat de iPod ou autre baladeur (551100)

    • Ameublement et équipement informatique pour le domicile

    • Paiement à un ordre professionnel

     

    N’ont pas droit au FSAA  (les indisponibilités autorisant une révision du montant accordé)

    (voir article 3.5.07 de la convention collective 2012-2016)

    • Prêt de service

    • Invalidité courte et longue durée

    • Dégagement pour fins de perfectionnement

    • Réduction de la charge de travail due à la retraite graduelle

    • Congés pris en vertu des chapitres 5.3 et 6.2

    • Lorsque nommé « administrateur » à l’extérieur de son unité

     

         
      3.1.6 Fonds de soutien professionnel (FSP)
        Une allocation budgétaire est versée dans un projet ouvert au nom du chargé de cours, projet « CC ».

    Pour plus d’informations au sujet des modalités d’application du fonds de soutien professionnel, consultez le chapitre 15 de la convention collective des chargées et chargés de cours de l’Université Laval.

    Site internet :
    https://intranet.rh.ulaval.ca/system/files/fichiers/Categories_d_emploi/Charg%C3%A9s%20de%20cours/Convention/convention_collective_2013_2016_finale_incluant_lettre_entente_12.pdf
     

         
         
    3.2

    Fonctions de soutien

    Soutien à l’enseignement et à la recherche et soutien institutionnel

    Définition 

    La présente fonction comprend les activités et les tâches qui concernent principalement la mise sur pied et le fonctionnement des services, peu importe qu’elles servent à répondre aux besoins de l’enseignement, de la recherche ou de l’administration.

    Structure administrative 

    Les fonctions de soutien sont structurées en unités administratives représentant des secteurs d’activité que l’on appelle « services » au terme du budget de fonctionnement. L’ Université Laval en compte 12, soit :

    • Bibliothèque 

    • Direction des technologies de l’information

    • Bureau du secrétaire général 

    • Bureau du registraire 

    • Service des finances 

    • Direction des communications 

    • Rectorat et vice-rectorat exécutif et au développement

    • Vice-rectorats (VREAI, VRRC, VRAF)

    • Vice-rectorat aux ressources humaines 

    • Service des immeubles 

    • Service de sécurité et de prévention 

    • Forêt Montmorency

    Structure budgétaire

    Les unités de service sont subdivisées en enveloppes budgétaires qui regroupent des types de dépenses de même nature.

    3.2.1  Masse salariale

    a)

    Masse salariale du personnel administratif régulier (classe 120)

    Cette enveloppe comprend les salaires du personnel administratif régulier en date du 1er mai ainsi qu’une valeur monétaire pour un poste vacant. Le personnel administratif est composé du :

    • personnel de direction

    • personnel cadre

    • personnel professionnel;

    • personnel de soutien :

      • bureau 

      • technique 

      • métier

    L'enveloppe tient compte des hausses de salaires connues lors de la préparation du budget ainsi que de la hausse des avancements d’échelons. Elle comprend également la valeur monétaire des équivalents temps plein autorisés de la catégorie de personnel concernée. Finalement, la valeur de la masse salariale régulière peut être augmentée d’un crédit structurel (effet de remplacement) ou diminuée d’un objectif d’économie à réaliser.

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :

  • Compensation – congés de courte durée
  • Compensation – libérations syndicales
  •  

    b) 

     Masse salariale du personnel contractuel (Classe 300, 30A)

    Nous trouvons sous ce titre les salaires du personnel contractuel et surnuméraire, c’est-à-dire qui ne détient pas de poste régulier.

    Pour les services, cette enveloppe est déterminée lors de l’élaboration du budget. Elle peut être réduite ou bonifiée en cours d’année par le gestionnaire de l’unité en effectuant un transfert budgétaire à partir de l’enveloppe des ressources matérielles (classe 200) ou de la masse salariale du personnel administratif régulier (classe 120) non utilisée.

    En cours d’année, cette enveloppe peut aussi varier en fonction des événements suivants :

  • Compensation – congés de courte durée
  • Compensation – libérations syndicales

  •  

    3.2.2 

     Ressources matérielles (classe 200, 20A)

    L’enveloppe des ressources matérielles est utilisée pour les dépenses autres que les salaires telles que fournitures, entretien, frais de déplacement et de voyage. C’est également dans cette enveloppe que l’on trouve les revenus internes.

