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Appel d’offres et autres méthodes d’octroi d’un contrat


Dans cette section, vous trouverez de l’information sur les types de processus d’octroi de contrat en vigueur à l’Université Laval. Vous trouverez également divers renseignements génériques entourant ses activités d’approvisionnement.

 

 Type de processus d’octroi de contrat

À l’Université Laval, il existe différents processus pouvant mener à l’octroi d’un contrat. Le choix du processus doit principalement dépendre de la valeur totale estimée du contrat qui en résultera et du nombre de concurrents disponibles et capables de répondre aux besoins de l’Université. Pour en savoir davantage sur les critères menant à la sélection d’une méthode pour l’octroi d’un contrat, veuillez consulter la Politique sur les activités d'approvisionnement et la gestion des contrats ou communiquez avec votre conseiller en approvisionnement.

Voici la définition des différents types de processus privilégiés par l’Université Laval pour mener à l’octroi du contrat:

1. L'appel d'offres public

Procédure d’appel à la concurrence publié sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs.

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

2. L'appel d'offres public régionalisé

Procédure d’appel à la concurrence publié sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec qui s’adresse à un nombre illimité de fournisseurs dont leur place d’affaires est située dans la région délimitée par l’Université et identifiée dans les documents d’appel d’offres.

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

3. L'appel d'offres sur invitation

Procédure d’appel à la concurrence distribuée à un nombre limité de soumissionnaires. Ces derniers sont préalablement déterminés par l’Université et reconnus capables de répondre au besoin. Il doit être utilisé lorsque la valeur du contrat correspond aux barèmes prévus dans la Politique sur les activités d'approvisionnement et la gestion des contrats

Tous les aspects du besoin sont bien définis de façon à permettre l'évaluation des soumissions selon des critères préalablement établis. L'objectif est d'accepter l'offre sans avoir à entamer des négociations.

4. La demande de prix

La demande de prix vise à solliciter des soumissions auprès de fournisseurs potentiels lorsqu’il existe plus d’un fournisseur capable de répondre aux besoins de l’Université. Elle doit être utilisée  lorsque la valeur du contrat correspond aux barèmes prévus dans la Politique sur les activités d'approvisionnement et la gestion des contrats et que les besoins sont bien définis.

En raison de son caractère abrégé, la demande de prix peut ne pas comprendre toutes les modalités qui seront utilisées pour former le contrat. Il en va de même pour les règles d’adjudication ou de sélection de la soumission qui sera retenue aux fins de l’adjudication du contrat.

5. La négociation de gré à gré

Le contrat gré à gré est utilisé lorsqu’un seul fournisseur est capable de répondre aux besoins suite à une analyse de marché préalablement réalisée ou dans le cas de contrats dont la valeur totale correspond aux barèmes prévus dans la Politique sur les activités d'approvisionnement et la gestion des contrats, car les coûts d’un processus d’appel d’offres ne justifient pas l’économie potentielle pouvant en découler.

De manière générale, l’Université recommande, lors d’une négociation de gré à gré, d’aller chercher une soumission avant de transmettre une commande chez un fournisseur. La soumission est un mécanisme officiel qui nous permet de confirmer le prix des biens ou services et de clarifier d’autres modalités contractuelles comme la garantie, délais de livraison, liste des accessoires inclus ou non, etc. Aussi, c’est en demandant une soumission que l’on peut obtenir des escomptes par rapport au prix régulier des fournisseurs. Aussi, la soumission en poche nous permet d’avoir de meilleurs leviers de négociation avec un fournisseur lorsque celui-ci ne facture pas le prix prévu au bon de commande. Plus la valeur du contrat augmente, plus il est important d’obtenir une soumission, car les risques et impacts sont plus élevés. Il existe toutefois des circonstances où il ne faut pas nécessairement d’aller chercher une soumission :

- Lorsque nous commandons un bien ou un service dans le cadre d’une entente institutionnelle, car les prix sont fixes de même que les autres modalités du contrat (à moins d’un avis contraire inscrit sur le site du Service des finances).

- Lorsque le représentant de la compagnie nous fournit l’information normalement requise dans une soumission par courriel (il est toutefois prudent de conserver le courriel en le joignant à la DA.)

