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Trésorerie

Principe général
Services bancaires à l'Université Laval
Petites caisses et fonds de change
Terminaux point de vente
Carte de débit
Obligation de l'Université Laval


Principe général pour les affaires bancaires

Le rôle du Service des finances est d’assurer la saine gestion  de toutes les transactions financières de l’Université Laval.  L’ouverture  et l’opération d’un compte bancaire est une activité sous la responsabilité exclusive du Service des finances.

Conséquemment, aucune personne n’est autorisée à ouvrir un compte bancaire au nom de l’Université, d’une faculté, d’une école, d’un département, d’un service, d’un centre de recherche, d’un institut ou d’un projet que ce soit pour la vente de notes de cours, de la petite caisse, des activités de formation continue tels les congrès et colloques (incluant des associations scientifiques associées à la recherche), la sollicitation pour activités de développement, les relations publiques, les activités sportives (tournoi de golf, ski. etc.), les soirées bénéfices ou toute autre raison.

Compte tenu qu’en matière de contrôle, le respect de cette directive est important  pour assurer une plus grande efficacité administrative, il va de soi que chaque unité  doit s’assurer qu’il n’y ait pas de compte bancaire autres que ceux autorisés par le Service des finances, pour des opérations financières qui appartiennent à l’Université.  Si les gestionnaires ou les responsables administratifs connaissent des cas, ils doivent communiquer avec le responsable de la trésorerie pour signaler tout manquement à cette règle.


1- Service bancaires de l'Université Laval

Les comptes bancaires de l’Université sont répartis en deux institutions soit :

- La Banque Nationale du Canada, dont la succursale principalement utilisée est celle du 2535 boulevard Laurier et

  - La Caisse populaire Desjardins de l’Université Laval dont le siège social est situé au pavillon Alphonse-Desjardins.  

Les services bancaires offerts par ces deux institutions financières sont négociés par le Service des finances et incluent :

a) Chèques garantis

Les étudiants et les professeurs étrangers qui ne disposent pas d’un compte bancaire personnel nécessaire pour l’encaissement de chèques peuvent encaisser un chèque de l’Université Laval, avec leur passeport et moyennant des frais de 2,50 $, à la Caisse populaire de l’Université Laval, situé au pavillon Alphonse-Desjardins.

b) Paiement par virement électronique et traite bancaire

Lorsqu’une garantie de paiement supplémentaire est requise par un fournisseur ou si le paiement doit s’effectuer rapidement, il est possible d’effectuer le paiement par virement électronique. S’il est impossible d’utiliser un virement électronique et que le paiement ne doit pas nécessairement être effectué rapidement, une traite bancaire sera alors utilisée.

Dans certains cas, une lettre de crédit peut être exigée. Dans une telle situation, veuillez en faire la demande auprès de l’acheteur concerné.   Il est à noter que ce mode de paiement n’est utilisé que lorsqu’il s’avère le seul moyen de paiement possible, considérant que les coûts d’un tel produit financier sont élevés.

c) Transferts électroniques

Il est possible pour l’Université de recevoir des paiements par le biais de virements électroniques. Il est important que le payeur inclues toutes les informations nécessaires pour réduire le délai de traitement et pour rendre le paiement facilement identifiable. Les informations suivantes sont requises :

- Numéro de compte bancaire de l’Université
- Nom de l’Université 
- Succursale bancaire (transit)
- Adresse de la succursale
- Numéro de facture
- Objet du transfert

Les devises acceptées sont la devise canadienne et la devise américaine.

Voir aussi Perception de revenu de provenance externe.

d) Service de dépôt en tout temps

Il est possible pour les services et les facultés qui effectuent souvent des dépôts ou à l'occasion d'un dépôt important d’utiliser le service de dépôt disponible sur le campus. Les stations de collecte sont au PEPS et au pavillon Alphonse-Desjardins. La levée s’effectue pendant la nuit et le dépôt sera en vigueur la journée ouvrable suivante. 

e) Transport d'argent

Le Service des finances a négocié des ententes avec des fournisseurs pour le transport d'argent entre les différents pavillons et les institutions financières.

f) Guichets automatiques

Neuf guichets automatiques offrant un service complet sont répartis sur le campus :

3 au pavillon Alphonse-Desjardins
1 au PEPS
2 au pavillon Charles-de-Koninck
1 au pavillon Adrien-Pouliot
1 au Pavillon Palasis-Prince
1 au pavillon Ferdinand-Vandry

Pour de plus amples informations ou pour vous prévaloir de ces services, veuillez communiquer avec Mme Marie Pouliot au (418) 656-2131 poste 6418.


2- Fonds de change

Pour la vente directe de biens et de services, il est possible d’obtenir des fonds de change. Le gestionnaire responsable de l’unité ou le responsable administratif doit justifier le besoin d’avoir un fonds de change et le montant désiré en envoyant une lettre ou un courriel au responsable de la trésorerie.

Création d'un fonds de change
Fermeture d'un fonds de change
Augmentation ou diminution d'un fonds de change
Changement du titulaire d'un fonds de change
Vol d'un fonds de change

1) Procédure pour obtenir un fonds de change

Le gestionnaire responsable de l’unité ou le responsable administratif doit justifier le besoin d’avoir un fonds de change et le montant désiré en envoyant une lettre ou un courriel au responsable de la trésorerie.

