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Appel d’offres et autres méthodes d’octroi d’un contrat


Dans cette section, vous trouverez de l’information sur les types de processus d’octroi de contrat en vigueur à l’Université Laval. Vous trouverez également divers renseignements génériques entourant ses activités d’approvisionnement.

 

 Type de processus d’octroi de contrat

À l’Université Laval, il existe différents processus pouvant mener à l’octroi d’un contrat. Le choix du processus doit principalement dépendre de la valeur totale estimée du contrat qui en résultera et du nombre de concurrents disponibles et capables de répondre aux besoins de l’Université. Pour en savoir davantage sur les critères menant à la sélection d’une méthode pour l’octroi d’un contrat, veuillez consulter la Politique d’octroi de contrat d’approvisionnement, de services et de travaux de construction de l’Université Laval ou communiquez avec votre conseiller en approvisionnement.

Voici la définition des différents types de processus privilégiés par l’Université Laval pour mener à l’octroi du contrat:

1. L'appel d'offres public

Procédure d’appel à la concurrence publié sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs.

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

2. L'appel d'offres public régionalisé

Procédure d’appel à la concurrence publié sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs dont leur place d’affaires est située dans la région délimitée par l’Université et identifiée dans les documents d’appel d’offres.

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

3. L'appel d'offres sur invitation

Procédure d’appel à la concurrence distribuée à un nombre limité de soumissionnaires. Ces derniers sont préalablement déterminés par l’Université et reconnus capables de répondre au besoin. Il doit être utilisé lorsque la valeur du contrat correspond aux barèmes prévus dans la Politique d’octroi de contrat d’approvisionnement, de services et de travaux de construction de l’Université Laval.

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

4. La demande de prix

La demande de prix vise à solliciter des soumissions auprès de fournisseurs potentiels lorsqu’il existe plus d’un fournisseur capable de répondre aux besoins de l’Université. Elle doit être utilisée  lorsque la valeur du contrat correspond aux barèmes prévus dans la Politique d’octroi de contrat d’approvisionnement, de services et de travaux de construction de l’Université Laval et que les besoins sont bien définis.

En raison de son caractère abrégé, la demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui seront utilisées pour former le contrat. Il en va de même pour les règles d’adjudication ou de sélection de la soumission qui sera retenue aux fins de l’adjudication du contrat.

5. La négociation de gré à gré

Le contrat gré à gré est utilisé lorsqu’un seul fournisseur est capable de répondre aux besoins suite à une analyse de marché préalablement réalisée ou dans le cas de contrats dont la valeur totale correspond aux barèmes prévus dans la Politique d’octroi de contrat d’approvisionnement, de services et de travaux de construction de l’Université Laval, car les coûts d’un processus d’appel d’offres ne justifient pas l’économie potentielle pouvant en découler.

 

La sécurité et la protection des renseignements confidentiels et personnels dans les contrats octroyés aux fournisseurs

Conformément à la Politique et aux directives sous la responsabilité du Bureau de sécurité de l’information (BSI), les unités administratives sont tenues de vérifier les mesures de sécurité et de protection des renseignements personnels précisés dans leurs contrats de service professionnel avec des fournisseurs, notamment lorsque :

  • le fournisseur a accès à des actifs informationnels appartenant à l’Université Laval ou à de l’information qu’il détient (peut inclure des renseignements personnels afférents à l’Université);

  •  

  • le fournisseur prend en charge des actifs informationnels ou de l’information appartenant à l’Université;

  •  

  • le fournisseur produit des informations à la faveur de l’Université;

  •  

  • le fournisseur recueille des renseignements personnels à la faveur de l’Université.

 

Les contrats conclus par le Service des finances impliquent des mesures génériques de protection en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels (SDI/PRP). Conséquemment, il est de la responsabilité de chaque unité administrative de vérifier auprès du BSI, la nécessité de prévoir des clauses particulières afin d’assurer une saine gestion des enjeux de SDI/PRP spécifiques lorsqu’une des situations énumérées précédemment survient dans un contrat sous sa responsabilité. Pour ce faire, le BSI vous demande de compléter le formulaire Demande d’évaluation ou d’approbation sur les exigences de SDI/PRP dans les ententes avec les partenaires, disponible sur son site Web afin d’évaluer le contrat en préparation et de vérifier la nécessité d’y ajouter des clauses spécifiques en vue d’étudier les enjeux de SDI/PRP.

Pour toute information supplémentaire, nous vous invitons à consulter la documentation suivante sur le site du BSI :

- le Guide sur la sécurité de l’information dans les ententes avec les partenaires;

- la liste de vérification des exigences de SDI/PRP dans les ententes avec les partenaires;

- le gabarit d’entente avec un fournisseur (à utiliser lorsque le Service des finances n’est pas impliqué dans la négociation de votre contrat avec un fournisseur).

Pour toute question concernant la SDI/PRP, n’hésitez pas à communiquer avec le Bureau de sécurité de l’information (info@bsi.ulaval.ca).

 

La confidentialité des documents d'appel d'offres ou information qui y est relative

Tant qu’ils ne sont pas rendus publics, les documents d’appel d’offres ou tous autres documents ou informations qui y sont relatifs devront être traités comme des documents confidentiels. L’ensemble des précautions à prendre, et ce, tout au long du processus, soit de l’élaboration du besoin à la gestion du contrat subséquent à un appel d’offres seront expliquées dans la capsule.

Bien que la présente capsule s’adresse particulièrement aux informations ou documents recueillis et créés dans le cadre d’un appel d’offres, une bonne partie de son contenu s’applique également très bien aux informations ou documents recueillis et créés dans le cadre de processus moins formels comme la demande de prix ou la négociation de gré à gré.

Nous invitons les employés de l’Université Laval et ses consultants impliqués dans ce type de processus d’octroi de contrat à visionner cette capsule d’information.

 

Confidentialité dans le processus d’appel d’offres

 

La rotation des contractants

L'adjudication ou l'attribution par l'Université Laval d'un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d'un appel d'offres public doit être effectuée dans le respect des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics. Afin d'assurer la saine gestion d'un tel contrat, l'Université Laval doit notamment évaluer la possibilité d'effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels l'Université fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants.

La présente capsule permet de connaitre et de comprendre les raisons et les avantages d'effectuer une rotation des contractants ainsi que les mesures à prendre afin de favoriser la rotation de ceux-ci.

Nous invitons les employés de l'Université Laval impliqués dans le processus d'octroi de contrat à visionner cette capsule d'information.

 

Rotation des contractants

 



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