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Petite caisse et fonds de change


Cueillette du fonds de change
Création d'une petite caisse
Fermeture d'une petite caisse
Augmentation ou diminution d'une petite caisse
Changement du titulaire d'une petite caisse
Vol d'une petite caisse
Responsable de petite caisse

 

1. Cueillette du fonds de change
 

S.V.P., veuillez-vous présenter à l’accueil du Service des finances, seulement lorsque nous vous aurons contacté

Service des finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
2345, allée des bibliothèques
Local 3560
Université Laval
Québec QC G1V 0A6

Téléphone : 418 656-3006


2.

Procédure pour la création d'une petite caisse ou d'un fonds de change

L’unité administrative qui désire ouvrir une petite caisse ou obtenir un fonds de change doit en faire la demande au Service des finances. Le gestionnaire responsable de l’unité ou le responsable administratif doit justifier le besoin d’avoir une petite caisse ou un fonds de change et le montant désiré en envoyant un courriel au responsable des petites caisses et des fonds de change. Le Service des finances ne consent généralement qu’une petite caisse par département.

L’unité administrative désigne une personne titulaire  responsable des petites caisses et des fonds de change. Lorsque le Service des finances accepte la demande de création, le gestionnaire ou le responsable administratif remplit et approuve le formulaire « Demande de paiement » à l’attention de la personne responsable désignée et l’achemine  au responsable des petites caisses et de fonds de change. La codification comptable à utiliser est : 990500 - 1 - 00000 - 00 - 000. Nature : achat de produits; Dépense : achat de divers produits pour les petites caisses et 990501-1-00000-00-000; Nature: autres; Dépense : dépenses diverses, pour les fonds de change.Un numéro de petite caisse est créé et un chèque est émis au nom de la personne titulaire de la petite caisse ou du fond de change. Cette dernière sera contactée afin de venir le chercher.

Il est de la responsabilité de l’unité administrative  de s’assurer que les sommes d’argent soient mises dans des endroits sécuritaires de façon à réduire le risque de vol.

Les règles d'utilisation des fonds réservés à la petite caisse sont définies à la section 7.2 Petite caisse  du Chapitre 7 des règles de gestion financière.


3.

Procédure pour la fermeture d'une petite caisse ou d'un fonds de change

La personne titulaire de la petite caisse ou du fonds de change doit faire parvenir au responsable des petites caisses et des fonds de change un formulaire de transmission de dépôt avec la somme correspondante au montant alloué de la petite caisse (SF-263) ou du fonds de change en mentionnant fermeture de la petite caisse numéro XX ou remboursement du fonds de change. Il ne faut pas inscrire le numéro de compte. Le Service des finances confirmera ultérieurement la fermeture de la petite caisse.


4.

Procédure pour augmenter ou diminuer une petite caisse ou un fonds de change

Lorsque le montant alloué pour la petite caisse ou du fonds de change devient insuffisant, il est possible de l’augmenter. Un courriel doit être envoyé au responsable des petites caisses et des fonds de change pour justifier le tout. Lorsque la demande est accordée, le titulaire de la petite caisse ou du fonds de change doit envoyer une demande de paiement au montant additionnel accordé. Ce formulaire sera approuvé par le gestionnaire de l’unité administrative ou le responsable administratif. Les comptes à utiliser sont les mêmes qu'au point 2.

Lorsque le montant consenti pour l’ouverture de la petite caisse ou du fonds de change n’est plus justifié, il est souhaitable de réduire le montant alloué.  Pour ce faire, un formulaire « Transmission de dépôt » doit être acheminé avec la somme correspondante au responsable des petites caisses et des fonds de change en y mentionnant le numéro de la petite caisse affectée ou le nom du responsable du fonds de change.


5.

Procédure pour changer le nom du titulaire d'une petite caisse ou du fonds de change

Lorsqu’il y a changement de personne titulaire de la petite caisse ou du fonds de change, l’unité administrative doit envoyer un courriel au responsable des petites caisses et des fonds de change pour l’informer du changement Lorsqu’il y a changement de personne titulaire de la petite caisse ou du fonds de change, l’unité administrative doit envoyer une lettre ou un courriel au responsable des petites caisses et des fonds de change pour l’informer du changement en mentionnant le numéro de la petite caisse affectée par le changement. 


6.

Procédure en cas de vol de petite caisse ou du fonds de change

Si une petite caisse ou un fonds de change est volé, le titulaire de la petite caisse ou du fonds de change doit informer rapidement le gestionnaire de l’unité administrative et le responsable administratif. De plus, le titulaire doit déclarer le vol au Service de sécurité et de prévention. Un rapport sera rédigé. Une copie de ce rapport devra être envoyée au responsable des petites caisses et des fonds de change.

Il est à noter que l’unité administrative devra assumer la perte des premiers  500 $ de la petite caisse ou du fonds de change perdu; pour cela elle devra fournir au Service des finances une combinaison comptable où imputer la dépense. Le différentiel pourra être réclamé aux assurances en communiquant avec Mme Marlène Larouche au  poste 6425.

Pour remplacer la somme perdue, le titulaire de la petite caisse ou du fonds de change devra faire  parvenir un nouveau formulaire de demande de paiement  correspondant au montant perdu sans oublier le numéro de petite caisse, le tout ayant été préalablement approuvé par le gestionnaire ou le responsable administratif de l’unité administrative.


7.

Responsable de petite caisse ou des fonds de change

Cynthia Langlois
Fonction: Agente Comptable
Adresse: Service des finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 3610
Téléphone : (418) 656-2131 poste 6408
Télécopieur : (418)656-7914
Courriel : cynthia.langlois@sf.ulaval.ca



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