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Accueil > Règles financière > Chapitre 10 Gestion des revenus de ventes de biens et de services

 
 

Chapitre 10: Gestion des revenus de ventes de biens et de services

(pdf 169 Ko)

1. But et responsabilités
2. Contrôles des revenus au comptant
3. Taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l'Université
4. Utilisation d’un terminal point de vente (cartes de crédit et cartes de débit)
4.1 Terminal point de vente du Service des finances
4.2 Terminal point de vente à l’unité administrative
5. Émission et contrôle de factures
5.1 Traitement des comptes à recevoir
6. Utilisation des montants perçus

 

1.

But et responsabilités

Le présent chapitre s’adresse à toutes les unités administratives, quelles que soient les sources de financement, qui perçoivent des  revenus relativement à la vente de biens et services à l’exclusion des frais de scolarité qui sont assujettis au Règlement sur les frais d’admission et d’inscription à l’Université Laval.


L’unité administrative a pour mandat de :  

  • transmettre intégralement tout montant d’argent reçu au Service des finances dans les trois jours suivant sa perception;

  • déterminer les conditions de vente des biens et services tout en s’assurant de la récupération de tous les coûts directs et indirects qui y sont rattachés;

  • choisir le moyen approprié de paiement selon la nature de la transaction;

  • évaluer le risque de mauvaises créances lors de l’émission d'une facture à des individus ou entreprises;

  • assumer les coûts engendrés par les pertes dues à de mauvaises créances et au recours à des services externes de perception.

Le Service des finances a pour mandat de :  

  • gérer l’ouverture et l’opération de comptes de banque ainsi que les relations avec les établissement bancaires;

  • fournir aux unités administratives les moyens techniques appropriés pour assurer la perception;

  • maintenir une liste de comptes à recevoir;

  • faire la relance des factures en souffrance;

  • négocier les ententes avec les agences de perception et leur transmettre les dossiers en souffrance ainsi que l’information pertinente à la réalisation de leur mandat.  


2.

Contrôles des revenus au comptant

Les ventes de biens et services suivants sont obligatoirement payables au comptant et ne peuvent en aucun cas être portées au compte d’un client :

  • impression et reproduction;

  • reprographie et photocopie (montant inférieur à 25 $);

  • carte d'identité;

  • matériel vendu par les magasins;

  • timbres;

  • notes de cours;

  • volumes;

  • cotisations;

  • location d'équipement;

  • activités sportives;

  • activités socioculturelles.  

Tous les encaissements doivent être supportés par un reçu officiel SF-11 ou un autre document dûment autorisé par le Service des finances.  

Lorsque le client propose un paiement par chèque,  celui-ci doit être fait à l’Université Laval et  comporter les renseignements suivants:  

  • la date d’émission du chèque;

  • le montant du chèque;

  • le numéro de compte bancaire du signataire.

Les montants perçus en espèces et par chèque doivent être transmis au Service des finances accompagnés du formulaire « Transmission de dépôt » (SF-263) dûment rempli.  

Tout refus de chèque par une banque ou par un établissement bancaire de même nature entraîne des frais d'administration de 30 $ payables en espèces, par carte de débit bancaire ou par chèque visé, dans les 10 jours de la date d'envoi, par l'Université, de l'avis informant l'intéressé du refus du chèque.


Cas particulier - Vente de documentation

Dans tous les cas où les ventes de documentation (notes de cours, volumes, bandes vidéo, disquettes et autres) excèdent 1 000 $ annuellement, la direction de la faculté ou de l'école est tenue de produire un  rapport de vente de documentation. Il s'agit d'un rapport semestriel portant sur l'évolution des inventaires et des ventes en relation avec les dépôts effectués durant la session (automne, hiver et été). Le rapport doit être transmis au Service des finances dans les 30 jours suivant la fin de la session.  

Le responsable administratif du secteur doit veiller à ce que le report des inventaires d'une période à l'autre soit balancé et que tout ajustement d'inventaire soit clairement expliqué en annexe du rapport de vente de documentation ainsi que toute différence entre les ventes de la période et les dépôts.

La distribution des tâches au niveau de chaque secteur impliqué doit être établie de façon à ce qu'il existe un contrôle interne efficace des transactions financières effectuées. En aucun cas, le responsable administratif ne devra cumuler le contrôle des inventaires, la préparation des dépôts et l'approbation finale du rapport. Chaque faculté ou école peut structurer son mode de contrôle et son système suivant le fonctionnement qui lui convient en autant que les renseignements demandés soient disponibles.


3.

Taux de taxation sur la facturation des ventes de biens et de services par l'Université  

Les bien vendus par l'Université Laval sont taxables au taux de 5 % du montant de la vente pour la taxe sur les produits et services (TPS) et de 9,975 % du montant de la vente pour la taxe de vente du Québec (TVQ).