- Lorsque vous utilisez le panier électronique pour faire un achat, car nous avons accès à la liste de prix préférentielle du fournisseur.

Il arrive aussi que les fournisseurs ne fournissent pas de soumissions à leurs clients, mais redirigent ceux-ci à leur catalogue en ligne pour connaître les prix et autres modalités contractuelles. Cette méthode est tout aussi valable qu’obtenir une soumission. Par contre, il est toujours plus prudent de conserver une copie de l’information trouvée sur le site web en cause (incluant la date de la recherche) afin d’avoir un recours en cas de changement de prix.

La sécurité et la protection des renseignements confidentiels et personnels dans les contrats octroyés aux fournisseurs

Conformément à la Politique et aux directives sous la responsabilité du Bureau de sécurité de l’information (BSI), les unités administratives sont tenues de vérifier les mesures de sécurité et de protection des renseignements personnels précisés dans leurs contrats de service professionnel avec des fournisseurs, notamment lorsque :

  • le fournisseur a accès à des actifs informationnels appartenant à l’Université Laval ou à de l’information qu’il détient (peut inclure des renseignements personnels afférents à l’Université);

  •  

  • le fournisseur prend en charge des actifs informationnels ou de l’information appartenant à l’Université;

  •  

  • le fournisseur produit des informations à la faveur de l’Université;

  •  

  • le fournisseur recueille des renseignements personnels à la faveur de l’Université.

 

Les contrats conclus par le Service des finances impliquent des mesures génériques de protection en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels (SDI/PRP). Conséquemment, il est de la responsabilité de chaque unité administrative de vérifier auprès du BSI, la nécessité de prévoir des clauses particulières afin d’assurer une saine gestion des enjeux de SDI/PRP spécifiques lorsqu’une des situations énumérées précédemment survient dans un contrat sous sa responsabilité. Pour ce faire, le BSI vous demande de compléter le formulaire Demande d’évaluation ou d’approbation sur les exigences de SDI/PRP dans les ententes avec les partenaires, disponible sur son site Web afin d’évaluer le contrat en préparation et de vérifier la nécessité d’y ajouter des clauses spécifiques en vue d’étudier les enjeux de SDI/PRP.

Pour toute information supplémentaire, nous vous invitons à consulter la documentation suivante sur le site du BSI :

- le Guide sur la sécurité de l’information dans les ententes avec les partenaires;

- la liste de vérification des exigences de SDI/PRP dans les ententes avec les partenaires;

- le gabarit d’entente avec un fournisseur (à utiliser lorsque le Service des finances n’est pas impliqué dans la négociation de votre contrat avec un fournisseur).

Pour toute question concernant la SDI/PRP, n’hésitez pas à communiquer avec le Bureau de sécurité de l’information (info@bsi.ulaval.ca).

 

La confidentialité des documents d'appel d'offres ou information qui y est relative

Tant qu’ils ne sont pas rendus publics, les documents d’appel d’offres ou tous autres documents ou informations qui y sont relatifs devront être traités comme des documents confidentiels. L’ensemble des précautions à prendre, et ce, tout au long du processus, soit de l’élaboration du besoin à la gestion du contrat subséquent à un appel d’offres seront expliquées dans la capsule.

Bien que la présente capsule s’adresse particulièrement aux informations ou documents recueillis et créés dans le cadre d’un appel d’offres, une bonne partie de son contenu s’applique également très bien aux informations ou documents recueillis et créés dans le cadre de processus moins formels comme la demande de prix ou la négociation de gré à gré.

Nous invitons les employés de l’Université Laval et ses consultants impliqués dans ce type de processus d’octroi de contrat à visionner cette capsule d’information.

 

Confidentialité dans le processus d’appel d’offres

 

La rotation des contractants

L'adjudication ou l'attribution par l'Université Laval d'un contrat comportant une dépense inférieure au seuil d'un appel d'offres public doit être effectuée dans le respect des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics. Afin d'assurer la saine gestion d'un tel contrat, l'Université Laval doit notamment évaluer la possibilité d'effectuer une rotation parmi les concurrents ou les contractants auxquels l'Université fait appel ou de recourir à de nouveaux concurrents ou contractants.

La présente capsule permet de connaitre et de comprendre les raisons et les avantages d'effectuer une rotation des contractants ainsi que les mesures à prendre afin de favoriser la rotation de ceux-ci.