    Un service peut imputer au budget de fonctionnement le coût d’acquisition de mobilier et d'équipements, jusqu’à concurrence de 5 % du budget des ressources matérielles ou un maximum de 15 000 $. Il appartient à chaque unité de contrôler la limite fixée ci-dessus. Tout dépassement de cette limite en fin d’exercice sera automatiquement imputé au budget d’investissement de l’année suivante de l’unité en cause. La vice-rectrice à l’administration et aux finances peut autoriser une unité à dépasser la limite de 5 % jusqu’à 25 % et le Comité exécutif peut autoriser une unité à dépasser la limite de 25 %.

    3.2.3

    Dépenses institutionnelles (classe 5XX)

    Sous cette rubrique nous trouvons des dépenses de type « ressources matérielles », mais qui ont un caractère institutionnel, par exemple : volumes, assurances, ménage, chauffage, électricité, etc.

    Le budget pour ces enveloppes est déterminé lors de l’élaboration du budget et celles-ci sont gérées par le gestionnaire concerné, selon la nature des dépenses.

    3.2.4

    Report de solde

    Aucun report de solde n'est possible pour les facultés et  les services.

    3.3

    Budget de développement de la recherche

    Définition 

    La présente fonction regroupe les ressources du budget de fonctionnement affectées à l’ensemble des travaux et des tâches devant contribuer à l’approfondissement et à l’accroissement des connaissances.

    La répartition de cette enveloppe est sous la responsabilité du vice-rectorat à la recherche.

    3.3.1

    Report de solde

    Les soldes du budget de développement de la recherche sont reportés avec l’approbation du vice-rectorat à la recherche.

    3.4

    Réserves et montants non répartis

    Lors de l’élaboration du budget, des enveloppes sont prévues pour faire face aux événements inattendus, telle la réserve du Comité exécutif, ou bien pour être réparties selon des informations non encore connues au 1er mai, tel le versement des compensations.

      3.4.1 Compensations

    a)     Personnel enseignant

    Les unités reçoivent une compensation à la suite d’une libération syndicale ou en raison de la non-disponibilité des professeurs (accident de travail, adoption, hors unité, maladie, maternité, parental indemnisé, paternité/naissance, perfectionnement et retraite graduelle). Une compensation est aussi versée pour chacun des postes attribués, mais non occupés. L’information nous provient des fichiers du VRRH. (Référence : Convention collective des professeurs de l’Université Laval — Articles 3.1.13 et 7.2.09)

    Fréquence des versements :

    ·         Non-disponibilité et postes vacants

    §         Septembre : versement couvrant la période du 1er mai au 30 avril (événements connus à la fin septembre)

    §         Janvier : versement couvrant la période du 1er mai au 30 avril (événements connus à la fin janvier)

    §         Avril : versement couvrant la période du 1er mai au 30 avril (événements connus à la fin avril)

    ·         Libérations syndicales

    §         Automne :     août

    §         Hiver :            décembre

    Les versements budgétaires sont inscrits aux unités concernées dans les classes 100 pour les compensations salariales et 180 pour les avantages sociaux pour les non-disponibilités et les libérations syndicales.

    Dans le cas des postes vacants, les versements budgétaires proviennent du budget d’appoint de la direction de la faculté (classe 105) et sont versés dans les enveloppes des autres membres du personnel enseignant (classe 100) et des avantages sociaux (classe 180) de l’unité concernée.

    b)     Autres membres du personnel enseignant

          Selon certains critères, le VRRH peut verser une compensation ou apporter une correction au contrat lors d’une libération syndicale ou d’un congé de courte durée pour le personnel suivant :

    ·         chargés de cours

    ·          professionnels de recherche

    ·         auxiliaire de recherche et d’enseignement

    ·         auxiliaires administratifs

    ·         stagiaires postdoctoraux

    c)     Personnel administratif

    Les unités reçoivent une compensation pour les absences de courte durée de leur personnel administratif (régulier, contractuel ou surnuméraire, sous octroi et temporaire pour fins spécifiques). L’information provient des fichiers du VRRH.

    Fréquence des versements :

    • Septembre : versement couvrant la période de la mi-mars à la mi-septembre;
    • Décembre : versement couvrant la période de la mi-septembre à la fin décembre;
    • Mars : versement couvrant la période de la fin décembre à la mi-mars.

    Les versements budgétaires peuvent être effectués à un pourcentage moindre que le total du calcul décrit en fonction de la capacité de payer de l’institution. Ces versements  sont inscrits aux unités touchées dans les classes 120 ou 300 pour les compensations salariales et 180 pour les avantages sociaux. Le taux des avantages sociaux correspond à celui de l’année courante. Toutefois, dans le cas des services autofinancés et du programme d’enseignement non crédité (programme 51), les compensations sont versées par entrée de journal à la classe 200 au compte 943100 (transfert inter-fonction).