Les services vendus par l'Université Laval ne sont pas taxables.

Le Service des finances maintient un tableau des taux de taxe résumant les principales exceptions et les cas particuliers  concernant les taux de taxe applicables sur les biens, les services et la location de locaux.  

Les entreprises commerciales qui se voient facturer des taxes par l'Université les récupèrent à 100%. En cas de doute, il n'y a pas de conséquence négative à facturer ces taxes.


4.

Utilisation d’un terminal point de vente (cartes de crédit et cartes de débit)


4.1

Terminal point de vente du Service des finances

a)

Utilisation

Il est possible d’utiliser le terminal point de vente du Service des finances si le volume de transactions ne justifie pas l’installation de cet équipement à votre unité administrative. Lorsque vous avez des paiements par carte de crédit, vous devez préparer une transmission de dépôt, sur laquelle apparaissent les renseignements  suivants :  

  • nom de la carte (Visa, Mastercard ou American Express);

  • nom du détenteur;

  • numéro de la carte;

  • date d’expiration.

Vous devez vous présenter au Service des finances afin de faire passer les paiements par carte. Nous vous demandons de téléphoner avant de vous présenter (de préférence le matin ou en fin de journée) au Service des finances afin que l'on  libère une machine pour ces paiements. Vous aurez la responsabilité de faire les paiements par carte de crédit.

b)

Coûts de transaction

Tous les coûts d’utilisation sont assumés par l’unité administrative. La tarification est disponible sur le site Internet du Service des finances.


4.2

Terminal point de vente à l’unité administrative

a)

Condition d’utilisation  

Les unités administratives de l’Université qui font  la vente de biens et de services et qui désirent offrir à leurs clients le mode de paiement par carte de crédit peuvent obtenir des terminaux marchands en téléphonant au Service des finances. Ces terminaux offrent un service d’autorisation automatique.  

De plus, des frais mensuels de location pour le terminal de point de vente (TPV) et des frais d’installation et d’utilisation pour une ligne téléphonique analogique sont à prévoir.

Veuillez prévoir un délai minimum de deux semaines pour que l’installation soit terminée.  

b)

Coûts de transaction  

Tous les coûts d’utilisation tels que les frais de location du terminal, les coûts de transaction et les frais de branchement et de débranchement sont assumés par l’unité administrative. La tarification est disponible sur le site internet du Service des finances.


5.

Émission et contrôle de factures

Les factures externes sont produites par les unités à partir de l’application « Module de facturation » de PeopleSoft. L’unité saisit, imprime et expédie la facture (Formulaire SF-408) aux clients. L’unité doit joindre à l’envoi une enveloppe de retour pour faciliter le paiement. Les données sont transmises au Service des finances tous les jours.  

Les revenus sont versés au compte de l’unité administrative tous les jours, aussitôt que la facture est devenue officielle. Les unités sont responsables de la validité des factures et doivent apporter les corrections si les factures échouent le contrôle budgétaire.  

Les termes de paiement possibles sont :  

  • Net 30 jours

  • Payable immédiatement.

5.1

Traitement des comptes à recevoir

a)

Par le Service des finances

Les sommes dues sont inscrites aux comptes à recevoir.  

Un état de compte est émis tous les 30 jours. Toutes les tentatives de récupération sont assumées par le personnel du Service des finances jusqu’à un maximum de 180 jours.  

À 165 jours, un avis est envoyé au client l’informant qu’à moins de recevoir son paiement, la facture sera transmise à une agence de perception 15 jours après l’émission de l’avis.  


b)

Par l’agence de recouvrement  

Le Service des finances prend entente avec une agence de perception reconnue pour la récupération des factures en souffrance pour une période de plus de 180 jours.

Lorsque l’agence de recouvrement perçoit le montant dû, elle verse  90.5 % de la facture et conserve le solde (9.5%)  à titre d’honoraires professionnels.  

Les honoraires perçus par l’agence doivent être entièrement assumés par l’unité administrative qui a procédé à l’émission de la facture.  

Lorsque l’agence de perception émet un avis de créance irrécupérable, les sommes avancées lors de la saisie de la facture sont récupérées par  le Service des finances auprès de l’unité administrative.  


6.

Utilisation des montants perçus

L’argent doit être déposé dans un compte de revenu externe.  

a)

Pour les facultés : 

Les revenus encaissés sont liés à la classe 200, à l’exception des revenus pour prêts de service qui sont liés à la classe 100, et donnent à l’unité administrative une capacité de dépenser équivalente.  

b) 

Pour les services : 

Pour les services dont les affectations pour prévision de revenus n’ont pas été versées en début d’année, les revenus encaissés sont liés directement à la classe 200, leur donnant ainsi une capacité de dépenser équivalente.


Adopté par le Comité exécutif le 30 septembre 2003 (CE-2003-464)

 




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