Nous invitons les employés de l'Université Laval impliqués dans le processus d'octroi de contrat à visionner cette capsule d'information.

 

Rotation des contractants

Contrats d’une valeur de moins de 50 000$ conclus par les unités administratives

Les unités administratives sont responsables du processus d’octroi des contrats d’une valeur de moins de 50 000$. Les règles de confidentialité, de rotation des fournisseurs et de sécurité et protection des renseignements confidentiels et personnels dans les contrats décrites précédemment de même que tous les principes directeurs et généraux énoncés dans la Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats s’appliquent à tous ces processus d’octroi de contrat.

De plus, les unités administratives doivent se rappeler des trois règles suivantes lorsqu’il est question de contrats dont la valeur totale, incluant les options, est de 25 000$ et plus.

Attestation de Revenu Québec

Préalablement à l’octroi de votre contrat, vous devez obtenir de votre fournisseur son Attestation de Revenu Québec ou une Attestation d’absence d’établissement au Québec complétée et signée par votre fournisseur. Le Service des finances vous a préparé un document qui vous aidera à collecter de telles informations. L’Attestation de Revenu Québec ou une Attestation d’absence d’établissement au Québec doit être jointe à vos demandes d’achat relatives à ce contrat.

Le document ci-joint vous aidera à faire cette demande auprès du fournisseur

Publication des contrats dans le système électronique d’appel d’offres

L’Université Laval doit publier sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement tout contrat de plus de 25 000$. Elle doit aussi publier à la fin de ceux-ci la valeur de la dépense réelle. Bien que le service des finances demeure responsable d’effectuer de telles publications, les unités administratives doivent s’assurer de suffisamment bien informer le Service des finances des contrats qu’elles ont octroyés. Pour ce faire, deux voies sont possibles :

a) Si l’unité administrative compte mettre en place une demande d’achat reflétant la valeur totale du contrat dans la semaine suivant la conclusion du contrat, l’unité doit inclure (et compléter) dans sa demande d’achat le commentaire standard prévu pour la reddition de compte. De cette manière, le Service des finances aura toutes les informations en main pour effectuer la publication requise.

b) Si l’unité administrative ne compte pas mettre en place une seule demande d’achat totalisant la valeur totale du contrat (cela arrive parfois dans le cas des contrats de services), si la demande d’achat ne sera pas mise en place dans un délai d’une semaine après la date d’octroi du contrat ou s’il n’est pas prévu de mettre en place de demande d’achat (par exemple, cela pourrait s’appliquer dans le cas d’un contrat avec un établissement hôtelier en vue d’organiser un congrès, car payable par demande de paiement ou les participants), vous devez communiquer avec la technicienne en administration du secteur approvisionnement responsable de la catégorie de biens ou services associés à votre contrat et lui transmettre le formulaire de reddition de compte disponible. Au même moment, vous devrez joindre l’attestation de Revenu Québec ou l’attestation d’absence d’établissement au Québec complétée et signée par votre fournisseur. De cette manière, le Service des finances aura toutes les informations en main pour effectuer la publication requise.

Formulaire de reddition de compte

Exception pour conclure un contrat de gré à gré

La Politique sur les activités d’approvisionnement et la gestion des contrats prévoit 13 situations types où il est possible de conclure un contrat de gré à gré malgré que la valeur totale du contrat correspond au barème de la demande de prix (voir article 4.1.5 intitulée Exceptions permettant de conclure un contrat de gré à gré). Lorsqu’il est requis d’invoquer l’un ou l’autre des situations types, une demande de dérogation préalable à la conclusion du contrat doit être approuvée par l’autorité d’approbation désignée par l’unité administrative. La demande de dérogation doit identifier le paragraphe applicable à la situation type permettant de conclure un contrat de gré à gré, expliquer en quoi la conclusion d’un contrat de gré à gré est dans l’intérêt de l’Université et démontrer que l’Université payera le juste prix pour le besoin à combler. Le Formulaire de demande de dérogation pour les contrats d’une valeur totale égale au barème de la demande de prix doit être rempli par le demandeur et signé par l’autorité d’approbation identifiée par l’unité administrative.

Formulaire de demande de dérogation pour les contrats d’une valeur totale égale au barème de la demande de prix



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