    Personnel de soutien :

    Maladie 

    80 % du salaire pour une absence de plus de 7 jours consécutifs jusqu’à un maximum de 180 jours calendrier. Aucune compensation lorsque l’employé reçoit son salaire directement de la compagnie d’assurances

    Maternité 

    coût pour l’Université pour la durée du congé tel que prévu à la convention collective des employés de l’Université Laval (93 % du salaire payé * jours ouvrables – prestations du Régime québécois d’assurance parentale indiquées au système de gestion des ressources humaines = environ 25 % du 93 %)

    Adoption 

    coût pour l’Université pour la durée du congé tel que prévu à la convention collective des employés de l’Université Laval (93 % du salaire payé * jours ouvrables – prestations du Régime québécois d’assurance parentale indiquées au système de gestion des ressources humaines = environ 25 % du 93 %)

    Libérations syndicales 

    pour toutes les heures de libération syndicale enregistrées au système de gestion des ressources humaines

     

    Personnel professionnel, de direction, cadre et TFS (temporaires fins spécifiques) :

    Maladie

    80 % du salaire pour une absence de plus de 30 jours consécutifs jusqu’à un maximum de 180 jours calendrier. Aucune compensation lorsque l’employé reçoit son salaire directement de la compagnie d’assurances.

    Maternité et adoption

    coût pour l’Université pour la durée du congé tel que prévu au protocole (91 % du salaire payé * jours ouvrables – prestations du Régime québécois d’assurance parentale indiquées au système de gestion des ressources humaines = environ 25 % du 91 %)

    Libérations syndicales 

    100 % du salaire pour la durée de la libération

    3.5

    Avantages sociaux  

    Les taux d’avantages sociaux sont déterminés annuellement lors de l’élaboration du budget. Ces taux varient en fonction de la catégorie de personnel concerné selon leurs paramètres respectifs.

    Pour chaque catégorie, le taux est l’addition des éléments suivants :

    • Caisse de retraite

    • Régie des rentes du Québec (RRQ) 

    • Fonds de service de santé (FSS)

    • Assurance-emploi (AE)

    • Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)

    • Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) 

    • Assurances collectives 

    Vous trouverez les taux pour l’année en cours sur le site Web du Service des finances à l’adresse :

    http://www.sf.ulaval.ca/budget/default.html en cliquant sur « Tableau des avantages sociaux »

     

     

    Le budget prévu correspond aux avantages sociaux associés à chaque catégorie de personnel. Cette enveloppe n’est pas décentralisée dans les unités administratives, c’est-à-dire que le gestionnaire de l’unité n’est pas imputable des écarts positifs ou négatifs du budget prévu par rapport aux dépenses réelles.

    Cependant, lors d’un transfert budgétaire impliquant une enveloppe de masse salariale d’une unité administrative à une autre, le montant d’avantages sociaux correspondant à cette enveloppe doit également être transféré. L’objectif poursuivi par ce transfert est de réduire les écarts entre le budget et le résultat réel.

    4. Mesures de performance
    4.1. Ratios facultaires
      Un ratio facultaire est calculé à la fin de chaque année financière, lequel met en relation les dépenses réelles d’une faculté et les revenus qu’elle génère. Ce ratio constitue un des indicateurs utilisés pour mieux cibler les allocations budgétaires additionnelles octroyées aux facultés.

    Une classification des facultés basée sur le ratio répartit les facultés en cinq catégories.

    Cette catégorisation aura un impact sur :
    o le niveau d’allocation versé au budget d’appoint suite à une retraite;
    o la retenue du budget d’appoint établie en proportion de la masse salariale;
    o une croissance d’effectif étudiant sera rémunérée à 40 % et une décroissance sera récupérée à 15 % pour les facultés de catégorie 1;
    o le tarif par professeur utilisé dans le calcul de l’allocation de base dans la formule de Soutien à l’enseignement.

     

    4.2. Rémunération de la croissance/décroissance
      Le budget d’appoint des facultés varie, entre autres, en fonction de l’évolution de l’effectif étudiant. Les paramètres de rémunération de la croissance et décroissance de l’effectif étudiant sont conformes à la grille de financement du MEESR. Plus d’informations sur cette formule budgétaire sont présentées à la section 3.1.1b) du présent chapitre.
       


       


     

     



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