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Chapitre 1: La gestion financière à l'Université Laval

  (pdf 142 Ko)

1- Introduction
2- La direction de l'Université
3- Le Service des finances
4- Le contrôle de la gestion financière
5- Délégation de pouvoirs à incidences financières
5.1- Signature de contrat
5.2- Approbation de documents administratifs
5.3- Conflit d'intérêts

1 Introduction

Ce chapitre vise à présenter le cadre de la gestion financière à l’Université Laval, notamment les responsabilités et les pouvoirs des différentes instances.

L’Université Laval est régie par une charte sanctionnée par l’Assemblée nationale du Québec.  Dans cette Charte, l’université détient en vertu de l’article 6a) à h) les pouvoirs requis pour gérer  ses affaires bancaires et financières.  Par ailleurs, les statuts de l’Université adoptés par le Conseil d’administration définissent les paramètres des délégations de pouvoirs.

2  La direction de l’Université

Au Livre III  « Des organes et du personnel de direction » des statuts de l’Université, adoptés par le Conseil d’administration sont définis les mandats, la composition, les modes de nomination ainsi que les pouvoirs des officiers et des différentes instances de l’Université suivantes :

  • Le Conseil d’administration (CA)
  • Le Conseil universitaire (CU)
  • Le Comité exécutif (CE)
  • Le recteur, les vice-recteurs, le secrétaire général
  • Doyens, directeurs de centre, de département et de services

3  Le Service des finances

Le Service des finances a pour mission de fournir aux unités et aux instances décisionnelles les services nécessaires à la saine gestion administrative et financière de l'Université Laval.

Le Service des finances :

  • fournit notamment l'information, les outils et les conseils aux unités et aux instances décisionnelles permettant de prendre des décisions éclairées et d'avoir davantage d'emprise sur le développement de leur unité, sur la gestion des activités d'enseignement et de recherche pour le mieux-être de la communauté universitaire. Le Service contribue ainsi aux orientations de décentralisation de l'Université;
  • s'assure enfin du respect des normes notamment, par leur diffusion, par la gestion des risques et par  l'approbation des transactions de l'Université;
  • fournit aux étudiants, aux organismes subventionnaires et au ministère de l'Éducation , de l’Enseignement supérieur et de la Recherche l'information financière nécessaire au maintien d'une relation de qualité avec l'Université.

L’année financière de l’Université  commence le 1er  mai et se termine le 30 avril.  Les états financiers de l’Université sont préparés par le Service des finances et présentés au comité d’audit présidé par un membre du Conseil d’administration (CA) qui en recommande l’adoption au CA.  Ils sont adoptés par le CA.

4  Le contrôle de la gestion financière

Le Comité de vérification  et le vérificateur interne assistent le Conseil d'administration dans ses responsabilités de surveillance à l'égard à l'égard :

 a) des rapports financiers et autres rapports

b) du contrôle interne

c) de la conformité aux lois, aux règlements et à l'éthique.

5 Délégation de pouvoirs à incidences financières

5.1    Signature de contrat

Seule une personne  autorisée par le règlement ou par le Conseil d'administration ou par le Comité exécutif lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le Conseil d'Administration, peut signer au nom de l’Université Laval un document, un contrat ou une convention engageant la responsabilité de l’Université Laval. Cette directive s’applique à tous les contrats ou conventions, entre autres et sans limitation, les contrats pour l’achat, la vente, la location, la fourniture de services, la recherche ou tout acte impliquant une responsabilité quelconque de l’Université.

5.2 Approbation de documents administratifs

Les personnes suivantes sont autorisées à signer les documents avant leur soumission au Service des finances et au Vice-rectorat aux ressources humaines quelles que soient les sources de financement (budget de fonctionnement, d’investissement ou de subventions de recherche).

  • doyen ou directeur de service et de centre
  • les personnes désignées par le doyen ou le directeur de service et de centre sur le formulaire « Responsable de l’approbation de documents » (SF-270).

Seule la signature originale est acceptée. Tout document signé à l’aide de tampon ou de moyen mécanique n’est pas considéré  comme valide et sera refusé et retourné à l’expéditeur.

La faculté, le service ou le centre doit déposer  le formulaire SF-270 au Service des finances dans les quinze jours suivant sa création.

Un nouveau formulaire SF-270 doit être rempli chaque fois qu’il y a changement de doyen ou de directeur de service et de centre.

Lorsqu’une révision est nécessaire afin de retrancher ou d’ajouter des noms à la liste, il faut soumettre un nouveau formulaire SF-270 indiquant les modifications.

Par l’apposition de sa signature, la personne autorisée affirme qu’elle s’est assurée:

  • qu’elle s’est assurée de l’admissibilité et de la conformité des dépenses  selon les règles de l’Université et de l’organisme subventionnaire s’il y a lieu (vérificateur);
  • de la disponibilité des fonds (vérificateur);
  • de la pertinence et du caractère essentiel de toute dépense en lien avec les activités professionnelles universitaires du demandeur et des fonds utilisés (approbateur);
  • d’indiquer de façon tangible son autorisation des dépenses au budget ou au projet (signature, courriel ou approbation électronique) (approbateur).

Pour plus d’informations détaillées, veuillez-vous référer à la Politique de vérification et d’approbation sur le site internet du Service des finances : http://www.sf.ulaval.ca/voyages/verification_rapport_voyage.pdf

5.3 Conflit d’intérêts

Toute personne autorisée à signer un document doit éviter de se mettre dans une situation de conflit d’intérêts. Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaire à l’exercice d’une fonction ou à l’occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne.


Adopté par le Comité exécutif le 30 septembre 2003 (CE-2003-464) et modifié par le Comité exécutif le 10 mars 2015 (CE-2015-82)

 

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