L’unité administrative désigne une personne titulaire  responsable du fonds de change.  Par la suite, le gestionnaire ou le responsable administratif remplit et approuve le formulaire « demande de paiement » (SF-14) à l’attention de la personne responsable désignée et l’achemine  au responsable de la trésorerie.  Il est important de ne pas inscrire la codification comptable car il s’agit d’un compte de grand livre.  Un numéro de fonds de change est créé et un chèque est émis au nom de la personne titulaire de ce fonds.

Il est de la responsabilité de l’unité administrative  de s’assurer que les sommes d’argent soient mises dans des endroits sécuritaires de façon à minimiser le risque de vol.

2) Procédure pour la fermeture d'un fonds de change

La personne titulaire d'un fonds de change doit faire parvenir au responsable de la trésorerie un formulaire de transmission de dépôt avec la somme correspondant au montant alloué de la petite caisse (SF-263) en mentionnant fermeture du fonds de change numéro XX.  Il ne faut pas inscrire le numéro de compte.  Le Service des finances confirmera ultérieurement la fermeture du fonds.

3) Procédure pour augmenter ou diminuer un fonds de change

Lorsque le montant alloué pour le fonds de change devient insuffisant, il est possible de l’augmenter.  Une lettre ou un courriel doit être envoyé au responsable de la trésorerie pour justifier le tout.  Lorsque la demande est accordée, le titulaire du fonds doit envoyer une demande de paiement  (SF-14) au montant additionnel accordé en indiquant le numéro de fonds affecté.  Ce formulaire sera approuvé par le gestionnaire de l’unité administrative ou le responsable administratif. Il est important de ne pas inscrire la codification comptable car il s’agit d’un compte de grand livre.

Lorsque le montant consenti pour l’ouverture du fonds de change n’est plus justifié, il est souhaitable de réduire le montant alloué.  Pour ce faire, un formulaire "Transmission de dépôt" doit être acheminé avec la somme correspondante au responsable de la trésorerie en y mentionnant le numéro du fonds affecté.

4) Procédure pour changer le nom du titulaire d'un fonds de change

Lorsqu’il y a changement de personne titulaire du fonds de change, l’unité administrative doit envoyer une lettre ou un courriel au responsable de la trésorerie pour l’informer du changement.  Une confirmation de changement de titulaire sera faite par le Service des finances en mentionnant le numéro du fonds de change, le montant  et le nouveau titulaire.

5) Procédure en cas de vol de fonds de change

Si un fonds de change est volé, le titulaire du fonds de change doit informer rapidement le gestionnaire de l’unité administrative et le responsable administratif.  De plus, le titulaire doit déclarer au Service de sécurité et de prévention le vol du fonds.  Un rapport sera rédigé.  Une copie de ce rapport devra être envoyée au responsable de la trésorerie.

Il est à noter que l’unité administrative devra assumer la perte des premiers    500 $ du fonds de change,  pour cela, elle devra fournir au Service des finances, une combinaison comptable où imputer la dépense.  Le différentiel pourra être réclamé aux assurances en communiquant avec Mme Lyne Leblond au  poste 6425.

Pour remplacer la somme perdue, le titulaire du fonds devra faire  parvenir un nouveau formulaire de demande de paiement (SF-14) correspondant au montant perdu sans oublier le numéro du fonds, le tout ayant été préalablement approuvé par le gestionnaire ou le responsable administratif de l’unité administrative.


3- Terminaux points de vente

Les unités administratives de l’Université qui font  la vente de biens et de services et qui désirent offrir à leurs clients le mode de paiement par carte de crédit peuvent obtenir des terminaux marchands en téléphonant au numéro 3488. Ces terminaux offrent un service d’autorisation automatique.

Les taux d’escompte négociés par l’Université Laval pour les cartes de crédit sont les suivants :

Visa : 1,85 %
MasterCard : 2,02 %
American Express : 2,6 %

De plus, des frais mensuels de location de 25.00 $ pour le terminal de point de vente (TPV) et des frais pour une ligne téléphonique analogique sont à prévoir. Enfin un coût forfaitaire d’installation de la ligne téléphonique de 50.00 $ sera chargé. Veuillez prévoir un délai minimum de deux semaines pour que l’installation soit terminée.




4- Carte de débit

Il est possible de payer au moyen d’une carte de débit à la plupart des points de vente de l’Université.

Les unité administratives qui désirent obtenir des terminaux de points de vente qui acceptent à la fois les cartes de débit et de crédit doivent en faire la demande au le Service des finances au poste téléphonique 3488. 

De plus, des frais mensuels de location de 50.00 $ pour le terminal de point de vente (TPV), plus des frais sur le volume de transactions et des frais pour une ligne téléphonique analogique sont à prévoir. Enfin un coût forfaitaire d’installation de la ligne téléphonique de 50.00 $ sera facturé. Veuillez prévoir un délai minimum de deux semaines pour que l’installation soit complétée.

Veuillez prévoir un délai de deux semaines pour que l’installation soit terminée.


5- Obligation de l'Université Laval

Les paiements relatifs aux obligations de l'Université Laval sont administrés par:

Fiducie Desjardins
1, complexe Desjardins
Montréal (Québec) H5B 1B3

Personne responsable: M. Michel Bélanger Téléphone :  (800) 361-6840



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